Verschieben interner Audits dokumentieren?

[schwarzbaer]

#20976

Hallo Ihr da ddraussen,

ich muss doch mal wieder nachfragen: Ich bin als Qualitätsmanagerin seit 1.12. in meiner neuen Firma. Die Stelle war quasi seit 5 Monaten verwaist. Im Januar steht ein ISO 9001 Überwachungsaudit an.

Meine Vorgängerin hatte für dieses Jahr einen Sack voll interner Audits geplant, aber bei ihrem weggang noch keines durchgeführt. Was mich, wegen der Kürze der verbleibenden Zeit, zu folgenden Fragen führt:
1.) geplant waren die Audits fast alle für Q3 – dokumentiere ich die Verschiebung im Auditplan oder nur in den einzelnen Auditberichten?
2.) muss ich die internen Audits bis zum Audit alle durchziehen? Oder kann man auch begründet auf’s nächste Jahr vertagen?
3.) wie lang macht Ihr Eure internen Audits? Meine Vorgängerin hat riesige Fragenlisten erstellt, wenn ich die abarbeiten soll, bin ich mit jedem internen Audit einen halben Tag nur mit Fragen stellen beschäftigt. Ich kenne das eher so, daß man die wichtigsten Punkte abfragt, Dauer max. 1,5 bis 2 h. Spontane Audits eher noch weniger Fragen und noch kürzer. Wie seht Ihr das? Und vor allem, wie sehen die Jungs vom TÜV das?

Vielen Dank schon mal für Eure Antworten!

susanne

[Harm]

#34435

Zum Anfang: Good Luck :-))

zu 1.
Ich würde Sie im Auditplan dokumentieren, da es sich um extreme Verschiebungen handelt (wenn es nur ne Woche oder so wäre who cares)
zu 2.
das kommt darauf an, wann die letzten Audits tatsächlich durchgeführt wurden; sorry, aber mehr kann ich dazu im Augenblick nicht sagen ;-))
zu 3.
Was meinst du mit einem Audit ?
Ein Bereich, ein Prozess, das gesamte Unternehmen ?
Für einen Bereich/Prozess kann es nur eine Stunde, aber auch mehrere Stunden sein. Für ein Unternehmen je nach Grösse auch Wochen ;-))
Ich gehe nie mit einer Fragenliste in ein Audit, ich mache mir Stichpunkte und kenne die Anforderungen -> me hatte noch nie Probleme damit beim Zert.-audit
Ich habe aber auch schon andere Geschichten gehört, aber da ich sie nicht live mitgemacht habe möchte ich keine Gerüchte
verbreiten

Just my 2 cents

[QMarc]

#34455

Hallo Susanne,

ich kann mir vorstellen, dass Du gerade in Arbeit erstickst. Deswegen von mir der folgende Tipp:

Es gibt keine Normenforderung, die dir vorschreibt, dass Du alle Prozesse zwischen Überwachungsaudits auditiert haben musst.

Mach also einfach ein Audit entlang der Wertschöpfungskette/dem Kernprozess. Dafür kannst Du dann sinnvollerweise die Frageliste deiner Vorgängerin als Informationsmittel für dich vorneweg benutzen (und nicht stur abarbeiten). Ich würde mir so viel Zeit nehmen, wie Du brauchst und Du hast den Vorteil, dabei die Firma besser kennenzulernen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Du quasi ein externer Auditor (nicht betriebsblind) bist und vielleicht auf ganz ungewöhnliche Ideen kommst, die bisher nie gefragt/hinterfragt wurde. Vielleicht entdeckst Du dabei die eine oder andere Schnittstelle, die es sich auch zu hinterfargen lohnt.

In diesem Sinne viel Erfolg,

viele Grüße

QMarc

P.S: Nachtrag zur Frage 1: Aus dem vorher Gesagten, würde ich Dir empfehlen, einen eigenen für dich geeigneten Auditplan zu entwerfen.

__________________________
Wer noch nie einen Fehler gemacht hat, hat sich noch nie an Neuem versucht.
(Albert Einstein)

geändert von – QMarc on 07/12/2005 08:53:05

[QMKrause]

#34458

Hallo Susanne,

warum nimmst Du nicht erstmal Kontakt zu Eurem externen Auditor auf und stellst Dich vor und erläuterst die Situation. Für das Überwachungsaudit spricht man doch normaler Weise die Planung gemeinsam durch. Falls Du das nicht vor hast, würde ich auch versuchen den Kernprozess und die daran beteiligten Abteilungen zu auditieren. Verschiebungen würde ich im Plan festhalten. Beim Audit würde ich mich nur grob an den Fragen der Vorgängerin orientieren und lieber auf den Prozess konzentrieren. Hast Du denn Einblick in alte Auditberichte, die Dir ein wenig Einblick in die Abläufe oder mögliche Schwachstellen geben?

Grüße, Bettina

[QMarc]

#34461

Hallo Susanne again,

kleiner Nachtrag:
Mach Dir keine Sorgen um Euer Audit, denn die Erfahrung zeigt, dass externe Auditoren mit Deiner Situation eher „Mitleid“ haben und jede Anstrengung zu honorieren wissen.

Meine Vorrednerin hat es auf den Punkt gebracht. Rede mit dem Auditor und da wird dir geholfen.

Viele Grüße

QMarc

[IsoMan]

#34506

Hallo schwarzbaer,

mach bloss keine Riesenaktion daraus. Ich würde es folgendermaßen angehen:

1. Checke, ob die Dokumentenlage iO ist.
2. Greif dir einen Standardartikel raus und auditier entlang der gesamten Kette – also von Kd-Anfrage/Auftrag über Realisierungsschritte bis zum Auslieferungsprozess. Dabei kannst du neben den Kernprozessen auch einen Großteil der „Dienstleistungsprozesse“ mit abchecken. Etwas anderes macht euer Auditor auch nicht. Weiterhin kannst du dann mit einer kurzen Standard-Frageliste arbeiten (=Zeitersparnis).

Dazu benötigst du für diese Startphase (das Jahr hat halt nur noch ein paar Tage) keine detaillierten Auditplan mehr (bitte entspr. begründen) und du kannst ganz einfach entlang der Norm auditieren, ohne bereits in die Detailregelungen abzutauchen. In dieser Weise habe ich vor einigen Jahren bei meinem neuen Arbeitgeber angefangen und dabei dann erlebt was Q-mässig wirklich läuft oder nicht.

Viel Erfolg – IsoMan

[Bajoware]

#34512

Hallo Schwarzbaer,

ich denke, das meiste wurde schon gesagt. Schau, dass Du in diesem Jahr noch „irgendwie“ ein internes Audit durchziehen kannst. Meines Wissens ist es nirgends beschrieben, wieviele Audits Du zu machen hast. Wichtig ist nur, dass das Management noch ein Management-Review macht. Die eventuell daraus resultierenden Maßnahmen müssen ja nicht komplett bis zum Überwachungsaudit umgesetzt sein (Terminplan/Projektplan hierzu nicht vergessen). Weiter hilft Dir beim Audit auch, wenn Du für 2006 schon einen Auditplan vorlegen kannst. Vergiss auch nicht für die Schulung/Qualifizierung möglicher weiterer interner Auditoren zu sorgen.

Viele Grüße
Bajoware

[Qplius]

#34522

Hallo Susanne,
noch ein kleiner Tip zur Planung von Audits in einem QM System nach 9001:2003.
Je nach Organisationsstruktur ( z.B. mehrere Produktlinien mit getrennten Verantwortlichkeiten) kann es sinnvoll sein, spezifische Kapitel der Norm nur in einem Teilbereich der Organisation zu auditieren. Wichtig ist, daß Du im Rahmen deiner Auditdurchführung sicherstellst (z.B. durch eine Planungsmatrix ISO-Kapitel / Dienststellen), daß alle relevanten Kapitel einmal auditiert wurden um eine „Gesamtbewertung“ über der QM-System zu ermöglichen. Durch diese Vorgehensweise erreichst Du eine höhere Effizienz und die Audits werden im allgemeinen wesentlich kürzer und aktiver. Ich stimme ebenfalls Harm bzgl. einer Frageliste zu. Ich gehe davon aus, daß Du eine Auditorenausbildung hast. Dann vertraue mal deinem Bauchgefühl. Die wichtigen Fragen sind sowieso durch die Auditsituation bedingt und somit im Vorraus „selten“ planbar.

Grüße
Reiner

[schwarzbaer]

#34543

Danke für die Tipps. Dann werde ich mal loslegen. Ein Audit entlang der Norm werde ich schon noch schaffen…

Leider hat es auch noch eine noch nirgendwo dokumentierte Organisationsänderung gegeben (2 Abt. zusammengelegt), die Prozesse und Verfahrensanweisungen sind so na ja… Da habe ich noch einiges zu tun.

Also, Gruß + Dank nochmal,

schwarzbaer
(die wohl demnächst in Arbeit ersaufen und deshalb hier nicht mehr vorbeischauen wird bis zum Januar)

[IsoMan]

#34548

Hallo,

Organisationsänderung -> Änderung im Organigramm, somit auch Handbuch und ggf. in einigen Unterdokus (PB`s, Schnittstellenbeschreibungen usw.). Das ist dann schon etwas Arbeit!

Ich denke, diese Maßnahmen sollten oberste Priorität haben, da ein Auditor (ich bin auch so ein komisches Exemplar) sein Audit ja immer mit der Frage startet, was hat sich denn seit meinem letzten Besuch geändert.
Dabei bitte auch an die entspr. Eingliederung deiner Person und eine saubere Beauftragtenbestellung denken (geht manchmal in der Hektik unter!).

Viel Erfolg!

IsoMan

[Autor]

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