Dokumentenverwaltung

[QMnew]

#21350

Guten Morgen zusammen,

ich beschäftige mich zur Zeit in unserer Firma mit der Einführung eines QM- Systemes – die Grundlagen (Vision, etc.) sind in Bearbeitung – ich möchte jedoch schnellstmöglich die Dokumentenverwaltung regeln : sprich : Welche Art von Dokumenten gibt es (bzw. werden in das QM- System aufgenommen) und wie kann ich diese Benennen. Den vorgesehenen Ablauf der Dokumentenverwaltung habe ich bereits.

Die Bennung der Dokumente sollte so einfach wie möglich gehandhabt werden, d.h. es sollte in Rahmen abgesteckt werden, welche Dok. aufgenommen werden und wie diese zu Benennen sind. Ein Typus weiss ich bereits : FB : Formblatt, d.h. alles was ausgefüllt werden muss – der Rest ist mir noch ziemlich unklar.

Kann mir da jemand von Euch einige Tipps geben, die sich in der Praxis bewährt haben ???

Danke Euch schon einmal im Voraus

Gruss
Hügi

[chris80]

#36484

Die Bezeichnung zu Dokumenten wurde hier schon einmal diskutiert:
https://www.roxtra.com/qm-forum/forum/topic.asp?TOPIC_ID=1395&FORUM_ID=14&CAT_ID=1&Topic_Title=DokuNummer&Forum_Title=Qualit%E4tsmanagement+ISO+9001%3A2000

In ihrem Beitrag vom 12.05.2005 hat kyla DIE DOKUMENTarten mal abgegrenzt: https://www.roxtra.com/qm-forum/forum/topic.asp?TOPIC_ID=1105&FORUM_ID=14&CAT_ID=1&Topic_Title=Vorgabedokumente&Forum_Title=Qualit%E4tsmanagement+ISO+9001%3A2000

Grüsse von der Spree

Chris

[Anonym]

#36486

Hallo Hügi,

in einem QM-System kommt zualleroberst das QM-Handbuch. Dazu kann ich aber nicht viel sagen. Muss zu meiner Schande gestehen, dass ich in Unseres noch nicht einmal reingeschaut hab ;-))
Weiter in der Hierarchie. Danach kommen K2- Dokumente (Systemebene), wie Verfahrensanweisungen (VA’s), ControlPlan, Ablaufpläne-Visio FMEA, PSW…kommt eben darauf an, welche Leistungen in deinem Betrieb erbracht werden, wie euer Kerngeschäft auf Systemebene abgebildet werden kann.
Hierauf folgen die K3-Dokumente (Kernprozeß-Ebene). Das sind Arbeitsanweisungen (AAW’s), Prüfanweisungen (PAW’s) incl. Revisionsstand, die wir z.B. als AAW_QM_01_Rev4.irgendwas abspeichern.
Immer ein Auge auf den Verteilerkreis haben, sonst schwirren nachher alle möglichen Rev-stände im Betrieb rum.
All diese relevanten Dokumente sind hierarchisch und übersichtlich auf einem Laufwerk abgespeichert, sowie in diversen Ordnern als Originalausdruck abgelegt (Auditoren lieben diese Ordner)
Alles mit Revisionsstand und Aushänge- oder Inhaltsverzeichnis gedeckelt.

Viel Spaß ;-))
Harald

Gruß
Harald

[hadi]

#36503

Hallo Hügi,

Dokumentenmanagement ist, genauso wie Qualitätsmanagement, ein unternehmensweites Thema. Von daher passt beides zusammen, aber.. Dokumentenmanagement ausschließlich an den Belangen der Qualtitäter auszurichten währe ein Fehler mit Folgen, die weit in die Zukunft reichen.

Bei dem Thema DMS wollen und müssen ALLE mitwirken dürfen, von der Dokumentenexpertin per excellance, der Chefsekretärin als Hüterin der Ablagen, den Kaufleuten mit GDBdU, der Technik die an Normen gebunden ist (siehe dazu als Beispiel der Elektrotechnik im Anlagenbau das Link:
http://www.igevu.de/normal/normen.htm#kennsyst und dann Überschrift Dokumentationssystematik)
bis hin zum Zerberus im Archiv und natürlich auch diverse Abteilungsleiter, die lieber an der Form als am Inhalt arbeiten. Dabei wirst du auf viele Empfindlichkeiten stoßen, weil aus diesem Kreis immer irgend jemand etwas zurücknehmen muss, was er – weil vertraut – besonders vertritt. Auch der Verweis auf das Große und Ganze wird wenig helfen, weil sein Hemd ihm ja näher als die Jacke ist.

Ich möchte dir damit aber nicht den Mut nehmen, sondern darauf hinweisen, dass hier von Anfang an hohe Ansprüche an deine diplomatischen Fähigkeiten gefordert sind, sonst steht das Ding quer und keiner kann es in den folgenden ca. 5 Jahr mehr gerade rücken.

Nun zum Inhalt: Es gibt Nummerungssysteme, die sich auf Dokumente anwenden lassen. Dabei sollte man zwischen klassifizierenden und identifizierenden Nummerungen unterscheiden.

Klassifizierend ist ein Nummerung in der z.B. ein String aus Abteilungskürzel, Dokumentenklasse, und sonstetwas gebildet wird. Dazu gibt es viele Varianten.

Identifizierend ist eine rein laufende Nummer, die wirklich ein-eindeutig (unique) ist und sonst nichts bedeutet. Sie kennzeichnet das Dokument. Es passen in der Praxis hierzu auch Nummern, die aus dem Datum und einer laufenden Ziffer bestehen (wie in manchen Zeichungsbüchern technischer Zeichner)oder auch einer Nummer vorangestellte Buchstaben, die auf den Ersteller des Dokuments, z.B. einen externen Unterlieferanten, hinweisen.

Wenn der klassifizierende Teil und der identifizierende Teil in einem gemeinsamen String bzw. Datenfeld verwendet werden, spricht man von einer seriellen Nummerung. Werden die beiden Teile hingegen in separaten Datenfeldern gehalten ist das eine Parallelnummer. Soviel zur Theorie, nun zur Anwendung.

Behauptung: Alle seriellen Nummernschlüssel platzen, es ist nur eine Frage der Zeit.

Beispiel: Die Organisationsbezeichnungen ändern sich (habe ich innerhalb von 5 Jahren d r e i m a l erlebt), schon ist der schönste Schlüssel kaputt. Kein neuer Mitarbeiter kennt die fünf Jahre alte Org-Bezeichung.

Also… nur Parallelnummerung, immer!

Den klassifizierenden Teil flexibel halten, d.h. keine starren Hierarchien abbilden – weder die Aufbauorganisation noch irgend eine Handbuchkapitel-Struktur haben darin etwas zu suchen, aber doch mit begrenztem Wertevorrat arbeiten (nur bestimmte, zuvor festgelegte Kürzel aus einem Thesaurus benutzen). Produkt- oder Anlagenstrukturen machen hier Sinn oder auch Prozessbezeichnungen, wenn´s um QMS geht. An manchen eingeführten Systemen, wie z.B. dem Aktentschlüssel der Rechtsabteilung, wirst du nicht vorbeikommen, aber grundsätzlich gilt die Binsenweisheit, das der Schwanz (Handbuchstruktur, Organigramm) nicht mit dem Hund (Prozesse)wedeln sollte. Die Prozesse bleiben, auch wenn dem Hund sein Schwanz :) mal gestutzt wird.

Ich hoffe, das war jetzt nicht zu heftig, sonst viel Spaß mit deinem Doku-Mangement.

Gruß hadi

[goldchili]

#36553

Hallo QMNew,
Was die Nummerierung angeht, würde ich nicht die Prozesszuordnung in die Nummerierung einfließen lassen. Bei uns gibt es einige Dokumente, die mehreren Prozessen zuzuorden wären. Genauso mit QMH Kapiteln (je nach Struktur des QMH). Sinnvoll kann es sein nach Unternehmensbeiechen zu unterscheiden. Wichtig ist letztendlich die eindeutige Identifizierung. Bei produktbezogenen Dokumenten (Prüfanweisungen, etc.) haben wir die Artikelnummer in die Dok Nr. einbezogen. Das ist bei der Dok Suche sehr sinnvoll.
Ein Thema, dass wir auch noch nicht abschließend zufriedenstellend gelöst haben ist die elektronische Verteilung. Wir machen es noch per Papierkopie. Es muss ja sichergestellt werden, dass nur mit den aktuellen Doks gearbeitet wird. Ein Satz dazu in der Anweisung ist meiner Erfahrung nach nicht ausreichend. Und auch FDA sieht das auch so. Wenn elektronisch verteilt wird, muss – sofern relevant -die Software nach FDA (21CFR Part 11) validiert sein.
Gruß
goldchili

[hadi]

#36575

Hallo goldchili,

die Konsequenz der mehrfache Zuordnung eines bestimmten Dokuments zu unterschiedlichen Klassifikationen wurde von dir richtig erkannt, leider ziehts du daraus nach meiner Meinung falsche Schlüsse.

Die Methode der Vergabe von mehreren Parallelnummern mit gleichem identifizierenden Teil und unterschiedlichem klassifizierenden Teil hat Vorteile. Durch diese Referenzierung wird möglich, was in einem linearen Ordnungssystem nur mit Kopien bzw. Verknüpfungen zwischen den Dokumenten hergestellt werden kann. Kopien bzw. Verknüpfungen haben aber den Nachteil, das sie bei Änderungen am Dokument nicht automatisch mit berücksichtigt werden. Die „alte“ Kopie bleibt einfach an ihrem Speicherort ungeändert erhalten und stiften Verwirrung, bzw. die Verknüpfung wird nicht gepflegt, geht unter oder läuft in Leere. Die Referenzierungsmethode bietet den Vorteil, dass ohne weiters Zutun die aktuelle Version für alle im klassifizerten Teil beschriebenen Suchwege identisch vorliegt. Also konkret, wenn dein Dokument (vorausgesetzt es hat den selben Status i.e. Entwurf, Freigegeben, Revisionstand x, usw.) in mehreren Prozessen eine Rolle spielt, dann soll es doch auch im jeweiligen Zusammenhang sicher und möglicht einfach auffindbar sein.
Also ist der scheinbare Nachteil doch eigentlich ein großer Vorteil, oder?

Grüße hadi

[Autor]

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