[Fritzenegger]

als Antwort auf: Zertifizierung / Ärger mit Auditoren #56257

Hallo,

es geht hier darum, dass der Auditor einer akkreditierten Zertifizierungsstelle in der Branche die er auditiert entsprechende Kenntnisse besitzen muss und diese auch nachweisen muss.
Ich selbst bin auch bei einem Zertifizierer als Auditor tätig und auch bei uns gibt es immer wieder das Problem, dass eine Zerifizierung beauftragt wird und wir für diese Branche keinen „passenden“ Auditor verfügbar haben, z.B. weil wir dafür nur wenige haben und alle ausgelastet sind. In diesen Fällen lehnen wir einen Auftrag nötigenfalls auch ab.

Ich weiß von anderen Zertifizierern, dass sie aus diesen Gründen niemals einen Auftrag sausen lassen würden. Zunächst einmal interessiert es ja auch niemanden, ob der Auditor alle Anforderungen erfüllt.

Irgendwann steht dann aber das Audit des Akkreditierers an und dann wird eben „frisiert“, damit alles glatt geht und nichts zu beanstanden ist. Immerhin steht die Akkreditierung auf dem Spiel.

Wobei das „faken“ von Nachweisen zu Qualifikationen dabei noch das Harmloseste ist. Es werden noch gravierendere Dinge „gedreht“, was zu zu einer für uns spürbaren Wettbewerbsverrung führt.

Trotz deutlicher Hinweise an die TGA passiert hier leider nichts, obwohl die TGA dafür sorgen müsste, dass alle Zertifizierer gleich arbeiten.

Gruß
Fritzenegger

[Fritzenegger]

als Antwort auf: Hilfe bei Prozessbeschreibung, VA, AA? #54884

Hallo Evereve,

in kleinen, überschaubaren Betrieben funktioniert es meist auch in Urlaubs- oder Krankzeiten ohne Beschreibung. Hier ist in der Regel alles sehr transparent, so dass es immer auch einen Vertreter mit entsprechenden Kenntnissen gibt.

Natürlich haben Beschreibungen an den richtigen Stellen „einen gewissen Charme“, klar. In vielen Fällen sind sie sogar unverzichtbar. Ich wollte halt nur darstellen, dass man nicht alles beschreibt, ohne es zu hinterfragen.
Viele meinen, man müsse für alles eine Beschreibung haben. Und das ist eben falsch.

Sieh dich doch nur mal hier im Forum um. Jede dritte Frage dreht sich um „wie schreibe ich…“, „wie formuliere ich“, „hat jemand Vorlagen…“.
Kaum jemand befasst sich mit der Umsetzung der ISO in der Praxis. Und das liegt nicht daran, dass die Leute das alles beherrschten, nein, die Leute denken, die Erstellung der QM-Dokumente wären schon die halbe Miete.
Dabei ist das QMH maximal 1% des Ganzen.

Ich erlebe das bei fast jedem Unternehmen, das erstmals zertifiziert wird: Es gibt eine umfangreiche Dokumentation, in der jeder Handgriff umständlich beschrieben ist. Hinterfragt man dann, ist selbst der QMB sehr schnell am Ende, weil sich niemand wirklich mit der Norm befasst hat. Manche haben die Norm noch nicht einmal gelesen.

Sorry für die plakativen Worte, aber ich frage mich, warum sich die Leute mit der ISO 9001 so schwer tun. Die Unternehmen, die aus meiner Sicht ein funktionelles und effektives QM-System betreiben, haben in der Regel ein Handbuch, dass mit einigen wenigen Blättern auskommt und Prozessbeschreibungen, die auf ein Blatt passen. Nur so werden sie gelesen und verstanden.
Alles andere ist aus meiner Sicht reine Energieverschwendung und bringt den Betroffenen eher Frust als Nutzen.

Gruß
Fritzenegger

[Fritzenegger]

als Antwort auf: Hilfe bei Prozessbeschreibung, VA, AA? #54878

Nirgendwo steht, dass man sämtliche Prozesse beschreiben muss.
Wenn ein untergeordneter Prozess (z.B. Beschaffung bei einem Dienstleister oder Wareneingangsprüfung, etc.) nur von wenigen (z. B. einem) Mitarbeiter ausgeführt wird, kann man evtl. sogar gänzlich auf eine Beschreibung verzichten.
Wichtig ist, dass die Abläufe so festgelegt sind, dass sie funktionieren. Das geht mitunter auch mündlich.
Gruß
Fritzenegger

[Fritzenegger]

als Antwort auf: Kleinunternehmen Detailgrad #54875

Hallo qualqual,

mach‘ nicht den Fehler und verwechsle QM-System mit QM-Handbuch.

Das QM-System ist die Umsetzung der ISO im täglichen Arbeitsablauf. Also der Umgang mit Fehlern, das Führen von Aufzeichnungen, regelmäßige Kontrollen von relevanten Punkten, etc.
Wenn du dir dann überlegst, wie wichtig dein Handbuch für die Umsetzung der ISO-Anforderungen in der Praxis ist, dann merkst du schnell, dass das Handbuch eine sehr untergeordnete Rolle spielt, gerade bei kleinen Unternehmen. Viel wichtiger sind zum Bsp. Formblätter oder Checklisten.

Natürlich müssen alle (zutreffenden) Forderungen der Norm erfüllt werden. Es steht aber auch explizit geschrieben, dass Ihr selbst entscheidet, welche Prozesse auch beschrieben sein müssen. Gerade in kleinen Unternehmen werden Prozesse wie Beschaffung, Wareneingang oder Rechnungslegung in der Regel auch ohne eine schriftliche Regelung bestens funktionieren. Vieles kann „mündlich“ festgelegt sein.

Lediglich die in der Norm zitierten 6 Verfahren müssen schriftlich fixiert werden, dies geht aber bei kleinen Firmen ohne weiteres auch in einer einzigen Anweisung.

Nach meiner Erfahrung stecken die meisten Firmen viel zu viel Aufwand in die Erstellung der QM-Dokumente, so dass am Ende für die Umsetzung des ISO-Gedankens in der Praxis kaum noch Zeit und Energie übrig ist.
Bei vielen Firmen steht das Handbuch im Schrank und wird einmal im Jahr zum ext. Audit hervorgeholt. Und trotzdem haben sie ein gutes QM-System.

Bei einem 8MA-Dienstleister ist ein 4-Seiten-QMH und 2 bis 3 Anweisungen/ Prozessbeschreibungen völlig ausreichend.
Auch bei Aufzeichnungen wie Managementbewertung, int. Audits, Lieferantenbewertung, etc. würde ich auf eine aufwändige, formalisierte Dokumentation verzichten. Es geht auch einfach. Passt eure Dokumentation an die einfache Struktur eures kleinen Unternehmens an und nicht umgekehrt.

Wie gesagt: Ein dickes Handbuch bringt euch keinen Schritt weiter. Worauf es ankommt ist ein gelebtes QM-System.

Gruß
Fritzenegger

[Fritzenegger]

als Antwort auf: ELEMENTE #37307

Hallo,

Nirgendwo in der Norm gibt es Anforderungen an die Terminologie!

Ich kann nur jedem raten, ausschließlich solche Begriffe zu verwenden, die im Unternehmen auch verstanden werden, z.B. weil sie schon immer verwendet wurden.

Man kann auch Begriffe wie „Qualitätspolitik“, „Korrekturmaßnahmen“ oder „interne Audits“ durch griffigere, selbsterklärende Worte ersetzen.
Gerade bei der Einführung eines QMS führen die fremden Begriffe, die keiner versteht, zu Ablehnung.

Bei „Qualitätspolitik“ zum Beispiel denken viele sofort an die Politik aus der Tagesschau.
Viel verständlicher ist dagegen „Firmenphilosophie“ oder „Leitlinien“. Da weiß sofort jeder, was gemeint ist.

Gruß
Manuel

[Fritzenegger]

als Antwort auf: QM System für Kleinunternehmer #37306

Hallo,
natürlich kann man in einem 2-Mann-Unternehmen ein QMS einführen und nach ISO 9001 zertifizieren lassen!

Wichtig ist, dass man die Normforderungen sinnvoll, d.h. in einfachster Art und Weise umsetzt und dokumentiert.

Wenn man externe Hilfe in Anspruch nehmen möchte, kommt es also darauf an, jemanden zu finden, der sich erstens mit ISO in Kleinsfirmen und zweitens mit eurer Branche auskennt. Wird nicht leicht sein, jemanden zu finden. Denn natürlich wird jeder Berater den ihr fragt, alles das können.

Für Kleinstfirmen sind die allermeisten Berater ohnehin nicht geeignet, da sie in der Regel eine riesige Menge Papier (Handbuch, Anweisungen, Formblätter) verkaufen, die kein Mensch braucht.

Am besten ist, man macht es selbst (wenn man die nötige Zeit dafür hat).
Es gibt tausende Bücher zu diesem Thema, die aber für kleine Firmen meist am Thema vorbei geschrieben sind. Das einzige, dass man aus meiner sicht empfehlen kann, ist das Buch „ISO 9001 in kleinen Organisationen“ vom DIN, zu beziehen beim beuth-Verlag, ca. 28 Euro. Der Vorteil ist, dass man alles was drin steht für bare Münze nehmen kann, da es vom DIN ist, wie die Norm!

Ich hoffe ich konnte ein wenig Licht ins Dunkle bringen.

Gruß
Manuel

[Fritzenegger]

als Antwort auf: Hilfe! Reklamationsmanagement im QM #33924

Hallo alex…,

dieses Thema wird an mehreren Stellen der Norm mehr oder weniger direkt angesprochen. Exakte Vorgaben wirst du allerdings nicht finden, was aber auch ganz gut ist, so kannst du es umsetzen, wie du es für richtig hälst.
Folgende Abschnitte sind relevant:
7.2.3 Kommunikation mit dem Kunden (wirksame Regelungen für die Kom. mit dem Kunden bezüglich Kundenbeschwerden)
8.2.1 Kundenzufriedenheit (Infos über Kunden(un)zufriedenheit sammeln)
8.5.2 Korrekturmaßmahmen (müssen bei Reklamationen greifen)

Bei Dienstleistern sind auch die Punkte 8.3 Lenkung fehlerhafter Produkte und 8.4 Datenanalyse zutreffend. Wenn man den Begriff „Produkt“ durch „Dienstleistung“ ersetzt wird’s klar.

Beste Grüße
Manuel

[Fritzenegger]

als Antwort auf: Die Sendung mit der Maus… #33832

Hallo zusammen,

die Idee „ISO leicht gemacht“ ist wirklich gut.

Wenn man die Fragen in diesem Form liest, merkt man, dass auch sehr viele QMler den Sinn und Zweck der Norm noch nicht so richtig begriffen haben.

Wenn man sich einfach nur mal von dem (vermeintlich) engen Korsett der Norm lösen könnte, würde man merken, dass die ISO nichts anderes ist als gesunder Menschenverstand. Nur durch die zumeist übertriebene Umsetzung am Thema vorbei wird die ganze Sache erst zum undurchsichtigen und komplizierten „Monster“, dass keiner mehr bändigen kann.

Wenn wir nicht gerade von riesigen Konzernen reden (und von diesen sind wohl die wenigsten hier), ist die ISO und deren Umsetzung alles andere als komplex. Den Aufwand, den viele z.B. allein mit der Verwaltung der Doku betreiben (Ausgabelisten für Handbuch, Anweisungen und Formblätter, Änderungslisten, und so weiter) ist in den allermeisten Fällen mehr als überflüssig. Die Tatsache, dass der Auditor dies für OK befunden hat heisst ja nicht, dass es auch genauso so sein MUSS. Das OK des Auditors heisst nur, dass es nicht falsch ist, nicht aber, dass es auch sinnvoll ist!

Bitte versteht mich nicht falsch. Ich will hier niemanden kritisieren. Ich möchte nur einmal dazu aufrufen, sein QM-System so zu gestalten, wie man SELBST es für richtig und sinnvoll hält. Und nicht wie man glaubt, das es die Norm fordert.
Riskiert doch einfach mal eine Abweichung von eurem Auditor. Ihr werdet sehen, dass er in vielen Fällen auch mit weniger zufrieden sein wird. Und wenn nicht: Fragt ihn, wo in der Norm seine Forderung steht. Auditoren neigen sehr stark dazu, Dinge zu fordern, die sie persönlich für richtig und gut halten, auch wenn sie nicht in der Norm stehen. Sehr viele Kunden trauen sich nicht, die Entscheidung des Auditors in Frage zu stellen.
Mit einem guten Auditor kann man dies alles machen, ohne dass er sauer wird. Im Gegenteil: er wird diese Eigeninitiative gut finden. Falls nicht, ist er sowieso der Falsche für euch. Gemäß TGA kann man einen Auditor ohne Angabe von Gründen ablehnen.

Beste Grüße
Manuel

[Fritzenegger]

als Antwort auf: Umwandlung Formular in Mitgeltende Unterlage #33544

Hallo Ernesto,

wenn du selbst der QMB bist, warum machst du es dann nicht so, wie du es möchtest?? Wenn dir eure jetzige Regelung zu kompliziert ist, vereinfache es!
Deiner Frage nach zu urteilen, ist euer QM-System „übergeregelt“. In kleinen Unternehmen sind einfache Regelungen das A und O!

Macht euch nicht mehr Arbeit als nötig (und sinnvoll)!

Beste Grüße
Manuel

[Fritzenegger]

als Antwort auf: QM-Handbuch kostenelos = billig? #33435

Hallo Timo,

genau das ist aber der Grund, warum diese völlig überladenen und umfangreichen und damit sinnlosen Handbücher nicht aussterben.
Nur ein kurzes und übersichtliches Handbuch macht wirklich Sinn!!!

Gruß
Manuel

[Fritzenegger]

als Antwort auf: Zertifizierung eines Betriebes #33417

Hallo,

Leider ist deine Frage nicht sehr konkret, daher einfach mal ein paar Hinweise:

Achtet darauf, dass die Dokumentation nicht zu aufwändig wird. Gerade zu Beginn neigt man dazu, die QM-Doku unnötig aufzublähen, weil man schon so vieles darüber gehört hat oder weil ein Berater gerne viel verkaufen möchte.
Gerade für kleine Unternehmen bietet die ISO 9001:2000 die Möglichkeit, die Dokumentation gering zu halten.
Für ein Produktionsunternehmen mit 20 MA sollte das Handbuch inklusive der Prozessbeschreibungen keinesfalls mehr als 15 Seiten haben! Alles andere würde auf Ablehnung bei den Mitarbeitern stossen und euch bei eurer Arbeit behindern. Viel wichtiger als die Doku ist sowieso die Umsetzung des Normgedankens in der Praxis.

Wichtig ist auch die Auswahl des Zertifizierers: Der Auditor muss sich sowohl in eurer Branche auskennen als auch mit der Firmengröße. Er sollte nicht nur 2 oder 3 Firmen dieser Art gesehen haben, sondern 20 oder 30!
Dinge, die in großen Firmen sinnvoll und erforderlich sein können, sind in kleinen Betrieben ausgemachter Schwachsinn. Das muss der Auditor natürlich wissen.
Also auf jeden Fall vorher Referenzen geben lassen und diese auch nachprüfen.
Einige Zertifizierer bieten (vor Auftragserteilung) die Möglichkeit ein Informationsgespräch zu führen. So kann man sich selbst von der Branchenkenntnis und Kompetenz des Auditors zu überzeugen.

Es gibt ein passendes Buch zum Thema „ISO in kleinen Firmen“, das man sich ansehen könnte, vor allem, wenn man ohne externe Beratung auskommen möchte. Dazu würde ich immer raten (vorausgesetzt man hat die Zeit dazu). QM-Systeme, die von Beratern eingeführt werden sind häufig einige Nummern zu groß (viel kostet halt viel…) und gehen oft am Thema vorbei, weil sie als Ziel die Pappe an der Wand haben, ihr aber wollt ein effektives System!
Das Buch wurde vom DIN veröffentlicht, daher kann man davon ausgehen, dass auch alles korrekt und richtig ist (was bei anderen Veröffentlichungen häufig nicht der Falls ist…)
Das Buch heisst „DIN EN ISO 9001 – Anleitung für kleine Organisationen“ und ist erhältlich beim Beuth-Verlag (www.beuth.de), kostet 28 Euro.

Gutes Gelingen und Beste Grüße
Manuel

[Fritzenegger]

als Antwort auf: Auditorenbewertung #33378

Hallo,

ich möchte die Gelegenheit nutzen, um mal etwas los zu werden:

Immer öfter werden in diesem Forum informative Antworten per email versandt.
Dabei ist doch der eigentliche Sinn eines Forums, interessante Informationen für ALLE zur Verfügung zu stellen.

Gerade wenn ich nicht täglich ins Forum schaue und daher ältere Beiträge lese, kann ich ja den Autor schlecht bitten, mir seine Ideen auch noch mal zu mailen.
Vielleicht kann man ja zukünftig versuchen, die Antworten entsprechend aussagekräftig zu gestalten (Inhalte aus Word-Dateien kann man z. B. einfach ins Forum kopieren)

Danke
Manuel

[Fritzenegger]

als Antwort auf: QM-Handbuch kostenelos = billig? #33336

Hallo,
vorgefertigte Handbücher sind immer ungeeignet, da fremde Leute logischerweise nichts über eure firma wissen können!
Das was du bekommst, ist immer ein normorientiertes Theoriewerk, in dem viel blabla steht, nur um das Buch voll zu kriegen. Mit sinnvollem QM hat das nichts zu tun.
Falls du trotzdem solch ein Handbuch willst, suche dir ein kostenloses im Netz und gebe keinesfalls Geld dafür aus! Die Qualität ist in beiden Fällen gleich (schlecht).

Gruß
Manuel

PS: Ich weiß, ich meckere ein bißchen viel, aber ich bekomme fast täglich solche sinnfreien handbücher auf den Tisch. Und nachher schimpfen die Kunden dann auf die ISO, von wegen sinnloser Quatsch….

[Fritzenegger]

als Antwort auf: Interne Kommunikation #31399

Hallo Mick,

ob du etwas dazu schreibst, egal ob im Handbuch oder in einer Anweisung bleibt alleine dir überlassen: Wenn du es für nötig hälst (d. h. wenn es ohne Beschreibung nicht funktioniert) dann schreib‘ was, wenn nicht, dann eben nicht.

Wichtig ist, dass du dir überlegst, wie dieser Punkt in deinem Unternehmen erfüllt wird und ob es sicher und zuverlässig funktioniert. Darauf kommt es an. Prüfe, ob alle Informationen da ankommmen, wo sie hingehören und wo es Fehlermöglichkeiten geben könnte.

Die irrige Meinung, die Erfüllung jeder Normforderung auch irgendwo beschreiben zu müssen, ist leider weit verbreitet und führt – gerade bei Kleinbetrieben – oft zu völlig überladenen und damit sinnlosen Handbüchern. Die geforderten Festlegungen müssen getroffen werden, klar. Die Notwendigkeit diese auch schriftlich zu fixieren hängt davon ab, ob es in der Praxis ohne Beschreibung nicht klappt. Um dies heraus zu finden hast du das interne Audit.

Beste Grüße
Manuel

[Fritzenegger]

als Antwort auf: DIN 9001:2000 Produktrealisierung #31386

Hallo,
es macht natürlich keinen Sinn, den kompletten Abschnitt 7 weg zu lassen. Womit würde die Firma dann ihr Geld verdienen?
7.5 beschreibt in der Regel die Tätigkeiten, mit denen man den Umsatz macht.

Frage an Mick: Warum willst du unbedingt etwas zu 7.1 schreiben, wenn dir doch nichts einfällt? Aus meiner Erfahrung entstehen so die schlechtesten Handbücher: Man saugt sich etwas aus den Fingern,weil man meint, man müsse unbedingt zu jedem Normpunkt etwas schreiben. Es kommt darauf an, dass man die Normforderungen in der Praxis umsetzt, darauf würde ich mich konzentrieren.
Gruß
Manuel

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