Dokumentenlenkung

[Anonym]

#22106

Hallo zusammen.
Ich hätte nochmal eine Anfängerfrage:
Kann man die Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen mit einer gemeinsamen Verfahrensanweisung abarbeiten?
Ich wüsste hier in Teilen auch ein Dokument nicht exakt von einer Aufzeichnung abzugrenzen..
Danke

qm baby

[Anonym]

#41226

Hallo,
die Unterscheidung ist nicht schwer. Es gibt Vorgabedokumente, die beschreiben wie zu verfahren ist und Nachweisdokumente, die Aufzeichnungen von irgendwelchen Ergebnissen einer Arbeit oder einer Prüfung.

[Frank_Hergt]

#41227

Hallo QM Baby!

Abgrenzung:
„Dokument“ = Vorgabedokument. Gibt vor, wie etwas zu tun ist (vom Schraubenfestziehen bis zur Managementbewertung). Unterliegt dem Änderungsdienst, hat ein Gültigkeitsdatum, einen Index und auch ein Datum „Ende der Gültigkeit“ (ergibt sich oft aus dem Gültigkeitsdatum des nächsten Indices.) Außerdem gibt’s eine Aufbewahrungspflicht für einen definierten Zeitraum ab Ende der Gültigkeit.
„Aufzeichnung“ = Nachweisdokument. Belegt, daß etwas getan wurde (von … bis … (s.o.)). Darf nicht geändert werden, hat keinen Index und kein Gültigkeits- sondern nur ein Entstehungsdatum. Unterliegt der Aufbewahrungspflicht für einen definierten Zeitraum ab Entstehungsdatum.

Du kannst natürlich beides in einer Arbeitsanweisung definieren. Da die Vorgehensweisen aber unterschiedlich sind, könnte es einfach praktischer sein, getrennte Arbeitsanweisungen zu schreiben. Letztendlich eint die Dokumentklassen nur, daß es eine Aufbewahrungspflicht gibt.

Klarheiten beseitigt?

Schöne Grüße

Frank

PS: Such‘ Dir bei Gelegenheit ’nen anderen Nick. Du wirst schneller erwachsen, als Du glaubst…

[Anonym]

#41228

Vielen Dank.
Genau die Info brauchte ich.

Ich denke, ich werde den Nick erst wechseln, sobald ich nicht mehr gezwungen bin, mit solchen Anfängerfragen zu belästigen. ;)

Und gleich noch eine:
Wo bekomme ich am Schnellsten die Aufbewahrungsfristen für die einzelnen Dokumentenarten her?

[Frank_Hergt]

#41229

Hallo Qm Baby!

Nur keine Hemmungen mit dem Nick, da hatten wir schon ganz andere Fragen!
Zu den Aufbewahrungsfristen bitte die Suchfunktion (auch nach „Archivierung“ suchen), das Thema kommt immer wieder hoch.

Schöne Grüße

Frank Hergt

„There’s no problem too great for running away from it!“ (Charlie Braun)

[Q-Haut]

#41250

Hallo QM-Baby,

ich hatte auch mal versucht, Dokumentenlenkung und die Lenkung von Aufzeichnungen in eine AA zu packen, habe aber gemerkt, dass das nicht besonders sinnvoll ist. Wie gesagt, es sind völlig unterschiedliche Vorgehensweisen.

Zu den Aufbewahrungsfristen: es ist nicht wirklich sinnvoll, irgendwelche vorgegebenen Fristen zu übernehmen (außer den gesetzlichen natürlich). Setz‘ Dich mit den Abteilungsleitern zusammen und überlegt zusammen, welche Aufbewahrungsfristen für welche Dokumente / Aufzeichnungen für Euer Unternehmen sinnvoll sind. Was für ein großes Unternehmen u.U. wichtig ist, kann für ein kleineres völlig irrelevant sein. Ihr solltet euch nicht mit unnötigem Müll belasten.

Gruß, krl

_______________________
Nach dem Audit ist vor dem Audit

[Autor]

Beiträge