Ermittlung Schulungsbedarf wie macht ihrs?

[diamant-schwarz]

#24382

Hallo zusammen,
unserem Auditor gefällt nicht wie wir Schulungsbedarf ermitteln. In einigen Bereichen (vorallem Fertigung etc) haben wir zur Statusbestimmung eine Qualifikationsmatrix. In anderen Bereich wie Entwicklung, Vertrieb und Personalwesen jedoch nicht.
Mein Idee war jetzt auch im jährlichen Mitarbeitergespräch den Abgleich zwischen Soll und Ist – Qualifikation zu ermitteln/dokumentieren. Das wird auch halbwegs akzeptiert. Nur sträuben sich die kleinen Abteilungen wie Personalwesen mit 3 Leuten eine Matrix zu erstellen weil sie es berechtigterweise für unnötig halten.
Nur was kann ich dann als Doku vorzeigen wenn ich gefragt werde anhand welcher Unterlagen dort der Abgleich gemacht wurde?
– Alles im Kopf gemacht ;-) is klar ne ;-)

Gruss

Markus

[Michael]

#58434

Hallo Markus!

Vorab: Was für einen Zertifizierungslevel habt ihr? Und seid wann darf ein Auditor festlegen was ihm gefällt und was nicht?

Das mit der Matrix ist völlig i. O. und auch ausreichend. Im Angestelltenbereich läßt sich das sehr schnell mit einer Aufgabenübersicht lösen. Eine Exceltabelle, darin werden die Mitarbeiter aufgelistet und in kurzform (wirklich nur kurzform) ihre Aufgaben festgelegt. Beispiel: Einkäufer X: Angebote einholen, Datenpflege, darf bis 5000,-e Selbstentscheiden, Pflege der Lieferantendaten, Anlegen von neuen Artikeln, etc. Unter der Liste aller Abteilungsmitarbeiter kommt das Anforderungsprofil. Beispiel: MS Office, Kaufm. Ausbildung, etc. etc. Das reicht und daran läßt sich der Schulungsbedarf sehr gut festlegen. Zumal man auch ganz klar sagen muss, das es Bereiche gibt die einfach keinen Schulungsbedarf haben. Software ist da, der Job läuft und gut ist es. Hat der Auditor auch nach den gesetzlich vorgeschriebenen Unterweisungen zur Arbeitsstättenverordnung gefragt? Ich denke mal nicht.

Gruß
Michael

[qualyman]

#58435

Hallo Markus!

Ja, ja, die kreativen Bereiche (Entwicklung, Personal, Controling, GF, manchmal auch QM ;-)) laasen sich ungern in die Karten schauen, resp. in eine Qualifikationsmatrix zwängen.
Dabei ist es gerade in diesen Bereiche genauso wichtig, welchen Q-Stand jeder MA hat. Spätestens bei der Stellvertreterregelung muss man ja wissen, was die Vertreter so drauf haben oder drauf haben müssten. Spätestens wenn jemand die Anforderungen der Matrix noch nicht erfüllt, ist Schulungsbedarf absolut notwendig!

Formel für Schulungsbedarf:
Anforderungen lt. Q-Matrix – Ist-Qualifikation = Schulungsbedarf (bei negativem Delta)

Gern frage ich bei externen Audits mal nach, ob es für die GF oder deren Manager auch eine Qualifikationsmatrix gibt.
Meistens werden die Augen des Auditierten sehr groß!
Ich frage mich halt immer wieder: warum Q-Matrizes nur für die Indianer und nicht auch für die Häuptlinge? Die Häuptlinge benötigen doch auch eine gewisse Qualifikation, um die Indianer zu leiten, fördern und zu motivieren, oder nedde?

„Alles im Kopf“….dass klappt schon mal gar nedde! Dieses „geheime Wissen“ in den Köpfen ist schon lange nicht mehr aktuell!

Man stelle sich nur mal vor, wenn ein solcher „Kopf“ mal nicht mehr funktioniert! Mitunter schädigt dies ein ganzes Unternehmen.

Und von denen die meinen, sie währen unersetzlich, sind schon ganze Friedhöfe voll!

Gute Zeit!

Qualyman – Qualitäter aus Überzeugung und Leidenschaft, auch wenn´s mal Leiden schafft!

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[diamant-schwarz]

#58442

Hallo und danke für die Antworten.

Wir sind bisher nur ganz normal nach 9001 zertifiziert.
Einige Vorgesetzte hier beharren leider darauf, dass es ausreichend ist wenn sie selbst wissen wer was kann und daran dann den Schulungsbedarf ermitteln. Und es gibt noch bessere Aussagen, z.B. „Jeder kann alles“ :-D

Ich habe mir jetzt auch überlegt das in der Funktionsbeschreibung zu dokumentieren. Geht aber nicht, da diese nicht personenbezogen sein darf. Sonst wärs eine Stellenbeschreibung und die haben wir vor Jahren extra deswegen abgeschafft.

So oder so kommen wir wohl einfach nicht drum herum um eine Qualifikationsübersicht. Aber am besten sollte darin schon der soll/ist – Vergleich gemacht werden so wie ich das jetzt herausgelesen habe.

Gruss

Markus

[Mr.Idea]

#58444

Hallo Markus,

wir machen das genauso wie es Michael beschrieben hat. Zusätzlich wird bei den jährlichen MA- Gesprächen gezielt gefragt ob Schulungsbedarf ansteht.
Seit der Iso 9001:2008 gibt es ja den Kompetenznachweis. Das bedeutet im „einfachsten“ Fall eine Q-Matrix. Erklären den AL die sich querstellen das die Q-Matrix eine Iso Forderung ist und somit zwingend notwendig ist. Dann haste wenigstens das Minimalziel erreicht.

Gruß: Mr.Idea

[diamant-schwarz]

#58466

hm, da hätten wir:
6.2.2 Die Organisation muss die notwendige Konpetenz des Personals, dessen Tätigkeiten die Erfüllung der Produktanforderungen beeinflussen, ermitteln, wo zutreffend, für Schulung sorgen oder andere Maßnahmen ergreifen, um die notwendige Kompetenz zu erreichen,…

Als Kompetenznachweis würde ich die Matrix jetzt nicht sehen, höchstens als Übersicht. Als Nachweis brauche ich was mit Stempel oder Unterschrift ;-) Aber ich kann das ja in meine Argumentation einbauen, danke!
Das beste wird wirklich sein wir machen eine Matrix einfach für alle Bereiche und damit gut.

Gruss

Markus

geändert von – diamant-schwarz on 08/07/2010 12:06:57

[qualyman]

#58469

….und vergess ja nicht die Manager und die GF ;-)

Gute Zeit!

Qualyman – Qualitäter aus Überzeugung und Leidenschaft, auch wenn´s mal Leiden schafft!

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[Anonym]

#58472

Hi,

Tipp aus der Praxis:

Zu diesem Thema habe ich in meiner Access-Datenbank eine Tabelle „Schulungsmatrix“.

Darin sind u.a. folgende Eingabefelder definiert:

Mitarbeiter-Nummer
Funktion lt. Organigramm-Nummer
Schulungsname
Datum Schulung
Datum Wiederholung
Vorwarnzeit (Tage) bis Schulungstermin
Hyperlink auf gescannten Schulungsnachweis
Name Schulungsanbieter
Kosten Schulungsmaßnahme
Bewertung Schulungsmaßnahme (Note 1-6)
Verantwortliche Person (wer schickt MA auf Schulung)
Bemerkungen

Diese Tabelle ist ein Teilstück meier QM-Datenbank, d.h. sie ist relational mit anderen Taebllen verknüpft. Daraus habe ich bislang folgende Matrixe erstellt:

Matrix Schulungsnachweis nach MA (welcher MA hat welche Nachweise, die lassen sich dann per Mausklick auch öffnen)

Übersicht Schulungsnachweise nach Schulung (Zeigt eine Schulungsmaßnahme an und dazu die MA, die diese Qualifitkation haben)

Terminverwaltung nach Chronologie, MA, Schulung, dazu Email an verantwortliche Person innerhalb der Vorwarnzeit

Organigramm ist interaktiv, d.h. ich kann eine „Abteilung“ anklicken, dann öffnet sich ein Infofenster, in dem u.a. auch die Personen in dieser Abteilung arbeiten, dazu deren Quali-Nachweise

In Verfahrensanweisungen, in denen gewisse Qualifikationsnachweise gefordert sind (z.B. Tätigkeiten bei Umgang mit Gefahrstoffen), importiert sich WinWord beim Öffnen der VA automatisch die Personen aus der Access-Datenbank, die diesen Nachweis haben .

Das ist jetzt nur ein kleiner Einblick.

Der Auditor und unsere Kunden sind auf jeden Fall zufrieden damit.

Und die Anwendung spart letztendlich viel Zeit, sofern sie von allen verantworltichen Personen gepflegt wird.

Gruß

Martin S

[Autor]

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