QM-Forum › Foren › Qualitätsmanagement › E-Mailing verbindlich?
E-Mailing ist ja eine sehr gute Möglichkeit schnell und ohne allzugrossen Aufwand Informationen weiterzugeben, sowie Dateien, Berichte und sonstige Anlagen anzuhängen. Leider ufert inzwischen die Mitteilungswut verschiedener Mitarbeiter aus. Man erhält Nachrichten, welche von den Verfassern an einen möglichst grossen Verteiler weitergegeben werden, nur um sich abzusichern (…. ich habe Sie ja mit e.mail vom …. informiert).
Wie ist es aber mit der Verbindlichkeit der übermittelten Informationen?
Kann ich als Absender davon ausgehen, dass der Empfänger, nachdem er den Erhalt bestätigt, die Nachricht auch zur Kenntnis genommen hat?
Wie verhält es sich, wenn der Empfänger wegen Überlastung verschiedene Mitteilungen ungelesen löscht? (z.B. weil nach dem Urlaub ca. 200 Mails im Briefkasten sind).
Bin ich verpflichtet eine erneute Mitteilung zu geben, wenn ich erkenne, die Mails wurden ungelesen gelöscht?
…. übrigens gäbe es das gleiche Problem, wenn ich die Mitteilungen mit normaler Post oder Hauspost weitergeben würde, nur da geht man davon aus, dass sie der Adressat erhalten und zur Kenntnis genommen hat. Eine Rückmeldung, dass sie ungeöffnet im Papierkorb landen erhält man nicht. Allerdings werden solche Mitteilungen wegen des erhöhten Aufwandes nicht in so großer Menge und an keinen so großen Verteiler weitergegeben.
Mich würde Eure Meinung zu diesem Thema interessieren
Lothar
Hallo Lothar,
ich hatte mal das gleiche problem – ein verkäufer wollte einfach nichts von 9001
und vorallem mir wissen. Habe es dann über
AA geregelt, mit zusatz der betrieblichen
oder persönlichen konseqenzen. Ist zwar hart,
hat aber geholfen :-)
So ich gehe jetzt in den URLAUB,
schönen Gruß aus dem Sauerland
Rudolf
AnonymHallo Lothar,
eine schöne und fast zumfassende darstellung der Problematik von Push-Kommunikation. Mein Prof wäre beglückt gewesen ;-)))
Aber im Ernst:
Ich finde, Du sagste es völlig richtig, die Problematik liegt, wie bei jeder anderen Schriftkommunikation darin, daß nicht nachverfolgt werden kann, ob der Empfänger da Schriftstück auch gelesen hat. Böse könnte man auch argumentieren, daß ja das Loesen an sich nichts bringt, man müsste eigentlich nachweisen, daß der Empfänger das geschriebene auch verstanden hat…..
Was einen NAchweis dern Kenntnisnahme angeht, so würde ich, wenn dieses bei Euch zu einem Problem geworden ist bzw. wird, zu einem gepflegten CMS raten, also von der Push zur pull Kommunikation. Wichtige Dokumente sollten eh vernünftig gepflegt und zugänglich gemacht werden, und anstatt ein Dokument auf zig Rechner zu Mailen, kann man es auch in einem zentralen Repository halten. dann kann man auch loggen, wer ann darauf zugegriffen hat und wen jemand seiner Informationsbeschaffungspflicht nicht nachkommt, kann man ihm auch eine Erinnerungsmail oder Einen rüffel schicken.
Was das „viel Hilft viel“ versenden mit der Gießkanne einiger Zeitgenossen angeht, o würde ich Rudolfs ratschlag folgen. Sowas kann auch in die Mitarbeiterbewertungsgespräche infließen.
grüße,
Tim
