Hilfe bei Prozessbeschreibung, VA, AA?

[ISOlde]

#23955

Hallo zusammen,

meine Firma (35 Mitarbeiter, Standardsoftware-Implementierer, ein Standort) will sich nach ISO 9001 zertifizieren lassen und hat mich als Neuling u.a. mit der Aufgabe betraut, als Vorarbeit schon mal die derzeitige Aufbau- und Ablauforganisation zu dokumentieren. So soll ich einen guten Überblick über das Unternehmen erhalten, was ja eigentlich auch eine gute Idee ist…

Die ISO 9001:2008 fordert ja die Dokumentation der für das QM-System erforderlichen Verfahren. Ich recherchierte und fand heraus, dass ein QM-System ein QM-Handbuch, VA’s / Prozessbeschreibungen und AA‘s enthält. Ich dachte alles wäre klar, aber irgendwie doch nicht. Deshalb hoffe ich, ihr könnt mir helfen.

Als erstes habe ich den Rechnungslegungsprozess dokumentiert. Ich ging dabei davon aus, dass ich eine VA schreibe (mit Prozessname, -eigner, -ziel/zweck, Verteiler, Geltungsbereich, Mitgeltende Unterlagen, Dokumentversion (Version, Datum, Autor, Änderungen) sowie textliche Beschreibung + Flussdiagramm mit Input, Output, Zuständigkeit). Weil eine AA in Form einer Checkliste war bereits vorhanden, also welche Arbeitsschritte der Mitarbeiter in welcher Reihenfolge macht (alles undetailliert, nur Stichpunktbezogen – Checkliste halt). Jetzt bin ich mir aber nicht sicher, ob ich nicht doch eine AA geschrieben habe? Was mich verwirrt, dass die Begriffe VA und Prozessbeschreibung oft als dasselbe gelten. Und ich habe ja eine Prozessbeschreibung gemacht, aber andererseits ist es doch eine AA?!? Aber wenn es eine AA ist, braucht man dann noch die vorherige AA-Checkliste? Der einzige Unterschied von meiner AA zur alten AA-Checkliste ist, dass ich nur den Kernprozess beschrieben habe. Die alte AA enthielt aber noch die unterstützenden Tätigkeiten, wie z.B. „Kontrolle der offenen Vorgänge“ usw. Also so Sachen, die nebenbei und immer wieder gemacht werden. Das ist schwierig in einem Prozess abzubilden und so wie ich die ISO verstehe, muss ich das auch nicht?! Sind dann VA’s nicht so allgemeine Dinge, wie z.B. wie Dokumente gelenkt/erstellt werden, also etwas, das jeden betrifft? Aber was wäre wenn noch andere im Unternehmen Rechnungen schreiben und verschicken würden? Ist es dann eine VA oder eine AA? Der Unterschied zwischen VA und AA ist mir nicht so klar, bzw. ob ich jetzt ne VA oder ne AA geschrieben habe? Ich denke eher eine AA, aber quality.de beschreibt AA so: „Arbeitsanweisungen sind arbeitsplatzbezogene Vorgaben (Was ist in welcher Reihenfolge zu tun?) und besitzen im wesentlichen den Charakter einer Checkliste“. Also doch die alte Checkliste??? Andererseits soll eine AA detailliert beschreiben, was am Arbeitsplatz zu tun ist, und das tut eine Checkliste eben nicht.

Ich hoffe ihr versteht mein Problem und habt genügend Infos, um mir helfen zu können.

Schönes Wochenende und liebe Grüße
Michael

[qualqual]

#54867

Hallo!

Ich bin (wie aus meinem anderen Beitrag shcon hervorgeht) auch Neuling auf diesem Gebiet nur shcon eine Spur weiter im Aufbauprozess fortgeschritten.

Daher bitte meine Angaben mit vorsicht zu genießen und zu korrigieren, sollte dies nicht zutreffen.

Also ich habe mehrfach gelesen, dass es als erster Schritt ratsam ist sich einmal einen Überblick über seine Prozesse mittels einer Prozesslandkarte zu verschaffen. (Verfahrens- und Prozessanweisung ist meinem Wissensstand nach das Gleiche)

Daher du gliederst z.b. einmal diene Prozesse in drei Bereiche (gibt auch andere Methoden) – Managementebene, operative Ebene und unterstützende Prozesse

Dann analysierst du, welche Prozesse ihr habt. Prozesse beinhalten mehrere Tätigkeiten, welche immer einen Input und einen Output haben. Daher ein Prozess ist etwas „größeres“ als eine Arbeitsanweisung.

Ich habe vorher z.B. gerade den „Giovannis Pizzeria“ Beitrag gelesen, da versteht man ganz gut, was ein Prozess ist.

Die Form in der du AA und PA gestaltest ist dir überlassen, da gibt es diverse Möglichkeiten.

Ich hoffe das stimmt so und lg :)

[klause]

#54868

Hallo,
ich schließe mich meinem Vorredner an nur noch eine kleine Ergänzung zum Unterschied Prozessbeschreibung und Arbeitsanweisung.
einfach gesagt:
eine Verfahrensanweisung/Prozessbeschreibung beschreibt den gesamten Prozess und eine Arbeitsanweisung einen Tätigkeitsschritt innerhalb des Prozesses. Beispiel: Prozess Versand, den ganzen Ablauf in einer VA/PB beschreiben und wenn notwendig kannst du zB den Schritt Kommisionierung oder Verpachung in einer Arbeitsanweisung näher untersetzen.

VG und schönes Wochende!

geändert von – klause on 27/03/2009 15:07:27

geändert von – klause on 27/03/2009 15:08:00

[ISOlde]

#54876

Vielen Dank euch beiden! Ihr habt mir sehr geholfen :)

Eine Frage habe ich noch:
Habe ich es richtig heraus gelesen, dass man auf die AA’s verzichten kann, wenn man sie nicht unbedingt braucht bzw. reicht es aus, nur die VA’s/PB’s zu dokumentieren?

[klause]

#54877

wenn alle wissen was zu tun ist und keine genauen Vorgaben nötig sind brauchst du auch keine Arbeitsanweisung…wenn nötig ,kannst du gewisse Regelungen zum Tätigkeitsschritt auch schon in der VA festlegen

[Fritzenegger]

#54878

Nirgendwo steht, dass man sämtliche Prozesse beschreiben muss.
Wenn ein untergeordneter Prozess (z.B. Beschaffung bei einem Dienstleister oder Wareneingangsprüfung, etc.) nur von wenigen (z. B. einem) Mitarbeiter ausgeführt wird, kann man evtl. sogar gänzlich auf eine Beschreibung verzichten.
Wichtig ist, dass die Abläufe so festgelegt sind, dass sie funktionieren. Das geht mitunter auch mündlich.
Gruß
Fritzenegger

[qualyman]

#54879

Hallo ISOlde,

meine Regel für AA´s:
AA´s sind immer dann zu erstellen, wenn das Fehlen einer AA beim Werker zu einem Problem in dem Arbeitsablauf führen würde.
Falls nicht, braucht man auch keine AA!
Vieles lässt sich sich auch über die Qualifikationsmatrix abfangen.
Einem Facharbeiter brauche ich keine AA über die Handhabung eines Messchiebers hinlegen oder aufhängen.

Gute Zeit!

Qualyman – Qualitäter aus Überzeugung und Leidenschaft, auch wenn´s mal Leiden schafft!

info ad quality minus first dot de

[evereve99]

#54881

Einspruch, Fritzenegger, Einspruch:

„nur von wenigen (z. B. einem) Mitarbeiter ausgeführt wird, kann man evtl. sogar gänzlich auf eine Beschreibung verzichten.“

Gerade dann kann eine Beschreibung durchaus einen gewissen Charme haben.

Was tust du wenn sich deine Wissensinsel mal eben für 6 Wochen ins Krankenhaus legt (Vertretungsregeln)?

Gruß

Evereve99

„Hast Du die ganzen Ausrufezeichen bemerkt? Fünf? Ein sicheres Zeichen für jemanden, der seine Unterhose auf dem Kopf trägt.“
– TERRY PRATCHETT, MUMMENSCHANZ

[Fritzenegger]

#54884

Hallo Evereve,

in kleinen, überschaubaren Betrieben funktioniert es meist auch in Urlaubs- oder Krankzeiten ohne Beschreibung. Hier ist in der Regel alles sehr transparent, so dass es immer auch einen Vertreter mit entsprechenden Kenntnissen gibt.

Natürlich haben Beschreibungen an den richtigen Stellen „einen gewissen Charme“, klar. In vielen Fällen sind sie sogar unverzichtbar. Ich wollte halt nur darstellen, dass man nicht alles beschreibt, ohne es zu hinterfragen.
Viele meinen, man müsse für alles eine Beschreibung haben. Und das ist eben falsch.

Sieh dich doch nur mal hier im Forum um. Jede dritte Frage dreht sich um „wie schreibe ich…“, „wie formuliere ich“, „hat jemand Vorlagen…“.
Kaum jemand befasst sich mit der Umsetzung der ISO in der Praxis. Und das liegt nicht daran, dass die Leute das alles beherrschten, nein, die Leute denken, die Erstellung der QM-Dokumente wären schon die halbe Miete.
Dabei ist das QMH maximal 1% des Ganzen.

Ich erlebe das bei fast jedem Unternehmen, das erstmals zertifiziert wird: Es gibt eine umfangreiche Dokumentation, in der jeder Handgriff umständlich beschrieben ist. Hinterfragt man dann, ist selbst der QMB sehr schnell am Ende, weil sich niemand wirklich mit der Norm befasst hat. Manche haben die Norm noch nicht einmal gelesen.

Sorry für die plakativen Worte, aber ich frage mich, warum sich die Leute mit der ISO 9001 so schwer tun. Die Unternehmen, die aus meiner Sicht ein funktionelles und effektives QM-System betreiben, haben in der Regel ein Handbuch, dass mit einigen wenigen Blättern auskommt und Prozessbeschreibungen, die auf ein Blatt passen. Nur so werden sie gelesen und verstanden.
Alles andere ist aus meiner Sicht reine Energieverschwendung und bringt den Betroffenen eher Frust als Nutzen.

Gruß
Fritzenegger

[Autor]

Beiträge