Begriff Dokument

[mfunk]

#23481

Hallo,

bei uns gibt es Diskussionen über den Begriff Dokument, da die Normdefinition
(Information und ihr Trägermedium) für nicht selbstsprechend/anwendergerecht gilt.
Wir haben versucht das etwas deutlicher zu machen durch die Definition
„Aufbewahrenswerte/Geschäftsrelevante Informationen und ihr Trägermedium“
Dies führt aber nicht zu mehr Klarheit.
Weiterhin ist für die Anwender die Abgrenzung von Dokument als übergeordnetem Begriff zu Aufzeichnung und regelndem Dokument (Verfahrensanweisung, Arbeitsanweisung, ..) schwierig.

Wie ist dies bei euch definiert/kommuniziert/geschult/.. ?
Für Anregungen bin ich dankbar

Viele Grüße
mfunk

Sie koennen erst dann neue Ufer entdecken,
wenn Sie den Mut haben, die Küste aus den Augen zu verlieren.
<chinesische Weisheit>

[Mr.Idea]

#51200

Moin,

macht Ihr euch das nicht zu kompliziert?
Wir handhaben das so:
Aufzeichnungen: Alles was nicht mehr verändert werden darf (Rechnungen, Lieferscheine, usw.)
Dokumente: Alles andere

Gruß: Mr.Idea

[Qlaus]

#51201

Hallo,

eine verständliche Auslegung:

Dokument = Vorgabe (VA, AA…)
Aufzeichnung = entsteht bei der Umsetzung von Vorgaben = Dokumentation von Ergebnissen

Qlaus

[msb]

#51202

Hallo,

hier noch was aus dem „Suche-Fundus-Schatz“: Unterschied Dokument und Aufzeichnung

Gruß msb

– wer die Wahrheit sucht, wird sie finden –

[evereve99]

#51206

Auch Hallo,

Mr. Idea beschreibt`s pragmatisch, stimme zu.

Ergänzung: Auch Dateien sind Dokumente, nicht bloss Papierkrams (fällt bei ihm mit unter „Alles andere“).

Gruß

Evereve99

„Organisation?“ schrie Ford. „Organisation? Was für eine restlos bekloppte Bezeichnung für einen Laden wie den hier!“

Douglas Adams

[mfunk]

#51218

Hallo,

danke für die vielen Rückmeldungen.
Bei einer Aufteilung in Aufzeichnungen und Dokumente habe ich das Problem, dass unter Dokumente Regelungen, aber auch Verträge, Lieferantenunterlagen, …
Wie habt ihr es geregelt, dass nicht alle diese Dokumente erstellt, geprüft und freigegeben werden müssen.

Viele Grüße
mfunk

Sie koennen erst dann neue Ufer entdecken,
wenn Sie den Mut haben, die Küste aus den Augen zu verlieren.
<chinesische Weisheit>

[Barbara]

#51219

Hallo mfunk,

also wenn ich mit Lieferanten Verträge abschließe, dann erstelle ich die schon selbst. Und prüf sie. Und geb sie frei. Ich kann mir nicht vorstellen, dass das bei Euch anders läuft – schließlich werdet Ihr nicht einfach alles unterschreiben, was Euch ein Lieferant und/oder Kunde auf den Tisch legt, oder?

Entweder steh ich gerade auf dem Schlauch oder ich hab Dein Problem mit der Definition von Dokument noch nicht verstanden.

Viele Grüße

Barbara

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Ich fühle, dass Kleinigkeiten die Summe des Lebens ausmachen.
(Charles Dickens, Schriftsteller)

[Frank_Hergt]

#51222

Hallo mfunk!

Kann es sein, daß Du an der Unterscheidung zwischen Vorgabe- und Nachweisdokument krankst?

Vorgabedokument: Regelt, wie etwas zu tun ist, hat normalerweise eine Versionierung und fast immer ein Freigabeverfahren.
Beispiele: Arbeitsanweisungen, Prüfpläne, Pflichtenhefte…

Nachweisdokument: Dokumentiert, was geschehen ist oder beschlossen wurde, hat nie eine Versionierung und oft kein Freigabeverfahren.
Beispiele: Abgezeichnete Laufkarten, Prüfdokumentationen, Besprechungsprotokolle, Verträge….

Schöne Grüße

Frank

„There’s no problem too great for running away from it!“ (Charlie Braun)

[mfunk]

#51223

Hallo Herr Herget,

der Begriff Vorgabe- und Nachweisdokument ist mir bekannt.
Wenn der Begriff Dokument sehr weit gefasst ist (alle Dokumente außer
Nachweisdokumenten/Aufzeichnungen), dann gilt meiner Meinnung nach:
4.2.3 Lenkung von Dokumenten
Die vom Qualitätsmanagementsystem geforderten Dokumente müssen gelenkt werden. Aufzeichnungen stellen einen besonderen Dokumententyp dar und müssen nach den in
Abschnitt 4.2.4 genannten Anforderungen gelenkt werden ..

.. und genau das möchte ich nicht in der Form traditionellen Form: erstellt-geprüft-freigegeben für alle geforderten Dokumente.

Wir haben deswegen im jetzigen Diskussionsstand:

Oberbegriff: geschäftsrelevante Dokument
spezielle Dokumente (= Teilmenge)
– regelnde Dokument
– Aufzeichnungen

Für Dokumente gibt es einen allgemeingültigen Prozess zu „Dokumente lenken“,
der alles von der Erstellung bis zur Entsorgung regelt und darunter die üblichen Verfahren.

Vielleicht habe ich die Norm an dieser Stelle zu eng ausgelegt – bitte um Aufklärung.

Gruss
mfunk

Sie koennen erst dann neue Ufer entdecken,
wenn Sie den Mut haben, die Küste aus den Augen zu verlieren.
<chinesische Weisheit>

[Frank_Hergt]

#51224

Hallo mfunk,

also, jetzt habe ich die Ferse auf dem Schlauch. Was hindert Euch, die „Schwammigkeit“ der ISO voll auszunutzen? Erstens heißt es da „die vom QMS geforderten Dokumente“, also garantiert nicht jeder Freßzettel. Du kannst ja eine Liste machen, was lenkenswert ist. Ich würde mir einfach die Frage stellen „was passiert, wenn jemand eine veraltete Version in die Finger bekommt und danach arbeitet“? Wenn die Antwort lautet „Kann nicht passieren“ oder „gar nichts“, bist Du schon fein raus.
Und zum berühmten Dreiklang von erstellt-geprüft-freigegeben sagt die ISO auch überhaupt nichts. Wir hatten schon die Diskussion über zertifizierten 1-Frau-Unternehmen. Das braucht natürlich auch eine Regelung, über die man die aktuelle Version erkennt, aber die Unterschriftenfelder kann man sich sparen. Wobei ich persönlich irgendeine Form von Vier-Augen-Prinzip für sehr sinnvoll halte, einem selber geht einfach zu viel Schlonz durch.

Habe ich Dir jetzt geholfen oder nur noch mehr Verwirrung reingebracht? Irgendwie bekomme ich nicht ganz zu fassen, was Euch beißt. Wie groß ist Deine Firma denn?

Schöne Grüße

Frank

„There’s no problem too great for running away from it!“ (Charlie Braun)

[mfunk]

#51253

Hallo Herr Herget,

danke für die Antwort.
Wir möchten eine Regelung die das Dokumente managen umfasst, um genau die Schwammigkeit der Norm nicht zu haben. Dies ist wichtig, um den Rahmen für den allgemeinen Umgang mit Dokumenten zu schaffen, unter dem sich die Abteilungen ihre Regelungen ablegen (untersetzen) können.
Die Norm fordert das nicht – aber es macht Sinn.

Es geht hauptsächlich Regelungen zu Archivierung incl. Fristen / Kennzeichnung von Projekten / Aktenplan / Prüfberichten / Post etc.

Wie regeln die anderen das hier und wo?

(Art: Dienstleistungsgemischtwarenladen – Größe des zertifizierten Bereich: ca. 2000 MA incl. akkreditierte Bereiche nach 17020 und 17025)

Gruß
mfunk

Sie koennen erst dann neue Ufer entdecken,
wenn Sie den Mut haben, die Küste aus den Augen zu verlieren.
<chinesische Weisheit>

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