Arbeitsanweisungen Urlaubsvertretung

[Leonore_QM]

#24768

Aktuell arbeite ich mich in das Thema QM ein um es künftig zu übernehmen.

Nach Sichtung der Unterlagen ist meine größte ungeklärte Frage:
wie gehe ich mit Arbeitsanweisungen um, die jemand für seine Urlaubsvertretung schreibt?
In der Regel sind diese, meines Erachtens, zu ausführlich, als dass ich sie aufnehmen kann (nimm das rosa Trennblatt für Frauen und das blaue für Männer“.
Es gibt sie aber trotzdem. Und in einem Zertifizierungsordner habe ich sie auch gefunden.
Bis jetzt hat jeder diese auf seinem persönlichen Laufwerk liegen.

Vielen Dank für Eure Hilfe!

(Wir sind ein Unternehmen unter 20 Mann und von daher kommt es vor, dass tägliche Routine Teilaufgaben für diese Zeit übergeben werden.)

LP

[medi12]

#61063

Willkommen Leonore_QM

grundsätzlich müssen Arbeitsanweisungen so angelegt sein, dass sie der Ausführende versteht. Das kann natürlich auch dazu führen, dass sie sehr ausführlich sind, was jedoch keinen Grund dafür darstellt, sie nicht ins QM mit aufnzunehmen. Ist ja schließlich auch ein relevantes Dokument.

Andererseits könnte man diesen Aufwand auch reduzieren, wenn die Vertreter in die Abläufe eingewiesen werden und sich dadurch entsprechend an den Prozessen entlanghangeln können.

Letztlich wollen ja alle dasselbe, auch im Vertretungsfall soll die Bude laufen und zwar gemäß den intern definierten Vorgaben. Das musst Du sicherstellen können, nix anderes.

Gruß, medi

[Anonym]

#61064

Hallo Leonore_QM,

hierbei solltet ihr untescheiden zwischen

A) Stellenbeschreibung
B) Einarbeitung

Die Stellenbeschreibung definiert die Anforderungen an eine Stelle lt. Organigramm – auch die Abwesenheitsvertretung

Für die Einarbeitung in eine Tätigkeit empfehle ich einen Einarbeitungsplan in Form einer Checkliste, welche Einweiser und einzuarbeitende Person Schritt für Schritt durcharbeiten.

Die Checkliste kann dann alle notwendigen Arbeitsanweisungen etc. enthalten (z.B. durch Hyperlinkverknüpfung). Jeder Einarbeitungspunkt sollte nach erfolgreicher Einweisung von beiden Seiten unterschrieben werden.

Für Urlaubsvertretung tut es in der Regel eine abgespeckte Checkliste, die das nötige abdeckt.

Damit ist sichergestellt und dokumentiert, dass die Urlaubsvertretung

a) eingearbeitet wurde
b) Rechtssicherheit im Hinblick auf unterweisungspflichtige Tätigkeiten gegeben ist.

Gruß,

Martin S

[evereve99]

#61065

Hallo Leonore,

wie stellt ihr sicher, dass jeder auf die aktuell freigegebene Version eines Dokumentes zugreift, wenn die auf div. Privatlaufwerken liegen?

Was meinst du mit Zertifizierungsordner genau?

Gruß

Evereve99

„Hast Du die ganzen Ausrufezeichen bemerkt? Fünf? Ein sicheres Zeichen für jemanden, der seine Unterhose auf dem Kopf trägt.“
– TERRY PRATCHETT, MUMMENSCHANZ

[Mr.Idea]

#61066

Hallo Leonore,

das was du da beschreibst nenne ich „Kochrezepte“. Diese ausführlichen Arbeitsanweisungen sind nach meiner Ansicht nach QM relevant.
Wir handhaben das so das diese AA auf einem zentralen Laufwerk abgespeichert sind. So wird 1. sichergestellt das immer die aktuellste Version vorliegt und 2. alle MA die davon betroffen sind zugreifen können und 3. man einem Gesamtüberblick erhält wieviel und welche AA es alles gibt.

Gruß: Mr.Idea

[Rainaari]

#61068

Moin,

ich halte diese Kochrezepte für saugefährlich, da nicht der Dokumentenlenkung unterworfen. Wie ist denn sichergestellt, dass bei einer Aktualisierung der Arbeitsanweisung das zugehörige Kochrezept mit angepasst wird?

Außerdem ist das Vorhandensein dieser Kochrezepte ein Hinweis darauf, dass die Arbeitsanweisung / Schrittablaufplan nicht genau genug ist und noch Fragen offen läßt…

–Rainaari

[QM-FK]

#61069

Hier sollte man zwischen dem Teil trennen, der Organisations-Anleitungen enthält (-> Schulungen / Unterweisung) und dem, der klaren Anweisungscharakter hat.
Wenn ich eine Maschine umbaue und dies führt aufgrund einer nicht-aktualisierten Bedienungsanleitung zu einem Unfall, sind beide Teile juristisch relevant.
Häufig haben aber Anweisung für den Urlaub mehr Schulungscharakter.

Viele Grüße
QM-FK
—
Don’t think it – ink it.

[Leonore_QM]

#61072

Erstmal herzlichen Dank für das großartige Feedback.

Eventuell hätte ich erwähnen sollen, dass wir ein Dienstleistungsunternehmen sind.
@medi12: bevor die Vertretung beginnt, wird diejenige eingewiesen in die Abläufe. Um sich anschließend an alles „zu Erinnern“ gibt es die Kochrezepte (zB in der Ablage Datum aufsteigend sortieren- das ist für den einen eine Routine und die Vertretung könnte das in den Archivordnern im Keller nachsehen, durch das Kochrezept wird aber sichergestellt, dass dann im Nachhinein kein Zwist entstehen „Ich hatte doch gesagt, dass ich das so will…“ und ich selber habe nämlich letztens die Ordner umsortieren dürfen  und ja- die Bude läuft, werde aber wohl die Arbeitsanweisungen ein wenig ausführlicher strukturieren
@MartinS: die Idee mit der Checkliste werde ich wohl mit übernehmen- Danke, ich habe von meiner Vorgängerin mitgeteilt bekommen, dass man anstatt Stellenbeschreibungen Prozessbeschreibungen verwenden sollte
@evereve99: auf unserem zentralen Laufwerk liegen die Arbeitsanweisungen im „Zertifizierungsordner“ somit kann jeder darauf zugreifen. Die Zugangsberechtigungen für die unterschiedlichen Laufwerke werden separat vergeben. Das mit den Privatlaufwerken stößt mir ein wenig auf, aber speziell im Abarbeiten von Aufgaben und Ablegen möchte ich auch ein wenig Freiraum und Kreativität erhalten
@Mr.Idea: Da die Kochrezepte einem sehr schnellen Wandel unterliegen bin ich der Meinung, dass ich dort schnell den Überblick verliere, was genau aktuell ist und ich weder die Garantie geben kann, dass alle Prozesse in dieser Reihenfolge ablaufen, noch meine Kollegen damit zusätzliche Arbeit aufhalsen möchte indem ich bei kleinen Änderungen (hier den roten Stift anstatt des grünen künftig benutzen, weil es dann besser ins Auge fällt…“) eine Mitteilung benötige. Dies möchte ich gerne als „Good-to-know“ – interne Besprechungen „strukturieren von Arbeitsabläufen“ handhaben-aktuell kann ich mich „Vollzeit“ mit der Thematik auseinander setzten, künftig möchte ich aber diesen Bereich entzerren
@QM-FK: genau diese Bezeichnungen habe ich gesucht  Danke

LP

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