Inhalte Internes Audit

[Mali]

#25249

Hallo Leute,
ich stehe vor folgendem Problem. Zum 1.2. übernehme ich bei unserem produzierenden Kleinbetrieb den Posten der QB. Jetzt war letzte Woche unser Überwachungsaudit der ISO 9001:2008. Der Auditor meinte als ein Verbesserungspotential, dass wir doch in unserem Auditplan bereits auditierte Normpunkte ankreuzen sollen, damit man die Übersicht bewahren kann was schon auditiert wurde und was noch muss. Jetzt meine Frage: Müssen wirklich alle Normpunkte in jedem Bereich auditiert werden? Denn was soll ich z.B. meinen Kollegen aus der Produktion über Lieferantenbewertung und Kundenzufriedenheit, …. erzählen? Die freuen sich doch wenn sie schon nach 5min gehen dürfen, wegen Zeitmangel. Nächste Frage wäre ob ich wirklich innerhalb von einem Zertifizierungszyklus alle Normpunkte auditieren muss oder über welchen Zeitraum das sein muss.
Danke schon mal für eure Hilfe!
Grüße,
Mali

[evereve99]

#63334

Hallo Mali,

„Müssen wirklich alle Normpunkte in jedem Bereich auditiert werden?“
Nein. Sinnvoller weise nur da, wo sie auch stattfinden. Oder stattfinden sollten. Also z.B. Lieferantenbewertung auch nur da, wo es Lieferanten gibt.

Gruß

Evereve99

„Finden wir eine Kompromisslösung – machen wir es so, wie ich es sage.“

Sergei Pawlowitsch Koroljow
Chefkonstrukteur des Sowjetischen Raketenbauprogramms

[medi12]

#63336

Hallo,

– alle Normpunkte innerhalb eines Zertifizierungszyklus auditierten? –
das wird eigentlich schon erwartet, denn Du musst ja irgendwie das QMS in allen Punkten überwachen. Die Frage ist aus meiner Sicht eher, ob man die Punkte zwingend zwischen zwei Audits der benannten Stelle abprüfen muss. Meine Meinung dazu ist kurz und knapp – ja, das macht Sinn – und etwas länger:
1. Sollte das QM wirklich nahezu perfekt laufen und das seit einige Zeit, muss das nicht unbedingt sein, aber
2. Da meist doch irgendwelche Improvements festgestellt werden können, ist es ratsam, das man jährlich alles prüft, umd as perfekte QM aus 1. zu erreichen und
3. Sollte das QMS noch diverse Umsetzungsdefizite haben, ist es schon zwingend angebracht und beim notified body nicht vermittelbar, wenn man nicht jährlich alles durchgeht.

Gruß,
Medi

[Q…t…]

#63338

Moin moin,

die erste Frage für mich wäre, nach welchem Ansatz ihr eure internen Audits durchführt:
– Prozessorientiert oder
– nach Normkapiteln

Wähle ich den prozessorientierten Weg, auditiere ich die einzelnen Prozessschritte – dies kann dann entsprechend über mehrere Abteilungen hinweg in mehreren Audits erfolgen oder hintereinander weg je nach Ausgestaltung des Prozesses.

Wenn ich die Anforderungen der Norm in einzelnen Abteilungen abprüfe, muss ich mir Gedanken machen, welche Normkapitel für die Abteilung relevant sind.

In beiden Fällen auditiere ich nur die für den Bereich relevanten Anforderungen. Am Ende, wenn ich alle internen Audits durchgeführt habe, ergibt sich dann das Gesamtbild – sprich ob die Firma als ganzes normkonform ist. Dies wiederrum ist mein Input für das jährliche Managementreview.

Wie verfolgen bei uns einene Ansatz aus den beiden oberen Möglichkeiten. Generell versuchen wir prozessorientiert zu auditieren. Da dies aber nicht immer zu 100 % möglich ist, wird ein Teil auch nach Anforderungen auditiert.

Wir haben für jede Abteilung festgelegt, welche Prozesse dort gelten. Aus diesen leiten sich dann weitere Dokumente ab wie z.B. Arbeitsanweisungen, Protokolle etc.

Weiterhin haben wir festgelegt, welche Prozesse/ Abteilungen kritisch für den Erfolg der Firma sind und welche nicht. Kritische werden jährlich geprüft/ unkritische 1 x innerhalb der Zertifikatslaufzeit.

Unkritisch könnte z.B. Marketing sein oder IT oder was auch immer. Das muss jede Firma für sich definieren.

Bisher gab es zu unserem Ansatz nie Abweichungen oder Diskussionen.

Ich hoffe das hilft dir weiter.

Viele Grüße
Q…t…

„If there’s more than one possible outcome of a job or task, and one of those outcomes will result in disaster or an undesirable consequence, then somebody will do it that way.“ Edward A. Murphy, jr.

[donald6556]

#63344

Hallo Q…T..

stimme Dir zu. Ich gebe aber auch zu bedenken, dass die auf den ersten blick als unkritisch geltenden Prozesse, nach einer Risikobetrachtung und Bewertung wie es die ISO 9001:2015 erfordert dann doch plötzlich kritische Komponenten haben können.
Dazu gehören in den meisten Firmen dann doch die IT als Teil der Infrastruktur, die wenn sie ausfällt, als sehr kritischer Faktor, der auch zu finanziellen Verlusten (Verlust von Kundendaten, Verlust von eigenem Wissen und Know – How ,Ausfallzeiten, Problem mit den Supplier usw) gesehen werden kann.
Ähnliches gilt auch für Sales und Marketing.

Viele Grüße
Donald 6556

donald6556

[Mali]

#63345

Moin zusammen,

danke schon mal für Eure Antworten.

Auditiert wird bei uns nach Normkapiteln. Ich weiß auch nicht ob ich das so beibehalten möchte oder Prozessorientiert besser wäre für unseren Betrieb.

Also als Zusammenfassung von euch allen verstehe ich es richtig, dass es gefordert/gewünscht ist alle Normkaptiel zu auditieren auch wenn es eigentlich in manchen Bereichen keine Geltung hat? Also würde ich z.B. beim internen Audit in dem Labor das Thema Lieferantenbewertung kurz in ein paar Sätzen ansprechen und feststellen, dass es kein Bezug zu den MA im Labor gibt und dann als auditiert und ohne Geltung für den Bereich notieren. Oder wie würdet ihr das machen?

Grüße,
Mali

[medi12]

#63346

Hallo,

nein, es geht nicht darum, in jeder Abteilung alles zu auditieren, sondern über alle Audits die Normenpunkte abzudecken. Wir machen das wie folgt: In unserem Jahresauditplan legen wir fest, welche Normenpunkte (und gesetzliche Regelungen bei uns) wir in welchem Audit auditieren. Die Audit gestalten wir dann schon Prozessorientiert, da die Leute ja nach den Prozessen und nicht nach den Normenpunkten arbeiten. Bei den einzelnen Audits wird dann in der Agenda nochmal auf die Auditpunkte verweisen und diese dann entsprechend abgehakt.

Gruß,
Medi

[Mali]

#63347

quote:

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Ursprünglich veröffentlicht von medi12

nein, es geht nicht darum, in jeder Abteilung alles zu auditieren, sondern über alle Audits die Normenpunkte abzudecken.

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Ah!!!! Okay, das ist das was mir für mein Verständnis fehlte! Unser bisheriger QB hat alle Normpunkte in jedem Bereich auditiert und da meinte ich schon, dass das doch unlogisch sei.

Danke schön! Jetzt bin ich schon mal für das Thema einen erheblichen Schritt weiter [:)]

Grüße,
Mali

[donald6556]

#63362

Hallo Mali
wenn Du ein prozessorientiertes Audit anstrebst, kann Dir ein ausgefülltes Turtle Sheet zu dem ausgesuchten zu untersuchenden Prozess als Auditgrundlage weiterhelfen helfen. Eine Vorlage findest Du z.B. unter http://www.tuev-sued.de/prozessanalyse , dann könntest Du alles zu dem Prozess inklusive der Prozessrisiken und nicht nur nach Abhaken der Normkapitel auditieren.

Gruß Donald6556

donald6556

[Mali]

#63367

Hallo donald6556,

Vielen Dank für den Link! Der wird mir garantiert weiterhelfen. [:)]

Wie macht ihr das denn bei Euch? Eher Prozessorientiert oder wie?

Grüße,
Mali

[donald6556]

#63368

Hallo Mali,
da ich auch erst jetzt anfangen will umzustellen, erscheint mir prozessorientierte Ansatz sinnvoll, ich sehe aber auch die Risiken , das man sich da im Audit auch verzetteln kann, je nach Größe und Beteiligung der entsprechenden Personen/ Abteilungen /Bereiche oder Schnittstellen, das man in einem umfangreichen Prozess mit vielen Beteiligten es dann doch sinnvoller sein kann z.B.
a.) nach Subprozessen zu ( die sich aus der Turtle Analyse ergeben)
b.) man dann auch den Zeitaufwand besser kalkulieren kann
c.) wenn man je nach Produkt oder Dienstleistung Prozesse hat, kann man diese als „Service “ u. Umständen besser nach bestimmten Normkapiteln auditieren.
Das hängt aber von der Branche/Produkt oder Dienstleistung und vor allem von dem Auditziel ab.

Gruß
Donald 6556

donald6556

[Mali]

#63370

Hey,

Ich weiß auf jeden Fall, dass einige MA hier nicht ganz so für das QM-System sind und entsprechend ist ihre Unterstützung und Mitarbeit. Also scheint es für mich aktuell wohl besser zu sein wenn ich alles wie bisher mache, denn da weiß ich auf jeden Fall das es bisher so geklappt hat und es wurde auch nicht im Überwachungsaudit beanstandet. Und solange da keine Beschwerde kommt, ….

Vlt bekomme ich ja irgendwann doch den Mut das alles umzustellen ;-)

Gruß,
Mali

[Rainaari]

#63371

Hallo Mali,

kleine Schritte, und zeig den Kollegen, wo für sie der Vorteil liegt, wenn sie mitarbeiten.
Dann wird das schon…

[Mali]

#63372

quote:

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Ursprünglich veröffentlicht von Rainaari

Hallo Mali,

kleine Schritte, und zeig den Kollegen, wo für sie der Vorteil liegt, wenn sie mitarbeiten.
Dann wird das schon…

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Hallo Rainaari,

ja, das versuche ich ja schon. Aber du verstehst mich auch wenn ich schon auf Granit beiße, wenn ich versuche bestimmte Personen zu überreden nur 5-10Minuten ihrer Zeit mir zu geben.

[donald6556]

#63377

Hallo Mali,

wenn du bei Deinen Kollegen zum Thema QM kein Gehör geschweige den Zeit findest, solltest Du Dich vielleicht an deren Vorgesetze(r) kwenden, und um Unterstützung bitten. Wenn Du dann noch bei den Chefs evtl anhand eines praktischen Beispiels erkklären kannst, was der Vorteil von Deinem Wunsch ist, wird er das nachvollziehen und als eigenen Vorteil erkennen können.
Am besten ist auch ein „negaitvbeispiel“ das man als Beleg dafür, etwas ändern zu müssen z.b.durch eine Prozessbeschreibung oder was an Themen angepackt werden soll, den Chefs / Kollegen vor Augen führen kann, damit diese den Vorteil auch sehen und begreifen können. Da kommt man mitunter nicht umhin ein wenig „Vorleistung“ gepaart mit Überredungskunst einsetzen zu müssen. Aber Widerstand ist bei jeder Veränderung (Change) vorprammiert, da muss man Geduld haben und nicht locker lassen
Gruß

donald6556

[Autor]

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