"Gemeinsames" QM System im Konzern

[Anonym]

#23280

Ich habe heute mal eine recht spezielle Frage in die Runde.

Ausgangssituation:
Man nehme einen international tätigen Konzern. Die Konzernmutter (mit Produktionsbereich) sitzt im Ausland.. Vertriebsgesellschaften in diversen Ländern. Eine davon in Deutschland. Die „Mutter“ ist ISO zertifiziert (9001 + 13485), die deutsche Vertriebsgesellschaft zieht QM-technisch gerade nach.
Die „Corporate QM-Dokumentation“ ist auf Englisch verfasst und verschiedene Dokumente haben als Geltungsbereich „the whole XY Group“. Beispielsweise die „VA Dokumentenlenkung“. Nun sind einige dieser Dokumente zwar zum überwiegenden Teil, aber eben nicht vollständig für die Anwendung in der deutschen Vertriebsgesellschaft geeignet.. Da gibt es doch hier und da feine Unterschiede in der Herangehensweise.

Frage:
Nur unter dem Aspekt der Normkonformität betrachtet: Wie stark ist man an die Vorgaben von oben gebunden? Andere Vertriebsgesellschaften der Gruppe haben die „general documents“ vollständig (in engl. Sprache) für sich übernommen und spezifische eigene Prozesse ergänzt.
Darf man derartige Dokumente auch offiziell modifizieren/ an die eigenen Gegebenheiten anpassen.. und dabei ggf. auf das Referenzdokument verweisen? Was ist bei Übersetzungen zu beachten? Die Ersteller der Dokumente sprechen kein Deutsch und können eine Übersetzung nicht persönlich verifizieren.. Und wenn das QM System ein Lebendiges sein soll, macht es Sinn, die Sache in der Landessprache der eigenen Mitarbeiter zu publizieren..
Vielen Dank im Voraus für Eure Hilfe!

der QMB der Vertriebsgesellschaft
ISO Mary

Hingehen. Machen. Wieder weggehen.

[mfunk]

#49868

Hallo,

einige Fragen zur genaueren Eingrenzung_:
Ist die Untersetzung von Prozessen bei euch geregelt bzw. ausgeschlossen?
Was sagt dein übergeordneter QB dazu?
(Wir haben bei uns die Untersetzung zugelassen/nicht ausgeschlossen, kämpfen jetzt aber mit einer Vervielfachung der Dokumente.

gruss mfunk

Sie koennen erst dann neue Ufer entdecken,
wenn Sie den Mut haben, die Küste aus den Augen zu verlieren.
<chinesische Weisheit>

[Anonym]

#49869

Von dort heißt es, man müsse in dem Punkt mal die Normkonformität abklären.. und genau dort hänge ich gerade.
Lt. übergeordneten Dokumenten ist eine Modifizierung oder Übersetzung nur mit Genehmigung/Freigabe des „Approvers“ des Originaldokuments zulässig. Da müsste man ergo sämtliche erstellten Dokumente bei der „Mutter“ prüfen lassen, bevor man sie selber freigeben darf. (Die werden sich freuen..) Und wie man es dort organisiert, dass die deutschsprachigen Dokumente auch verstanden werden, liegt nicht in unserem Verantwortungsbereich.. sehe ich das richtig?

Hingehen. Machen. Wieder weggehen.

[Michael]

#49871

Hallo!

Also wenn Du Dokumente übersetzen läßt, oder aber selber übersetzt, musst Du diese nicht vom ersteller der irgenndwo auf der Welt sitzt genehmigen lassen. Schließlich handelt es sich „nur“ um ein QM Dokument, kein Gesetz oder ähnliches. Ihr solltet eine Ergänzug der Dokumentation vor Ort zulassen, da es immer notwendig sein wird. Die Mitarbeiter „müssen“ die Dokumente lesen können. Also kommt ihr um eine Übersetzung nicht drumherum. Das gilt aber nur für das Handbuch (das sollte nilocht allzuviel sein) und für die vorgeschriebenen Verfahren. Die notwendigen Arbeitsanweisungen solltet ihr euch komplett selber schreiben und als Dokumentensatz für den Standort an die zentrale senden. Das Auditoren da evtl. einen größeren Aufwand sehen würden, mag sein, aber wenn das System funktioniert können die auch nur Verbesserungsvorschläge mache und die müssen ja nicht umgesetzt werden. Wer macht den bei euch die Audits und wer weiß eigentlich an dem zentralen Erstellungsort was bei euch los ist?

Gruß
Michael

[Anonym]

#49879

Hallo Michael,
die Zentrale führt mehrmals im Jahr Audits bei uns durch. Auf Englisch. Ein QMH werden wir in jedem Fall selbst erstellen. Auch sind diverse Pflichtverfahren der 13485 (ein paar mehr als bei der 9001..) in den Masterdokumenten auf den Produktionsbereich zugeschnitten. Das lässt sich ohnehin für uns nicht 1:1 übernehmen.
Den Rest werde ich bei der Übersetzung an unsere Erfordernisse anpassen und die zugehörigen Masterdokumente jeweils als interne Referenzen angeben. Ich hoffe, das passt dann so!
(Die Hoffnung stirbt zuletzt.)

And now, I´m going to translate tons of documents!!

Merry Christmas and a Happy New Year! :)
ISO Mary

Hingehen. Machen. Wieder weggehen.

[Systemmanager]

#49881

Hi!

@ ISOMary:
Aus deinen Ausführungen entnehme ich, dass es zetral gelenkte Dokumente gibt, die auch für eure Vertriebsgesellschaft Gültigkeit haben. Dabei ist eure Vertriebsorganisation nicht in den Geltungsbereich des zentralen Managementsystems eingebunden -richtig?-

Dies geht auch aus der Tatsache hervor, dass du ein eigenes Managementhandbuch erstellen möchtest.

Nun, ich würde zuerst einmal abklären, ob in eurem Fall nicht ein Konzernschema die richtige Form wäre.
Ein gemeinsames Handbuch für Zentrale plus den Niederlassungen. Bei der Zertifizierung sind da auch Kosteneinsparungen möglich, da nicht alle Standorte im vollen Umfang zertifiziert werden müssen.

Wenn du doch ein eigenes System aufbauen sollst, dann kannst du zuerst die Schnittstelle zur Zentrale definieren. Dazu zählst du mal alle Dokumente auf, die für euch Gültigkeit haben sollen.
Diese Dokument kannst du nicht abändern, da du nicht der Dokumentenhalter bist.
In deinem Eigenen System sind diese Dokumente als Schnittstellendokumente zu definieren und auch aktuell zu halten.

Wenn du nun auf Regelungen triffst, die bei euch so nicht umgsetzt werden können, dann erstellst du ein eigenes Dokument und referenzierst auf das Zentraldokument…..

Also:
In Ergänzung/ Abänderung zum Dokument 4711 gelten in der Vertriebsorganistion xy folgende Regelungen……es geht also eindeutig hervor, woher das interne Dokument abgeleitet wurde. Ggf. muss die interne Regelung mit der Zentrale abgestimmt werden. Den Normforderungen muss es ja sowieso genügen…

Systemmanager :-)

[Anonym]

#49884

Hallo Systemmanager,

du liegst quasi in allen vermuteten Punkten richtig!
Thema Konzernschema: Dort ist der Produktionsbereich nach 9001 und 13485 zertifiziert. Darauf stellt auch das Handbuch ab. Alle bisher zertifiz. Vertriebsgesellschaften pflegen eigene Handbücher. (Nur die Distribution Center hängen mit am Corporate Manual dran). Einige Masterdokumente (z.B. Complaint Handling, Control of Documents and Records.. KD-Zufriedenheitmess., Personalprozesse etc.) haben allgemeine Gültigkeit und sind auch durchaus übertragbar.
Wir werden uns wohl für die elektron. Verteilung der Dokumente eine Kopie der Masterdatenbank ziehen, alle für uns nicht relevanten Dokumente rauswerfen und die Kategorien CORP (für Master) und GER (für eigene Dokumente) einrichten. Das stelle ich mir einigermaßen übersichtlich vor.
Danke für die Tipps.

Weißt du (oder ein anderer geneigter Leser) zufällig, ob eine elektronische Freigabe auch möglich ist, wenn man die aufwändige Verwaltung elektron. Signaturen vermeiden möchte? Muss die offizielle Freigabe in dem Fall dann doch wieder auf einer Papierversion im Masterordner erfolgen..? Die Papierwirtschaft wollte man ja gerne vermeiden..

Grüße aus dem kühlen Norden
(wo es gerade den allerersten Schnee gibt!)

ISO Mary

Hingehen. Machen. Wieder weggehen.

[Systemmanager]

#49886

Hi!

Wenn die sichere elektronische Freigabe bei euch noch nicht möglich ist, kannst du folgendes überlegen:

Du kannst ein eigenes Laufwerk in eurem Netzwerk erstellen, welches schreibgeschützt ist, aber für alle mit Leseberechtigung vesehen ist.

Auf allen Dokumenten sollte der Hinweis „Nur zum Zeitpunkt des Druckdatums gültig“ versehen sein.

Schreibberechtigung und damit Speicherberechtigung haben nur jene Personen, die die Dokumente auch freigeben.
Damit ist die Freigabe völlig Unterschrifts-und papierlos.
Wenn neue oder geänderte Dokumente kommen, mussen die MA übnr z.B. eine e-Mail informiert werden…..

Systemmanager :-)

geändert von – Systemmanager on 21/12/2007 16:11:58

[Rainaari]

#49887

Hi,

wir wenden genau das von Systemmanager genannte Verfahren an: QM Dokumente und Vorlagen liegen in einem geschützten Bereich des Firmenlaufwerkes, der nur von QM beschrieben werden kann. Dort sind die jeweils aktuellen Revisionen abgelegt.

Die Aktualisierungshinweise kommen bei kleinen Sachen in der Tagesbesprechung, größere Dinge werden geschult.

mfg

Rainaari

[Autor]

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