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hallo QM-ler,
ich bin beauftragt worden ein „funktionsfähiges, leistungsfähiges und fachbereichsübergreifendes“ Konzept zur Dokumentenlenkung zu erstellen. Es existiert in einem anderen Bereich unserer Firma bereits eine „Liste gültiger Dokumente“ auf Excel-Basis. Allerdings finde ich diese etwas unübersichtlich und würde mich über Info´s von euch freuen.
viele Grüße
Manja
ps: das Konzept soll in einem mittelständischen Unternehmen umgesetzt werden, welches gerade erst mit der Zertifizierung (nach ISO 9001:2000) beginnt
Hallo Manja,
das ist unser aller Traum: Ein leistungs – und, vor allem, funktionsfähiges System. Und, O – Ton GF: Am besten für Lau!!
Ich hab es über ein Intranet gelöst, Webseitenbasiert, mit Zugriffs -, Schreib – und Leserechten. Ist etwas mehr Arbeit, aber dafür hats fast nix gekostet, ausser meiner Arbeitszeit.
Ich muss allerdings sagen, die Kauflösungen sind mir zu teuer.
Dino
Hallo Dino,
danke für die schnelle Antwort. Leider ist Intranet nicht möglich…. Lese-u. Zugriffsberechtigung ist kein Thema, aber Schreibberechtigung. Bei ca. 20.000 Mitarbeiter gibt es „zuviel“ Owner die ständig ihre Dokumente und Vorlagen aktualisieren müssten, dafür ist bei uns das Intranet nicht ausgelegt.
Ich hoffe, dass es noch weitere Vorschläge gemacht werden ;)
viele Grüße
Manja
AnonymHallo,
nicht umsonst, aber auch nicht vergebens: HD content, ein Contentmanagementsystem. Da kann man Workflows definieren, deren Status beobachen, Benutzergruppen und -rechte vergeben usw. usw.
Das ganze wird per Intranet gepflegt. Bei Interesse einfach mal hier schauen:
http://www.hammerdeals.de/index.php?mySID=cde63d6987fdb05dfc3c56aaf844ee45&cat_id=2263
oder bei http://www.deltamedia das Kontaktformular ausfüllen.
Grüße,
Tim Gerdes
Hallo Manja,
die technische Lösung der Schreibrechte ist nur eine der möglichen Lösungen. Sie hat den Vorteil, dass sie narrensicher ist und Mißbrauchfälle ausschließt. Andererseits ist dieser technische (EDV-) Aufwand nicht unbedingt ein Muss. Falls die Befugnisse und Verantwortlichkeiten festgelegt und dokumentiert sind und es noch keine Missbrauchsfälle gegeben hat (d.h. es hat noch nie ein Ma ein Dokument geändert, obwohl er dies nicht durfte), so besteht aus meiner Sicht kein Zwang, eine EDV-Schreibschutz-Lösung zu entwickeln.
Ein „funktionsfähiges, leistungsfähiges und fachbereichsübergreifendes“ Konzept zur Dokumentenlenkung kann sowohl auf einer Excel-Tabelle fußen als auch mit spezieller Software realisiert werden. Hängt halt alles von euren Anforderungen und dem von der GF genehmigten Ressourceneinsatz ab.
Deine Aufgabe klingt nach Arbeit – frohes Schaffen dabei!
Viele Grüße
Jürgen
DANKESCHÖN :)
Hallo Tim,
danke für die links… ich werde sie auf alle Fälle auf „Tauglichkeit testen“
Hallo Jürgen,
die schreibgeschützten Vorlagen (Formblätter etc.) werden im Intranet abgelegt bzw. auf der Wissensdatenbank.
Allerdings benötigen wir Möglichkeit sämtliche anderen Dokumente (Arbeitsanweisungen, Prozesse, Checklisten usw.)so abzulegen, dass es übersichtlich ist und auch einleuchtend. Es nützt leider nichts wenn sämtliche Dokumente hinterlegt sind, aber kein sie findet bzw. nicht mal vesucht zu finden ;) … und bei einer Excel-Tabelle besteht leider die Gefahr.
Hallo Manja,
ich führe meine Dokumentenverzeichnisse auch als Word- bzw. Exceltabelle. Die Dokumente sind, per Hyperlink auf die jeweiligen Originale, direkt aus den Tabellen aufrufbar.
Keiner muß sich merken wo die Dokumente sind.
Aufwand zur Erstellung eines Hyperlinks: wenige Sekunden…
Gruß
Wolfgang
Hallo Manja,
obwohl wir nicht zertifiziert sind(den Stress wollen wir rausschieben bis es net mehr geht), lenken wir unsere Dokumente über Hyperlinks. Standort der schreibgeschützten Dokumente ist ein Bereich des Intranet mit definierten Schreibrechten; die Ablage mehtr oder weniger gut strukturiert, gepflegt vom „Besitzer“ und QM. Die „Verbraucher“ kriegen vom „Besitzer“ nur eine verlinkte Liste, so dass ein Mausklick jeweils das gültige Dokument bereitstellt. Ebenfalls so erfolgt der Zugriff auf bestimmte im Internet verfügbare externe Dokumente unser Auftraggeber. Eine zentrale Übersicht aller Dokumente existiert natürlich auch, aber nur um den Revisionstand zu händeln.
Gruß Dietmar
Danke an alle :)
wir werden die verschiedenen Varianten durchsprechen.
Wahrscheinlich werden wir bei der Excel-Liste mit Hyperlinks bleiben…
viele Grüße aus Ka
Manja
[Hallo Manja, haben vor ca. einem halben Jahr den sogenannten ENABLER bei uns eingeführt.
Link dazu: http://www.logic4biz.com/L4bHomepage/DesktopDefault.aspx?tabid=30
Sind damit absolut zufrieden.
Gruß qualitäter
