Dokumentenlenkung, EDV-Handbuch

[ike]

#22323

Hallo,

Frage an die Experten: Wie stellt Ihr die Dokumentenlenkung (Version, Stand, Ersteller, Geprüft, Freigabe) in einem EDV-Handbuch sicher?

Ich freue mich auf hilfreiche Lösungen?
Gruß Ike

[Michael]

#42824

Hallo Ike!

Das EDV Handbuch wird nur von einer Person bearbeitet (QMB oder Auditor) Die Mitarbeiter stellen ihm die notwendigen Informationen zur Verfügung, woraus er das QMN Handbuch erstellt. Unter jedem Dokument steht zwar sein Name (er hat es ja erstellt) in der QSV steht dann halt, das die Informationen dazu aus den einzelnen Bereichen kommen. Das läßt sich über Email, Kopien ja Nachweisen. Generell gilt dann, das dass EDV Handbuch immer aktuell ist und für jedermann gültig. Einmal jährlich erhalten die Mitarbeiter eine Liste mit der für Sie gültigen Dokumente. Der Zugriff auf das Handbuch, zum Schutz vor Änderungen, kann ja elektronisch blockiert werden. Natürlich solten dann auch alle Mitarbeiter zugriff auf das Handbuch haben. Ausnahme: Im Betrieb (Fertigung) können die Dokumente ausgedruckt sein. Diese Regelung habe ich schon bei mehreren Firmen so gelebt und bei Audits nie Probleme gehabt.

Gruß
Michael

[Bajoware]

#42829

Hallo Ike,

genau die von Michael beschriebene Vorgehensweise wird auch von mir bevorzugt und gehandhabt.

Viele Grüße
Bajoware

[Melissa]

#42856

Hallo Ike,

wir verwenden XERI.
Der jeweilige Verantwortliche erstellt dabei selbst seine Dokus, dann gehen sie an die Prüfer und werden anschließend freigegeben, verteilt sowie in XERI abgelegt. Die Mitarbeiter können immer auf die aktuellen Fassungen schnell und einfach zugreifen.
Vorteilhaft ist auch die Dokumentation der jeweiligen Änderungen.

Gruß,
Melissa

[ike]

#42862

Hallo zusammen,
vielen Dank für eure wertvollen Tips. Habe noch eine Frage dazu (bin nämlich edv-technisch nicht so fit):
Ist bei euch dann in dem jeweiligen EDV-Dokument der Ersteller/Erstellerdatum, Stand, Prüfer/Prüfungsdatum, Freigabe/Wer hinterlegt und nachvollziehbar? (wie beispielsweise bei den Word-Dokument in den Eigenschaften)

Danke
Ike

[Michael]

#42863

Hi!

In HTML Format hast Du die Möglichkeit. Wenn aber geregelt ist, das nur einer die Dokumente erstellen darf, ist es eh klar. Datum, Revision stehen sowieso im Dokument.

Gruß
Michael

[Autor]

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