Freigabe von Dokumenten2007-10-26T09:17:13+01:00
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AnonymHallo liebe Qualitäter-Gemeinde,
nachdem ich lange Zeit nur lesend im Forum anwesend war, möchte ich mal wieder aktiv ein Thema einbringen.
Wir versuchen gerade unsere Entwicklungsdokumentation nach ISO 9001 möglichst papierlos abzuwickeln. Nun haben wir aber das Problem, das bestimmte Dokumente, wie z.B. Projektaufträge oder Reviews schriftlich freizugeben sind. Bisher erfolgt die Freigabe durch Unterschrift auf dem ausgedruckten Dokument. Das hat aber den Nachteil, dass entweder eine ausgedruckte Kopie aufbewahrt werden muss, oder das unterschriebene Exemplar eingescannt und als Datei abgelegt wird.
Nun ist die Idee entstanden, für das Projekt ein Freigabeblatt einzurichten, in dem alle Dokumente, die freizugeben sind aufgeführt sind. Derjenige, der das Dokument freizugeben hat, trägt die Dokumentenversion ein und bestätigt die Freigabe durch Unterschrift. Diese Vorgehensweise hätte den Vorteil, dass es nur noch ein Blatt gibt, auf dem alle Freigaben gesammelt werden und die Archivierung von Kopien in Papier- oder PDF-Form entfallen könnte.
In der ISO 9001 steht dazu, dass es für die Entwicklung Eingaben, Ergebnisse usw. geben muss, die zu bewerten sind. Darüber, ob die Bewertungen dann (schriftlich?) freigegeben werden müssen, habe ich aber nichts gefunden.
Dazu würde mich interessieren, wie ihr mit Freigaben von Dokumenten umgeht?
Danke im Voraus
Rainer
Hallo Rainer,
wie stellt ihr sicher dass dann nach der Freigabe an den Dokumenten keine Änderungen mehr vorgenommen werden (freiwillig oder unfreiwillig) und die Versionsnummer dann nicht angepasst wird?
Gruß
Evereve99
„Organisation?“ schrie Ford. „Organisation? Was für eine restlos bekloppte Bezeichnung für einen Laden wie den hier!“
Douglas Adams
Hallo,
kann Vivian nur bestätigen. Bei uns legt der Systemadministrator die entsprechenden Rechte fest und der „Kittel ist geflickt“.
Akzeptiert jeder Auditor.
Gruß msb
wer die Wahrheit sucht, wird sie finden
Hallo Vivian,
EDV-Mäßige Freigabe geht meiner Ansicht nach nur mit elektronischer Unterschrift und entsprechender Infrastruktur dahinter. Klingt also eher kompliziert.
Ich denke, die von Rainer Gareis vorgeschlagene Variante einer Unterschriftenliste mit Dokumentenrevision und dazu ein festgelegter, schreibgeschützter Dokumentenordner sind sicher, auditoren- und kundenfest.
gruß, Rainaari
Nachtrag:
Bei uns (Medizintechnik) geht das leider nicht so einfach, wir kommen auf absehbare Zeit vom Papier nicht weg. QM hat das Papieroriginal, am Arbeitsplatz liegt eine freigestempelte Arbeitskopie die der Dokumentenkontrolle unterliegt, und für alle anderen Interessenten gibt es einen geschützten Bereich auf dem Firmenlaufwerk, wo nur QM Dokumente einstellen kann.
geändert von – Rainaari on 26/10/2007 12:14:56
Hallo,
wir verwenden eine Software mit Workflow für unsere Regelungen (VA, AA, ..), in der die einzelenen Schritte bis hin zur Freigabe dokumentiert werden.
Laut unserer Rechtsabteilung ist dies rechtssicher – die Dokumente sind im rechtlichen Sinn aber keine Urkunden (Urkunden sind Papier mit Unterschriften).
Wenn Teile eurer Entwicklungsdokumentation Urkunde sein muss, werdet ihr um Papier nicht ganz herumkommen.
Gruss
mfunk
Sie koennen erst dann neue Ufer entdecken,
wenn Sie den Mut haben, die Küste aus den Augen zu verlieren.
<chinesische Weisheit>
AnonymHallo,
danke für euere Antworten. Sie decken ziemlich die Bedenken und Ideen ab, die wir auch schon diskutiert haben.
Mir persönlich gefällt die Idee mit einem Workflow-System, da ich mir vorstelle, damit die Dokumente elektronisch an die Stelle zu senden, die den nächsten Schritt auszuführen hat und die Entscheidung Freigabe Ja/Nein damit dokumentiert werden kann.
Viele Grüße
Rainer
