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Hallo an Alle!
Bei unserem Zertifizierungsaudit wurde uns vom Auditor empfohlen, ein strukturiertes Änderungsmanagement aufzubauen.
Wir wissen allerdings nicht so genau, wie wir dieses Thema angehen sollen und was wir beachten müssen.
Hat jemand Erfahrungen damit und kann mir einige Tipps dazu geben?
Ich habe schon mal im Internet gegoogelt, aber meist nur Software-Angebote dazu gefunden.
Über Tipps und Infos würde ich mich freuen
Danke schon mal vorab.
Gruß
Manuela
AnonymHallo Manuela,
Dokumenten- oder Prozessänderungsmanagement?
Zu Dokumentenänderungsm.:
Richtilinien und Verfahrensweisen wie Dokumente Formuleirt, in Kraft gesetzt und distribuiert werden.
zu Prozess-:
also für mich bedeutet ein strukturiertes Änderungsmanagement das planmäßige führen, pflegen und Auswerten eines „Problemprotokolls allgemein“ und die ebenfalls geregelte Ableitung von Maßnahmen aus den Inhalten dieses Protokolls sowie die Überprüfung der Wirksamkeit der in der Vergangenheit beschlossenen Maßnahmen.
Änderungsmanagement in der Entwicklung hatte ich als Prüfungsthema in der mündlichen QM-Prüfung und habe bestanden. Also wenn es sich um die Entwicklung dreht kann ich mal was zusammenfassen.
Hallo!
Danke für Eure Antworten
Zur Erklärung:
Dem Auditor waren unsere Prozess- und Dokumentenlenkung nicht strukturiert genug. Es war für ihn nicht nachvollziehbar, wie und warum wir eine Änderung vorgenommen haben. Die Dokumentation hierfür hat ihm gefehlt. Gleichzeitig bemängelte er, dass nicht klar hervorgeht, wer die geänderten Dokumente bzw. Formulare erhält, auf welchem Weg und ob den Personen die Änderungen bekannt sind.
Gleichzeitig steht folgende Frage im Raum: wie kann ich sicherstellen, dass nur das neueste Dokument / Formular benutzt wird?
Das, was ich ihm zeigen konnte, war die Dokumentenlenkung der Verfahrensanweisungen. Hier habe ich für jede einzelne Anweisung eine Datei angelegt, die gefüllt wird mit dem Revisionsstand des Dokumentes, des Änderungsgrundes sowie dem Termin der Ungültigkeit und der Aufbewahrungsfrist. Das liegt nur in elektronischer Form vor und ist ein normales Word-Dokument.
Für die anderen Formulare und Dokumente, die wir noch nachzuhalten haben, ist dieses Vorgehen zu aufwändig. Ich wäre nur noch dabei, Dateien zu pflegen.
Ich müsste also etwas haben, mit dem ich alle Dokumente und Formulare aller Bereiche leicht handeln könnte.
Hier bin ich allerdings mit meinem Latein am Ende.
Eine neue zusätzliche Software würde ich ungern einsetzen.
AnonymHallo Manuela,
das könnte man mit einer entsprechenden Logik von Schreibrechten in bestimmten Netzwerkordnern hinbekommen.
Also:
Generell sind Prozesserantwortliche (PV) nicht berechtigt, Dokumente mit Vorgabecharakter (AAs und VAs) in Kraft zu setzen, dazu ist jeweils eine Legitimierung von Oben notwendig.
Also erstellt der PV einen Vorschlag, dieser wird in einen Ordner eingestellt (als .doc, also bearbeitbar), in dem nur er Schreibrechte hat und der „Inkraftsetzungsberechtigte“ Leserechte. Der Inkraftsetzungsberechtigte öffnet die Datei, überarbeitet sie ggf. und, wenn er sie in Kraft setzen möchte, speichert er sie in dem Ordner, in dem sich die zuvor geltende befindet. Damit ist die neue Version in Kraft und die alte sollte vorher archiviert sein.
Eines noch: Ich empfehle dringend, Dokumente mit Vorgabecharakter ausschlißlich als .pdf Dateien zu speichern.
Schöner ist allerdings eine Lösung mit einem vernünftigen CMS, das ist gar nicht sooo teuer und auf lange Sicht kann man mit dem CMS ne ganze Menge mehr erreichen, z.B. anonymisierte Mitarbeiter- und Kundenbefragungen, ein vernünftiges Schwarzes Brett, u.v.m. bis hin zur Pflege der Website.
Grüße,
Tim
Hallo Tim!
Vielen Dank, das hat mir weitergeholfen. Ich werde mal sehen, was sich bezüglich des CMS machen lässt. Wir haben nämlich sowas im Einsatz, allerdings für andere Dinge.
Gruß und noch mal Danke
Manuela
Was ich noch mache bei (vielen) Word – Änderungen: Unter der Menüleiste „Datei“ gibt es das Bearbeiten „Versionen“. Hier schreibe ich kleinere Änderungen rein; draus ist ersichtlich wer wann das Dokument geändert hat. Ist ganz sinnvoll.
Gruß nobbe
