CHECKLISTEN – Freigeben!

[Metall1]

#21448

Hallo!
Hab mal ne kleine Frage! Wir würden gerne unsere ganzen Checklisten nur in der EDV aufbewahren. Aber wie machen wir das dann mit dem Freigeben? Bei den anderen Dokumenten (Formblätter etc.) benutzen wir zum Freigeben einen grünen Stempel und einen grünen Stift für die Unterschrift. Wie macht ihr das so?

[Michael]

#37027

Hallo!

Ganz einfach, ihr legt fest das nur 2 Leute zugriff auf die Dateien haben. Diese Leute erhalten von den Verantwortlichen die Checklisten. Sollte man auch festlegen wer das ist. Und somit sind alle Listen in der EDV freigegeben. Wird bei uns so praktiziert und akzeptiert.

Gruß
Michael

[Metall1]

#37031

Also könnt ichs auch so machen:
Wir sind nur 4 Personen die mit den Checks arbeiten müssen, und wir 4 sitzen gemeinsam in einem Büro. Die Checks werden bei uns über den Checklistenindex aufgerufen (alles hyperverlinkt!). Ich könnte ja einfach ein Spalte einfügen, wo ich ein Hakerl reinsetz und den Hyperlink mach, wenn die Check freigegeben ist.
Und nicht freigegebene Checklisten haben keinen Hyperlink und kein Hakerl.
Geht das so?
Und den Checklistenindex schütz ich vor Änderungen einfach mittelds Kennwort, dass nur der Berchtigte kennt.
Denk ich da richtig?

[Frank_Hergt]

#37032

Hallo Metall1!

Ja, schon. Letztendlich ist die Anforderung ja nicht, das ganze absolut fälschungssicher zu machen. Es mußt halt im Normalbetrieb sichergestellt sein, daß die freigeben, die freigeben sollen. Eher ein Schutz gegen Übereifer und Schusselei als gegen Sabotage.

Schöne Grüße

Frank Hergt

[Michael]

#37035

Hallo!

Ich denke das ist so i.O. Ich wüßte jedenfalls nicht, was man daran kritisieren sollte.

Gruß
michael

[msb]

#37048

Hallo Metall1,

wir geben alle unsere Dokumente schon seit 1996 ohne jegliche Unterschrift frei. Die Freigabe wird in der Fußzeile dokumentiert über die Stufen: erstellt/geprüft/genehmigt.
Darin sind die Namen enthalten, derer die das jeweils tun. Freigabe erfolgt über die GL, die über die GL-Assistenz die Dokumente in ein Verzeichnis verschieben lässt, in das nur die GL und ihre Assistenz Schreibrechte haben. Der Rest der Firma hat nur Leserechte. Dieses System schont ungemein das Handgelenk der Freigebenden und ist sehr praktisch und seit 10 Jahren zertifiziert.
D.h. wir haben für z.B. Arbeitsanweisungen 2 Verzeichnisse: eines zum Erstellen und ändern und ein Originalverzeichnis, in dem die momentan gültigen Dokumente sind. Dieses System wenden wir an für alle Arbeits-, Verfahrensanweisungen, Checklisten u.v.a.m.
Gruß msb

[metaller]

#37050

Hallo Metall1,
das ganz Zeugs an VA, AA, CL, Vorlagen und so darf bei uns nur von 2 Personen=GF und QMB nach Prüfung auf den Server eingestellt werden. Geregelt ist das über Zugriffsrechte: GF/QMB=Lesen und Schreiben, Rest der Firma=nur Lesen. Die VA dazu sieht vor: „… nur vom Server entnommene Dokumente gelten als freigegeben. Als Ausdruck verlieren diese ihre Gültigkeit als freigegebene Dokumente…“
Gruß metaller

[stucky]

#37066

Hallo zusammen
Ihr solltet nicht vergessen eine Dokumenten Nr. zu vergeben somit brauchen sich nicht soviele Leute damit beschäftigen
Bei Arbeitsanweisungen sollte -erstellt geprüft – freigegeben – stehen
so handhaben wir das – und wenn ein doku mal erweitert wird kann man noch einen Änderugsindex eingeben

[HBH]

#37105

Hi,

seht zu, dass ihr ein Laufwerk bekommt, auf dem nur ihr ausschließlich Schreibberechtigung habt, legt die Dokumente im pdf-Format dort ab mit dem Hinweis auf jedem Dokument, dass es ohne Freigabe von euch nur am Tag des Ausdrucks gültig ist. Zusätzlich würde ich mit entsprechend farbigem Papier arbeiten. Originale sind z. B. immer in hellgrün. In der Datei steht im Hintergrund des Textes ein hellgrünes „Kopie“, das beim Ausdrucken auf jedem Papier außer dem hellgrünen zu sehen ist. Dabei müsst ihr dann aber sicherstellen, dass nur und ausschließlich ihr Zugriff auf das grüne Papier habt.

Grüße

Heike

[Autor]

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