Auditkriterien für interne Systemaudits

[Q-Manager]

#20401

Hallo*,

welche Kriterien, mit denen man die Ziele der Audits messen kann würdet Ihr für ein internes Systemaudit festlegen?

Meiner Meinung nach kann ich beispielsweise nicht als Kriterium festlegen die Beanstandungsquote auf 0,1% zu senken. Meiner Meinung nach kann ich als Kriterium nur festlegen die Durchlaufzeit der Beanstandungen zu ermitteln oder auch festzustellen ob alle Beanstandungen aufgenommen und ausgewertet und hieraus Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet werden.
Weiter wäre für mich ein Kriterium die Lieferantenbeurteilung. Ob diese Effektiv ist und ob die daraus entstandene Beurteilung des Lieferanten einen Nutzen für die weitere Lieferantenbeziehung erbringt.

Ich wäre an Eueren Vorstellungen zu Kriterien für ein internes Systemaudit interssiert.

Vielen Dank!

[QMarc]

#31113

Hallo Q-Manager,

sorry, aber irgendwie stehe ich auf dem Schlauch. Wieso müssen bei Audits messbare Ziele/Kriterien vorhanden sein?

Audire kommt von Zuhören, d.h. ich schaue, ob der Prozess der Dokumentation entspricht, bestimmte Fehlerhäufigkeiten auftreten (eventl. Änderung des Prozessablaufs) und die notwendigen Aufzeichnungen geführt werden etc..

Vieles davon ist nicht messbar. Auch die Durchlaufzeit für Beanstandungen halte ich für denkbar ungünstig. Von einfachen Abweichungen (5 min.) bis hin zu gründlichem Prozessdesign kann hier alles dabei sein.

Hilf mir bitte auf die Sprünge, falls ich Dich nicht richtig verstanden habe.

Zum Thema Lieferantenbeurteilung gab es hier schon diverse Postings. Guckst Du Suchfunktion.

Gruß aus dem warmen sonnigen Norden
QMarc

[Loretta]

#31123

so ganz versteh ich es auch nicht…
Bei Audits ist das ZIEL (!) immer 100%, wie bei Qualität „zero defects“
Jaaaaa jetzt der Aufschrei der Praktiker…
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fertig? Nein?
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Wenn Du dich mit weniger zufrieden gibst, verschenkst du möglicherweise Potential – Du wirst es nur nie erfahren, weil du beispielsweise, mit 3% Ausschuss kalkuliert hast und somit mt deinen (angenommen) 2,2 % schon richtig gut Geld verdienst.
NUR: a) mit 0% würdest Du noch viel mehr Geld verdienen und b) bist Du mit dieser Kalkulation irgendwann nicht mehr wettbewerbsfähig. Daher Ziel „Zero“ oder „Alles Richtig“ und „ständige Verbesserung“

Also kann das Ziel „Beanstandungsquote auf 0,1 senken“ nur ein Zwischenziel sein. Ein Messkriterium kann es sehr wohl sein. Ob es ein brauchbares ist müsste näher betrachtet werden.

Messbare, nicht subjektiv zu beurteilende Kriterien (Ziele) sollten möglichst für jeden Unternehmensprozess gesucht und gefunden werden. Gut.. geht nicht überall. Aber mit ein wenig Kreativität und Hirnschmalz lassen sich auch Dinge wie Kommunikationsverhalten des Lieferanten, relativ gut bewerten.

In Deiner Form, wäre die Beanstandungsquote ein Indikator (von vielen) für Deine Qualität.
Die Durchlaufzeit zur Beantwortung der Beanstandung, ein interner Indikator für die Kundenzufriedenheit (!) und die Erfüllung der einzelnen Unternehmensprozesse, ein Maßstab für die Wirksamkeit des (Q)Systems, besser „der auf nachhaltige Ertragsoptimierung des Unternehmens, unter Berücksichtigung aller Beteiligenten, ausgerichteten Geschäftsprozesse. (MA, Umwelt, Anlieger ect.. EFQM läßt grüssen)

Eine Kennzahl für den Nutzen der Lieferantenbewertung.. ja da muss ich selber grübeln..
Schwerlich..schwerlich.. zu indirekt..
mal gesondert hier diskutieren.. ich mach mir jetzt ein kaltes Weizen auf ;-)

—
Ars longa, vita brevis.
Die Kunst ist lang, das Leben kurz.
Gilt nach wie vor – auch im QM ;-)
—

[Q-Manager]

#31130

… kurz um… der Leitfaden für Audits von QMS – 19011-2002 spricht von Zielen und Kriterien für Auditsvon QMS.

Daher interessierten mich Euere Meinungen zu Kriterien von internen Systemsaudits.

Grüße

[stephan_35]

#31132

Ziele ja, aber auch messbar?
Für uns als Zertifizierer ist das Ziel, das der Kunde das Zertifikat bekommt.
Intern haben wir das Ziel Missstände aufzudecken, aber Messbar?

Es kann nicht um das Ergebnis des Audits gehen, höchsten um die Durchführung. Termine, Dauer, Einbeziehung von Personen usw.

Auch kann es kein Ziel sein, eine bestimmte Anzahl von Findings zu bekommen (manche haben das zwar noch nicht so ganz verstanden)

Ein Ziel könnte die Zeit für die Erledigung der gefunden Unzulänglichkeiten sein. Berücksichtig werden muss dann aber die Schwere. Hie könnte man sehen ob man im Laufe der Zeit die Mängel schneller abstellen kann.

Ich muss zugeben obwohl die Audits mein Tagesgeschäft sind, ist das ein wirklich interessante Frage, die mich sicher noch einige zeit beschäftigen wird

Gruß Stephan

[Q-Manager]

#31133

Für jeden Prozess sollte es messbare Ziele geben. Auch wenn diese sich nicht immer quantitativ erfassen lassen, so sollte versucht werden anhand von Vergleichen und Referenzen diese Ziele zu überprüfen.

Herunter gebrochen für den Teilprozesses – Interne Audits unter dem Hauptprozess Messen Analysieren und Verbessern – habe ich die Messgrößen:
1. die Anzahl von kritischen Abweichungen
2. die Anzahl der Verbesserungsmaßnahmen die während der Audits festgestellt werden (hier mindestens 2 pro Audits)
festgelegt.

Ziele und Kriterien des Auditprogramms (das ich nach dem Leitfaden 19011 als übergeordnetes Programm von Audits verstehe) werde ich für das nächste GJ wie folgt definieren:

1. Kundenbeanstandungen
Festzustellen ist, ob der Teilprozess der Beanstandungen alle Beanstandungen erfasst. Des Weiteren ist die Durchlaufzeit der Beanstandungen zu ermitteln.

2. Verbesserungsmaßnahmen
Die Wirksamkeit der eingeleiteten Verbesserungsmaßnahmen ist im laufenden Geschäftsjahr zu prüfen. Festzustellen ist, ob hierbei die richtigen VBM ergriffen worden sind und in welchem Umfang diese zur Verbesserung des QMS beigetragen haben. Weiterhin ist die Anzahl der VBM im laufenden Geschäftsjahr den des vorherigen Geschäftsjahr gegenüberzustellen.

3. Lieferantenbeurteilung
Es ist zu prüfen, ob die Lieferantenbeurteilung eine ausreichende Basis zur Beurteilung der Qualitätsfähigkeit der Lieferanten leistet. Die Beurteilung der Lieferanten ist anhand des Warenwirtschaftssystems (vorzugsweise SAP/R3) umzusetzen.

4. Akzeptanz der Mitarbeiter zum beschriebenen QMS
Stichprobenartig ist zu ermitteln, wie die einzelnen Mitarbeiter die Prozessbeschreibungen des QMS annehmen und diese umsetzen. Die jährliche Anzahl der Zugriffe auf die Prozessbeschreibungen im Intranet sind im laufenden Geschäftsjahr zu erfassen.

5. Erfüllen der Normanforderungen der ISO 9001-2000
Während der internen Systemaudits ist zu überprüfen, ob die Normanforderungen der ISO 9001:2000 durch das beschriebene und umgesetzte QMS erfüllt werden.

6. Interne Audits
Die aus den internen Audits festgestellten kritischen Abweichungen sind zu ermitteln und den des vorherigen Geschäftsjahres gegenüber zustellen. Ziel der internen Systemaudits ist es wenn möglich für jedes durchgeführte Audit zwei Verbesserungsmaßnahmen zu ermitteln.

Am Ende des Geschäftsjahres werden diese Ziele gemeinsam mit der GL überprüft und weitere neue für das folgende GJ festgelegt.

… ich wünsche noch einen schönen sonnigen Sonntag….

[QMarc]

#31135

Hallo Q-Manager,

selbst auf die Gefahr hin zu wiederholen, was die anderen auch schon angemerkt haben:
Messgrößen machen nur dort Sinn, wo sie auch zur Verbesserung führen.

Zu den Messgrössen interner Audits gehören selbstverständlich die Anzahl von Abweichungen und vorgeschlagenen Verbesserungsmaßnahmen. Bloss scheint es bei Dir keinen Prozess zu geben, der wirklich rund läuft. Wie soll man sich sonst die Forderung nach mindestens zwei (??) Verbesserungsmaßnahmen erklären. Kann es sein, dass Du hier überregulierend eingreifen willst?

Ist das Auftreten von kritischen Abweichungen eine gute Bewertzungszahl für Audits? Ich meine: Nein! Denn es verführt dazu, überkritisch zu sein oder genau im Gegenteil, unkritisch zu sein. Das ist doch genau der Punkt, der bei externen Auditoren immer kritisiert wird. Die wollen oft auch nur Abweichungen um ihrer eigenen Meinung willen.

Das gehäufte Auftreten von Abweichungen kann strategisch selbstverständlich von Interesse sein, um die Wirksamkeit des QMS zu beurteilen und sollte von den Managementbeauftratgen kritisch beachtet werden (Immer beim gleichen Prozessbesitzer? Gleichmässig in der gesamten Firma?). Als Kennzahl für die Effektivität von Audits halte ich sie für denkbar ungünstig.

Zu deinen Zielen und Kriterien des Auditprogramms kann ich nur sagen: Die Punkte, die Du genannt hast sind eigentlich nach meinem Verständins selbstverständlich. … bis auf das Ziel mit den zwei Verbesserungsmaßnahmen ;-).

Gruß aus dem Norden (regnerisch, windig, ca. 20 Grad)

QMarc

[stephan_35]

#31136

Ich hätte noch ein Ziel:

Möglichst viel der tatsächlichen Abweichungen beim Audit zu finden.

Aber wie messe ich das?

Eine Idee:
Wenn später (nach dem Audit) Abweichungen im Ablauf oder beim Produkt auftreten, könnte auch untersucht werden, ob diese Abweichung bei den Audits hätte mit erkannnt werden können/müssen. Die Anzahl der erkennbaren aber nicht erkannten Abweichungen könnten der Q- Meßwert sein. Verbessungen wären, die Audits so zu ändern, dass bisher bei Audits nicht erkennbare Abweichungen in Zukunft erkannt werden (siehe auch Sarbane oxley;www.sarbanes-oxley-forum.com)
In den USA wurde festgestellt dass trotz Überwachung Börsen notierte Firmen überraschend Pleite gingen und als Verbesserung wurden GESETZLICH!!! zusätzlichen Audits (der Finanzen eingeführt)

Der Aufwand ist allerding sehr hoch.

Gruß aus dem schönen Bad Salzdetfurth, wo trotz Regen im Solebad über 30 Grad Wassertemperatur sind :-)

[Q-Manager]

#31137

… zu der Anmerkung von QMarc:

Ich bin der Meinung das bei jedem Audit von Prozessen Verbesserungspotenzial dieser auditieren Prozesse vorhanden ist. Ich habe noch kein Audit durchgeführt in dem nicht zumindest auch Verbesserungen gemeinsam mit den Prozesseigner ermittelt und umgesetzt worden sind.

Meiner Meinung nach ist der Prozess der Ständigen Verbesserung, der in guten QMS ein eigenständig beschriebener Prozess ist, einer der wichtigsten Prozesse des QMS.

Noch einmal zu den Zielen von Auditprogrammen, zitiert aus einer Studienunterlage:

„…die oberste Leitung formuliert die Ziele für das Auditprogramm. Die für die Bewertung der Zielerreichung erforderlichen Kriterien legt sie ebenfalls fest. An ihnen ist die Wirksamkeit des QMS zu messen. Die gewählten Kriterien geben gleichzeitig wieder, welche Erwartungen die GL an das QMS stellt….“

Der Leitfaden 19011 sagt hierzu:

Für ein Auditprogramm sollten Ziele festgelegt werden, um die Planung und die Durchführung von Audits zu lenken. Diese Ziele können auf folgendem beruhen:

a) Managementprioritäten
b) kommerzielle Absichten
c) Managementsystem – Anforderungen
d) Gesetzliche, behördliche und vertragliche Anforderungen
e) Erfordernisse der Lieferantenbeurteilung
f) …..

[QMarc]

#31138

Moin Q-Manager,

you are right! Natürlich sollen im Auditprogramm Ziele festgelegt sein. Damit demonstrierst Du die Intention deiner Audits. Wenn die mssbar sind, umso besser (IMHO eher selten).

Das Audit dient aber dazu, die Prozesse zu überprüfen und da Du das Ergebnis nicht kennen kannst, halte ich es für wenig sinnvoll vorher Verbesserungspotential zu fordern! KVP ist wichtig und natürlich auch gefordert, aber bei jedem Audit 2 Verbesserungsmaßnahmen – nee, wohl
eher nicht.

Zwei Beispiele:
1. Was machst Du denn, wenn Du feststellst, dass ein Prozess im ganzen nicht gut läuft. Prozessdesign = 1 Verbesserungsmaßnahme oder alle Einzelschritte = ca. 10 Maßnahmen?

2. Was sind denn die 2 Verbesserungsmaßnahmen im Prozess Dokumentation (= Managementsystem)? Die Aufbewahrungszeit für Aufzeichnungen wird von 5 auf 6 Jahre erweitert und der QMB unterschreibt bei Freigabe mit rot anstatt mit blau? ;-)

Diese Anmerkungen nur, um meine Zweifel zu demonstrieren.

Gruß aus dem Norden

QMarc

[mr.iso]

#31139

Hallo Q-Manager,
ich denke nicht dass es angemessen, geschweige den von Nöten ist, einen Prozess der selbst schon der Überprüfung (in diesem Fall des QM-Systems) dient, nochmals überprüfen zu wollen.
Am Ende könnte man ja dann auf die Idee kommen jeden Überprüfungsprozess zu überprüfen und dann käme man wohl nie zu einem Ende…

————————————————–
wenn dir das leben zitronen serviert, mach einfach limonade daraus

geändert von – mr.iso on 01/08/2005 13:45:08

[Frank2000]

#31146

Hallo zusammen,

„ich denke nicht dass es angemessen, geschweige den von Nöten ist, einen Prozess der selbst schon der Überprüfung (in diesem Fall des QM-Systems) dient, nochmals überprüfen zu wollen. „

Obwohl ich von QM keine Ahnung habe, kann man diesen Satz so nicht stehen lassen. Selbstverständlich muss ein Gefühl dafür existieren, ob ein internes Audit gut oder schlecht ist. Sonst könnte ja ein internes Audit auch darin bestehen, alle zu Kaffee und Kuchen einzuladen. ;-)

Im Moment existiert bei uns -schlagt mich bitte nicht- ein ganz klares Ziel: die internen Audits sollen sicherstellen, dass die ISO-Audits bestanden werden.

Wenn in ein oder zwei Jahren alles rund läuft, dann schraube ich auch die Ansprüche hoch.

Stephans Ansatz ist theoretisch hervorragend, aber wohl kaum praktikabel. Der andere Ansatz, „X Abweichungen“ zu finden, ist zu starr. Wenn es keine Abweichungen gibt – na, ist doch super. Ich muss hier sowieso jede Menge Widerstände brechen.

Und wenn es 10 Abweichungen gibt – dann muss ich alle in den Griff kriegen.

Mein Ziel ist klar formuliert: folgendes ISO-Audit bestanden -> vorgehendes internes Audit war gut. Aber wie kann ich das bereits abschätzen, bevor das externe Audit stattgefunden hat?

MfG Frank

[Autor]

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