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als Antwort auf: Dokumente mit besonderer Archivierung #26916
Hallo Klicklack,
hier mal eine kurze Übersicht aus meiner Richtlinie für die Lenkung von Dokumenten:
Unbegrenzt:
Unterlagen von historischer oder für den Bestand und Weiterführung des Unternehmens von
wesentlicher Bedeutung:
Beispiele:
Verträge über Firmengründungen, Zusammenschlüsse; Unterlagen über wesentliche
organisatorische Änderungen; Auflösung bzw. Verkauf von Firmen oder Firmenteilen, Verträge,
Lizenzen, Patente, Patentanmeldungen; FuE Berichte,
Unterlagen über die Zusammenarbeit auf technischen Gebieten mit Hochschulen,
Instituten und anderen Firmen.30 Jahre:
Urteile und Urkunden zur Feststellung von Ansprüchen10 Jahre:
Handelsbücher, Inventare und Bilanzen mit Anlagen; Buchungsbelege und
sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind; Richtlinien
und Organisationsvorschriften; technische Unterlagen von besonderer
betrieblicher Bedeutung; sonstige Unterlagen von besonderer betrieblicher
Bedeutung; Ausfuhrunterlagen bei Export im Rahmen einer
Sammelausfuhrgenehmigung.6 Jahre:
Handelsbriefe, Unterlagen aus dem Geschäftsverkehr mit fremden oder
verbundenen Unternehmen (einschl. Landesgesellschaften); sonstige
wichtige Unterlagen; Unterlagen für den Preisnachweis bei öffentlichen
Aufträgen, Angebote mit Auftragsfolge.Orginalverträge über die eigenen Immobilien oder Unterlagen mit Unterschriften (z. B. bei Arbeitssicherheitsschulungen) u. ä. wird als Papier aufbewahrt.
Der Rest wird auf Microfichen oder per PDF/GIF archiviert.Unterschieden wird nach öffentlichen, internen, vertraulichen und streng vertraulichen Dokumenten. Entsprechend gilt es auch bei der Vernichtung: Papierkorb, Reiswolf, Entsorgung über Fachbetrieb bzw. bei Digital: Löschen durch User bis digital mit „0“ überschreiben und wenn es hart auf hart kommt bei CD’s und Disketten ja leicht möglich die mechanische Zerstörung durch Schreder.
Besondere Sorgfalt ist bei persönlichen Dokumenten (Bsp: Arbeiten mit Aspest oder genverändernden Produkten) und Produkthaftungs-/ Arbeitssicherheitsdokumenten (auch Richtlinie 94/9/EG) an den Tag zu legen.
Grüße Alblondie.
PS: Ich würde Dir ja gern die Richtlinie schicken aber da müsste ich etliches rauslöschen und so ist sie als „interner Gebrauch“ gekennzeichnet.
als Antwort auf: Infos von den Forumsteilnehmer #26915@ Stephan: Ich hänbe ja auch nicht 2 Stunden im Forum rum (soviel ist hier auch wieder nicht los), sondern beschäftige mich vor allem mit Gesetzesänderungen, Normenreformen (bestes Beispiel DIN EN ISO 14001:2004) etc.
In irgendeiner Richtlinie zur Informationssicherheit im Betrieb ist übriegens hinterlegt, dass eine geduldete eingeschränkte Nutzung des Internets am Arbeitsplatz (keine Mahnung des Vorgesetzten oder IT) mit einer Erlaubnis gleichzusetzten ist, dass geschäftliche Internet für kleine private Recherchen (einschl. Email (nicht über die Geschäftsemail), Neuigkeiten wie Onlinezeitungen, Börsenkurse etc.) zu nuten ist. Kann ich jetzt aber nicht mehr nachvollziehen, wo das steht.
Bestes Gegenbeispiel: Um genau diesem vorzubeugen ist von der Geschäftsleitung private Telefonanrufe vom (Dienst-)Handy aus strickt untersagt worden. Vom normalen Dienstapperat werden Anrufe in dringenden Fällen und für kurze Nachrichten (auch: „Holst Du mich ab?“) geduldet (= erlaubt).Also ich kann mich hier wirklich nicht beschweren, wenn ich mir die Probleme wie sie Vivian geschildert hat anhöre.
Vor allem, warum sollte ich von meinem Geld einen Lehrgang zahlen? Der Lehrgang ist meistens gar nicht das teuere daran, sondern eher die Ausfallzeit des Kollegen. Aber das Seminar ist doch kein Privatvergnügen (außer man geht wegen dem guten Essen dahin), sondern hat ja in erster Linie einen Nutzen für die Firma. Und wenn es wirklich ein Seminar ist, dass mich fast ausschließlich privat interessiert, kann man ja immer noch einen Deal mit der Firma ausmachen (50-50 Lösung oder so), der Mitarbeiter wird es mit Sicherheit mit Leistung zurückzahlen.Vielelicht lebe ich aber in einer rosaroten Traumwelt und habs noch nicht mitbekommen.
Grüße Alblondie.
als Antwort auf: Infos von den Forumsteilnehmer #26912Hallo zusammen,
ich habe ja vor einigen Wochen ähnliches gepostet. Aber ich muss Thomas recht geben. Ich weiß auch was Vivian meint aber ich nehme mir einfach die Zeit (1-2 Stunden die Woche) um mich im Internet oder sonst wo zu informieren, recherchieren und ähnliches. Und da gehört das lesen, fragen und beantworten im Forum auch dazu. Und wenn das mein Chef nicht genehmigen würde, würde ich mich postum für teure Seminare anmelden. Daher denke ich, kann ich es mir schon erlauben etwas Zeit für das Forum zu verwenden. Es ist aber schade, wenn einem verwehrt wird, sich „weiterzubilen“. Es ist glaube ich auch Teil eines Tarifvertrages, dass jedem Mitarbeiter Unterstützung bei Fortbildung und Karriereförderung (!) zusteht. Genaues müsste man in der Personalabteilung erfragen oder beim Betriebsrat.
Da mich die damaligen Antworten aber auch so verunsichert haben, habe ich den Firmennamen wieder herausgenommen.Grüße Alblondie.
als Antwort auf: Übersetzung gebräuchlicher Begriffe #26878Hallo viilis,
ich denke schon, dass man das so machen kann. Ich habe mir bis jetzt darüber noch keinen großen Kopf gemacht (Pflege unser Intranet in Deutsch und Englisch). Bis jetzt hat alles ganz gut geklappt.
Für bestimmte Wörter, unter denen ein Qualtätsmann anderes versteht als ein „Normalo“, habe ich eine extra Rubrik im Intranet. Dort werden Dinge (kuez) erklärt wie z. B.:
Warum sind wir nach 9001 zertifiziert?
Was ist KVP?
Wie kommt man von einem Aspekt mit einer Maßnahme zu einem Ziel (Definition der Wörter Aspeck, Maßnahme, Ziel)?
…Ach ja, noch ein Tipp: Ich habe mir eine dreisprachige DIN EN ISO 9001:2000 besorgt, das ist auch manchmal ganz nützlich.
Grüße Alblondie.
geändert von – alblondie on 26/07/2004 13:48:51
als Antwort auf: Aktualisierungsdienst – Normen #26877Hallo Vivian,
wir haben uns an den Siemensdienst „norisweb“ rangehängt. Funktioniert ganz gut und zuverlässig. Leider kann ich Dir keinen Ansprechpartner nennen, da der Kollege, der sich darum kümmert, gerade im Urlaub ist.
Grüße Alblondie.
PS: Falls noch Interesse besteht für Kontakt, frag Anfang nächster Woche bei mir noch mal an.
als Antwort auf: Übersetzung gebräuchlicher Begriffe #26875Hallo viilis,
am meisten hilft mir immer http://www.leo.org/leo_home_de.html. Alles was ich dort nicht finde (und nicht in der Übersetzung kenne), versuche ich zu umschreiben.
Für core processes würde ich Kernprozesse wählen aber nur, weil die bei uns so heißen. Ich kenne auch Firmen, die die gleichen Prozesse Hauptprozesse oder wertschöpfende Prozesse nennen.
Grüße Alblondie.
als Antwort auf: Kundennormen online #26868… wie gesagt ich habe (noch) keine Erfahrung in der Automobilindustrie. Ich bin aber erschreckt über einen derart schroffen Umgangston Kunde – Lieferant.
als Antwort auf: Kundennormen online #26865… der Meinung bin ich schon auch, wie ich im Rest begründe…
als Antwort auf: Kundennormen online #26863Hallo,
ich habe zwar im Automobilbereich keine Erfahrungen aber generell gilt, dass Unwissen nicht vor Strafe schützt (Gesetze und Richtlinien sind eine Holschuld). Das Verfahren der Kunden ist allerdings ziemlich engstirnig, da man ja interessiert ist, das richtige geliefert zu bekommen. Da man in der Regel seine Lieferanten kennt, müsste es doch ein leichtes Spiel sein, einen Automatismus zu programmieren, wer welche Normen braucht und falls diese angerührt werden in der Datenbank der Nutzer automatisch informiert wird, was gemacht wurde. Die Kosten der Programmierung könnten sich im Extremfall sogar noch die Kunden teilen, da es in ihrem interesse ist.
Ich finde das Vorgehen ziemlich dreist, wenn etwas ausgetauscht wird ohne zu informieren.
Ganz nebenbei fordert die DIN EN ISO 9001:2000 in 4.2.3 Lenkung von Dokumenten in Unterpunkt d): Ein dokumentierters Verfahren zur Festlegung der erfordlerichen Lenkungsmaßnahmen muss eingeführt werden, um sicherzustellen, dass gültige Fassungen zutreffender Dokumente an den jeweiligen Einsatzorten verfügbar sind.
Das Verfahren des Kunden steht (meiner Meinung nach!) entgegen dieser Aussage, zumindest erfüllt Sie diese Aussage nicht komplett!Grüße Alblondie.
als Antwort auf: Unterschriftenregelung ?!?! #26860Hallo Thomas,
ich gehe her und lasse mir Dokumente, die mir sehr wichtig erscheinen immer noch (zusätzlich) auf Papier unterschreiben. Gerade in der Arbeitssicherheit ist es sowieso gesetzlich vorgeschrieben (auch Protokolle).
Alle anderen Dokumente setzte ich ins Intranet. Anhand von automatischen Informationen der Datei kann man herauslesen, ob z. B. ein Protokoll manipuliert worden ist, dazu gibt es auch günstige Programme, die das sicherstellen (da kenn ich mich nicht aus, da musst Du mal nen IT-Fuzzy fragen). In Acrobat ist ja auch die Möglichkeit der elektronischen Unterschrift gegeben.
Dokumente haben bei uns nur Nachweißcharakter, wenn sie im Pdf Format sind, da eine Änderung nur sehr schwer ist (Voraussetzung ist schon mal der teuere Acrobat Writer) und irgendwie ein Protokoll im Hintergrund ist, was – wie – wo gemacht wurde (damit kenn ich mich aber auch nicht aus). Das System ist 9001- und 14001 konform und das Gewerbeaufsichtsamt war auch zufrieden.@Barbara: Mit der Aussage: „(Nicht meckern heißt zugestimmt haben.)“ wäre ich vorsichtig, da damit nicht sichergestellt ist, dass der Adressat auch tatsächlich in der Lage ist, das Dokument zu lesen (Urlaub, Krankheit, keine Lust…). Ich würde mir dann zumindest die Lesebestätigung o. ä. aufheben. Wie gesagt, bei ganz wichtigen Sachen mache ich es immer noch auf Papier, nicht so wichtige Dinge überprüfe ich in internen Audits stichprobenartig und Protokolle oder ähnliches haben ja meistens Erledigungsdatum. Wenn das einer nicht einhält (z. B. weil er es gar nicht gelesen hat) kriegt dann in immer kürzer werdenden Abständen Telefonanrufe von mir, die zum Schluss in persönliche Besuche am Arbeitsplatz (Extremfall) umschlagen. Das kann so nervig sein, dass die Leute dann irgendwann ihre Sache erledigen um mich endlich vom Hals zu kriegen. Ich weiß nicht warum aber es funktioniert.
Grüße Alblondie.
als Antwort auf: (Q)Managementsysteme für Beginner #26843… gegen gelangweilte Gesichter:
wenn es nicht durch Motivation geht, muss es mit dem Dapfhammer gehen. Seit dem funktioniert es bei mir. Da ich mich ein bischen mit Gesetzen und Vorschriften auseinandersetze, habe ich bei einem Vortrag (Aufbau unseres integrierten Managementsystems) vor den Kollegen kurzer Hand das Thema umgeschmissen und ein paar Folien für einen anderen Vortrag vor anderem Publikum hervorgekramt. Thema: Welche Verantwortung trage ich in einem Unternehmen. Inhalt waren z. B. Schulungen nach Arbeitssicherheitsgesetz oder Umweltschutz etc. die sich ja jeder Persoanl(!)verantwortliche(!) abzeichen lassen sollte. Nach dem ich ein paar Konsequenzen (Arbeitsunfall, Krebs, Zeugungsunfähigkeit etc.) aufgezeigt habe, schenkten mir das Auditorium vollste Aufmerksamkeit, da Sie merkten, es könnte für Sie und Ihren Geldbeutel eventuell eng werden. Und jetzt läufts.
Schade aber effektiv, Grüße Alblondie
als Antwort auf: Prozessbewertung #26841… ich hab’s bisher noch nicht geschafft an dem Thema weiter zu arbeiten und bevor ich mich vergesse, wollte ich mich mal für die ganzen Infos bedanken. Da hab ich ja fürs Wochenende wieder genung Lektüre, damits mir nicht langweilig wird… (-;
Grüße Alblondie.
als Antwort auf: Prozessbewertung #26817Hallo Thomas,
ich habe zwar schon öfters im Forum was über SPICE gehört aber hatte bis jetzt noch nicht die Zeit mich darüber zu informieren. Wo finde ich denn eine Übersicht über SPICE und vielleicht weiterführende Informationen? Google war da nicht sehr hilfreich. Neben Partnersuchangeboten, Spice girls etc. gab es nur 2 sinnvolle Treffer, die aber nicht auf den Inhalt des SPICE Systems eingehen.
Grüße Alblondie.
als Antwort auf: Definition Produktkonformität #26810Hallo Zauberfee,
Konformität = lat. „in den Ansichten übereinstimmend“ wobei Ansichten physikalische oder geistige sein können. Eine Konformitätserklärung sagt aus, dass das Produkt auch das kann, was es können sollte (Wirkunsweise, Lebensdauer, Leistungsbedarf, Ausgabe, Wartung, etc. etc.). Eine Konformitätserklärung legt also exakt die Eigenschaften des Produktes fest. Kann das Produkt weniger als in der Konformitätserklärung versprochen, ist derjenige, der es in den Verkehr bringt (das muss nicht der Hersteller sein!!! Zwischenhändler eines hoch technischen Produktes, die nur auf Vertriebstätigkeiten bauen, können damit existenzbedrohende Probleme bekommen) dran. Steht darüber nichts drin, hat der Kunde (ohne Kulanzfall) Pech gehabt (das andere regelt ja auch noch der Vertrag). In Amtsdeutsch heißt das dann: In totalitären Gesellschaften mit hohem normativem Zwang beruht die Konformitätserklärung auf Angst vor Sanktionen gegen „abweichendes“, individuelles bestimmtes Handeln. Hoher Kostendruck schränkt die Freiheit der Möglichkeiten einer Gesellschaft ein.
Hoffe ich konnte weiterhelfen,
Grüße Alblondie
als Antwort auf: Tarifgruppe für Qualitöter T? #26802Hallo Markus,
einen reinen Qualitöter würde ich T4 einordnen (Qualtöter = Papierkrieger!). Einen Qualitätsmanager mit Zusatzaufgaben wie aktive Kalibrierung und Koordination von Umweltangelegenheiten T5, einen Managementbeauftragten (Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit und Daten-/ Informationssicherheit) T6, Managementbeauftragten mit Qualitätssicherungsaufgaben (Wareneingang, Endkontrolle, aktive Kalibrierungen etc.) oder Managementbeauftragter mit viel Berufserfahrung T7 und Managmentbeauftragter mit Qualitätssicherungsaufgaben und viel Berufserfahrung AT.
Je nach Berufserfahrung und Zusatzkenntnisse (OHSAS, SCC, 14001, VDA 6 …) kann man auch über außertarifliche Zusatzleistungen oder Dienstwagen etc. reden.
Grüße Alblondie.
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