Aufbau Dokumenten- / Ordnerstruktur

[lg-qm]

#21583

Hallo!

Bin neu hier und hab hier schon einiges nützliches gelesen. Folgende Ausgangssituation:

Ich bin seit kurzem (3. April) in einem kleinen Unternehmen beschäftigt, welches mit der ISO-Zertifizierung schon im vergangenen Jahr begonnen hat. Hier hakt allerdings einiges, bzw. versuche ich derzeit das Chaos zu beseitigen. Jeder hat irgendwas gemacht und so wie es ihm gefiel. Sprich es existieren diverse PBs, AAs, FBs ohne das diese gekennzeichnet sind oder einheitlich benannt sind. Und zudem werden alle Dokumente auf den Laufwerken verteilt.

Habt ihr Ideen für eine sinnvolle zentrale Ordnerstruktur? Meine Idee ist derzeit, eine Ordnerstruktur nach den Themen der QMS-Matrix aufzubauen. Klug oder unklug?

MfG,
Lars

Noch ein Zusatz: es geht um ISO 9001:2000 in einer softwareentwicklungsfirma

geändert von – lg-qm on 06/04/2006 14:12:39

[Yipp]

#37759

Moin Lars,

versuche auf dem Server/ Intranet ein Verzeichnis QMS einzurichten. In diesem Verzeichnis kannst Du dann weitere Unterverzeichnisse anlegen (AA, PB, FO etc.).

Als Tipp um weiteres Chaos zu vermeiden, sollten die Dokumente bei einer Stelle eingehen, die für dieses Verzeichnis Änderungsrecht hat. Wenn zu viele Berechtigt sind, entsteht wieder ein „Wildwuchs“.

Sollten dann alle Dokumente in diesem Verzeichnis liegen, beginne mit der Nomenklatur (alphanumerisch).

Bis dann

[Annemarie]

#37766

Hallo Lars,
vor allem ist es wichtig, das diese Dokumente geprüft und freigegeben werden. Zudem sollte es jeden Mitarbeiter klar sein, um was für ein Dokument es sich handelt; spricht also für eine einheitliche Benennung bzw. Dateinamenkonvention. Des Weiteren muss sichergestellt werden, dass immer nur eine gültige Version der Dokumente für die MA greifbar ist. Dies läßt sich am einfachsten regeln, wenn QM-relevante Dokumente zentral verwaltet bzw. als Datei gespeichert werden. Dadurch läßt sich dann auch der Wildwuchs mit den Laufwerken vermeiden. Den MA werden diese Dokumente dann lediglich mit Leserechten zur verfügung gestellt; am besten im Intranet. Das mit der zentralen Verwaltung ist oft kompliziert, deswegen gibt es bei uns mehrere aber wenige Stelle die Berechtigungen haben die Dateien in ganz bestimmte Ordner abzulegen. Jedoch gibt es nur eine Stelle, die dafür verantwortlich ist, die gültige Version im Intranet zu veröffentlich.

Viele Grüße,
Annemarie

[lg-qm]

#37770

ok, ich danke euch schonmal für die Tips. hab das mit dem QMB gerade eben durchgesprochen

[Autor]

Beiträge