QMH und Prozessbeschreibungen

[Ada]

#21530

Hallo,

ich habe den Auftrag, für eine kleine Firma, die kundenindividuelle Software entwickelt, ein QMH zu schreiben. Nach Studium der Norm, Lesen einiger Bücher und Besuch eines halbtägigen Workshops beim TÜV habe ich jetzt 11 Seiten Handbuch geschrieben (Allgemeines, Qualitätspolitik, Aufbau des Unternehmens, Benennung der wesentlichen Prozesse). Der TÜV-Experte empfiehlt, die unkritischen Prozesse wie „Lenkung der Dokumente“ und „Internes Audit“ ins Handbuch selbst aufzunehmen. Seiner Darstellung nach ist das alles ganz einfach, aber schon bei „Lenkung der Dokumente“ fange ich an zu schwimmen. Wer muss welches Dokument prüfen, wer gibt es frei? Muss es jemand unterschreiben? Wie detailliert beschreibt man, wo und in welcher Form die zugehörigen Dateien gespeichert werden?

Entschuldigt bitte die Länge der Anfrage (sie entspricht dem Grad meiner Verzweiflung). Kennt jemand eine Softwarefirma, deren QMH ich über das Internet bekommen kann?

Danke vorab! Ada

[Frank_Hergt]

#37476

Hallo Ada!

In unserem Handbuch steht nur der hierarchische Aufbau der Dokumentation (Handbuch, Prozeßbeschreibungen, Arbeitsanweisungen) und wo man welche Dokumentklasse findet. Der Rest ist in einer darunterliegenden Prozeßbeschreibung geregelt.
Auch was interne Audits angeht, steht nur drin, daß wir welche machen. Der Rest -> Prozeßbeschreibung.
Verweise Deinen „Experten“ bitte auf die Norm, Abschnitt 0.1, erster Absatz, letzter Satz! Und zieh‘ Dir bitte die Norm rein und achte genau auf alles, was da NICHT steht!

Schöne Grüße

Frank Hergt

[Q-Manager]

#37477

Hallo,

anbei mal das Inhaltsverzeichnis unseres Handbuches:

1. Einleitung
1.1 Geltungsbereich
1.2 Grundsatzerklärung
1.3 Zielsetzung
1.4 Inkraftsetzung

2. Systemübersicht
2.1 Normen
2.2 Gesetzliche Regelungen
2.3 Organisation
2.4 Produktpalette
2.5 Prozess-Netzwerk
2.6 Verantwortlichkeiten
2.7 Systemdokumentation

3. Politik, Leitsätze

4. Führungsprozesse

5. Geschäftsprozesse

6. Unterstützungsprozesse

7. Entsprechungen zwischen ISO 9001: 2000 / 14001:2004 und
IMS Dokumenten

Ich würde Dir empfehlen keine explizieten Beschreibungen der Prozesse/Verfahren/Abläufe ins Handbuch mit aufzunehmen. Auch nicht eine Prozessbeschreibung zur Lenkung von Dokumenten und Daten oder zu internen Audits.
Viele Handbücher werden mit solchen Prozessbeschreibungen vollgestopft und keine liest diese dann mehr. Ich bin der Meinung, dass in einem Handbuch nur die Haupt und Teilprozesse aufzuzählen sind und eventuell noch mit einem Satz zu erklären.

Wenn es jemanden dann interessiert wie bei Euch interne Audits ablaufen, dann verweise auf die Prozessbeschreibung. Ein Handbuch stellt für mich ein übergeordnetes Dokument dar, in dem man schnell einen Überblick über das QMS bekommen soll.

Anbei die Regelung wie wir unsere Prozesse freigeben:
Für die Inhaltliche Überprüfung und Freigabe der Prozessbeschreibungen sind die Prozesseigner selbst verantwortlich. Für die formale Überprüfung und Freigabe der Prozessbeschreibungen bezüglich der Norm- und Gesetzesanforderung sowie die Übernahme ins Intranet ist die Abt. IMS verantwortlich.

Zusätzlich habe ich noch eine Freigabematrix von IMS Dokumenten in dieser Prozessbeschreiung – Lenkung von Dokumenten eingefügt.

Grüße

[Ada]

#37500

Danke, Frank und Q-Manager! Ich bin heute nicht in der Firma (bin Mutter von 3 Kindern) und muss gestehen, dass ich die Norm nicht auswendig kenne. Ich werde morgen nachschlagen (vielleicht geht es um die Aussage, dass die Norm nicht vorschreiben will, WIE man das Ganze umsetzt?).

Zu den Prozessbeschreibungen selbst: Ich bin zwar immer noch etwas ratlos, wie die aussehen sollen, aber ich werde weiter forschen.

Grüße, Ada

[QMarc]

#37502

Hi Ada,

schau dir doch mal die Beispielprozessbeschreibung im Q4U-Pool an:
http://www.bb-sbl.de/downloads/vorlagen.html

Für weitere Fragen helfen dir hier alle gerne weiter.

Viel Spass mit den Kids,

QMarc

[Ada]

#37503

Hallo QMarc,

dein Hilfeangebot hat mich sehr gefreut!
Die Beispiel-Prozessbeschreibung habe ich gestern entdeckt, und sie hat mich in ihrer Perfektion ziemlich eingeschüchtert. Ob ich das so für alle Prozesse hinbekomme? Ich werde mich bemühen.

Grüße zwischen Putzen und Kochen, Ada

[Frank_Hergt]

#37505

Hallo Ada!

Richtig geraten :-)
Und was die Prozeßbeschreibungen angeht: Such‘ mal in diesem Forum und in quality.de (vor allem in 2003 und 2004) nach Beiträgen von Martin S. Es kommt nicht auf Perfektion in der Form an. Es kommt darauf an, daß beschrieben ist, was ihr tut und daß die MitarbeiterInnen sich darin wiederfinden.
Übungsbeispiel: Falls die Kurzen schon lesen können: Schreib‘ ihnen eine Anleitung, wie man Eure Spülmaschine korrekt füllt und anstellt. Wenn die das verstehen, hast Du den richtigen Stil gefunden.

Schöne Grüße

Frank Hergt

[Ada]

#37516

Hallo Frank,

danke, dass du mir noch einmal mit kompetenter Information hilfst. Ich werde nach den erwähnten Beiträgen suchen.

Was die Spülmaschine angeht: Das wäre sogar eine Arbeitsanweisung, wenn ich alles richtig verstanden habe, oder? (Und als ob du es geahnt hättest: Die Maschine ist nach dem Mittagessen tatsächlich noch nicht gefüllt worden.)

Ich finde dieses Forum klasse! Ich hätte mir nicht träumen lassen, dass es so viele Menschen gibt, die das alles schon gemacht haben.

Grüße, Ada

[Frank_Hergt]

#37521

Hallo Ada!

Ja, ist natürlich eine Arbeitsanweisung. Prozeßbeschreibungen sind „abstrakter“. Sollten aber, finde ich, genauso verständlich sein.

Und wenn Du wüßtest, was wir wirklich schon alles gemacht haben, würdest Du weinend aus dem QM verschwinden…..

;-( Frank

[evereve99]

#37522

Hallo Ada,

Spülmaschine füllen und anstellen würde ich auch als Arbeitsanweisung einstufen, wie Frank ja bereits sagte.

Die (übergeordnete oder globalere) Anweisung wäre dann bei mir die Verfahrensanweisung „Nach dem Essen Küche in Ordnung bringen“

Diese würde Punkte enthalten wie z.B.
– die Spülmaschine
– Kinder aus Küche bringen und sinnvoll beschäftigen
– Tisch abräumen
– übrig gebliebenes Essen für später aufheben
– falls nötig Küchenboden putzen
– Arbeitsflächen und Tisch abwischen
– Liegengebliebene Dinge wegräumen (z.B. Gewürze, Kochbuch o.Ä.).

Zu den Punkten, die erklärungsbedürftiger sind kann man dann jeweils wieder Arbeitsanweisungen erstellen.

Ich würde allerdings beides als Prozeßbeschreibung bezeichnen, sowohl VA als auch AA haben Input, Ation und Output.

Was meint ihr dazu ?

Gruß

Evereve99

Die eigene Einstellung zur Jagd hängt stark davon ab, auf welcher Seite des Gewehres man sich befindet !

[QMarc]

#37526

Hallo zusammen,

@evereve99:
Ich kann Dir schon zustimmen. In der Regel haben Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen In- und Output und sind meistens auch noch strukturell sehr ähnlich aufgebaut. Letztlich ist die Frage doch, für wen das Dokument erstellt wurde und ob es eher strategisch den Prozess transparenter machen soll bzw. eine konkrete Handlungsanleitung ist?!

@Ada:
Lass dich vom Detailierungsgrad der Prozessbeschreibung nicht einschüchtern. Du solltest für euer Unternehmen das Werkzeug benutzen, was dich weiterbringt (und natürlich dabei die Normenforderungen erfüllen).
Mach es so detailliert, wie nötig aber so „oberflächlich“ wie möglich, will heissen verzettel dich nicht in Details.

Die Erfahrung zeigt: Je umfangreicher und kleinkarierter die Doku, desto weniger wird sie gelesen, ernst genommen und befolgt und desto unsinniger wird ein System von den Mitarbeitern empfunden.

Viele Grüße,

QMarc

____
Unser Kopf ist rund, damit unser Denken die Richtung wechseln kann.

[Ada]

#37536

Hallo an die 3, die sich wieder die Mühe gemacht haben!

Ich werde alle eure Überlegungen in meine Arbeit einfließen lassen. Auch den (so wie ich es verstanden habe) implizit gemachten Vorschlag von Frank, „weinend aus dem QM zu verschwinden“, habe ich in den letzten Wochen schon öfter durchdacht.

Mir ist halt nach 12 Jahren Familienpause (bin Mathematikerin und habe vorher Software entwickelt) das letzte Restchen Selbstvertrauen abhanden gekommen.

Trotzdem: Das Forum hilft! Grüße, Ada

[Q-Haut]

#37552

Hallo Ada,
ich hab‘ sehr gute Erfahrungen damit gemacht, alle Prozessbeschreibungen in das Handbuch zu packen. Gerade für kleinere Unternehmen ist das praktikabel. Man weiß dann sofort, wo man was findet, da alles an einer Stelle abgelegt ist.
Frag‘ doch mal die Geschäftsleitung, was denen am liebsten wäre (Argumente für beide Seiten hast Du ja jetzt).

Mal ehrlich, es schaut eh‘ kaum ein Mitarbeiter ins Handbuch. Ob es dann ein dicker Wälzer ist, in dem alles zusammen gefasst ist oder eine kleine handliche Broschüre, die nichts aussagt, ist dann auch egal. Letztendlich holt man das Handbuch in den meisten Fällen nur raus, wenn was schiefgegangen ist oder wenn man Prozesse überarbeiten will. Sorry, liebe Kollegen, aber das ist meine Erfahrung…

Ich schick‘ Dir per mail mal unsere VA Lenkung der Dokumente. Außerdem ein kleines Flussdiagramm als Beispiel. Hoffentlich hilft’s Dir (wir berufstätigen Mütter müssen zusammen halten ;-)

Viele Grüße,
Kirsten

Das geht auf keine Q-Haut…

[Q-Manager]

#37557

….GERADE DAS IST DOCH DIE HERAUSFORDERUNG AN DAS QMS GERADE DIES ZU ÄNDERN![red][/red]

…und die Dokumente aktuell zu halten und die Aktzeptanz der Mitarbeiter zu erhöhen und nicht nur in die Prozessbeschreibungen reinzuschauen wenn etwas falsch gelaufen ist. Wenn das Kind schon im Brunnen liegt ist es zuspät.

Grüße

[Ada]

#37565

Hallo Kirsten,

ganz herzlichen Dank für deine Mail! Das war sehr hilfreich (und großzügig von dir).

Ausgangspunkt der Diskussion war ja der Vorschlag des TÜV-Beraters, kurze und unkritische Prozessbeschreibungen ins Handbuch selbst aufzunehmen. Ehrlich gesagt wollte ich dem schon deshalb folgen, weil das ein paar Seiten Text bringen würde. Während andere das Problem haben, dass ihr Handbuch „vollgestopft“ wird, kämpfe ich mit dem Gegenteil: Die paar Seiten Text, die ich mir abgerungen habe, finde ich zu wenig für ein „richtiges“ QMH. (Ohne Prozessbeschreibungen sind es 11 Seiten, und davon gehen alleine 4 für Deckblatt und anderen Formalkram drauf.)

Ich werde es tatsächlich der GF zur Entscheidung vorlegen. Dir, Kirsten, und allen anderen noch mal vielen Dank, auch fürs Mutmachen.

Grüße, Ada

[Autor]

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