Lenkung von Dok. und Aufzeichnungen

[UFO]

#19885

Hallo zusammen,

habe leider etwas Porbelem bei der Trennung von Dokumenten und Aufzeichnungen.
Wie wird ein Dokument definiert?
Wie unterscheidet sich eine Aufzeichnung von einem Dokument?
(Auditor war anderer Meinung bezüglich unserer Definition von Dok. und Aufzeichnungen)

[nadja]

#28779

Super Thema, bin ich auch gerade dran.

Also:
Ein Dokument ist eine Vorgabe (Beispiel: Zeichnung, Werks-Norm, Vorlagen zum Ausfüllen wie Kalkulation, FMEA, PLP, etc. pp)
Eine Aufzeichnung ist ein Protokoll, z.B. Messergebnisse, Gesprächsnotizen, Mitarbeiterbewertung, etc.)
Unmöglich alle Beispiele aufzuzählen.

Unterschied: Dokumente unterliegen dem Änderungsdienst, Aufzeichnungen dienen als Zeitzeugnis.
Bitte nicht die Daten vergessen (EDV)

Brauchst Du mehr?

Gruß
Nadja

[UFO]

#28781

Hallo Nadja,

so lautete bisher auch meine Definition von Dokumenten.
Doch irgendwie kam ich mit dem Auditor nur schwer auf einen Nenner.
Habe noch ein paar Schriftstücke aufgelistet.
Es währe toll wenn Du einfach ein D oder A hinzufügen kannst.
z.B.
-QS-Verträge
-Änderungsantrage
-Audit-Jahresplan
-Wartungspläne
-Schulungsplan
-Managementreview

Danke

Ich befürchte das nächste Audit wird bezüglich dieser Definition wieder ein harter Kampf.

[jerry-q]

#28782

Hallo UFO, ist zugegebenermaßen kein leichtes thema.
ich hoffe du bekommst von Nadja die gleiche Antwort:
-QS-Verträge D
-Änderungsantrage Formular: D, ausgefüllt A
-Audit-Jahresplan D
-Wartungspläne D
-Schulungsplan D
-Managementreview A

Aber warum gibt das so ein gezanke mit dem auditor? lenken mußt du beides, wir haben den gleichen prozess dafür.
gruß jerry

[hccv]

#28792

Hallo jerry,

deine Aufteilung sehe ich anders:
Alles, was als Leer-Vorlage oder Formular gilt, ist ein Dok.
Sobald eine zeitliche (und räumliche) Information draufsteht, wird es zur Aufzeichung.

d.h.
-QS-Verträge Formular: D, ausgefüllt A
-Änderungsantrage Formular: D, ausgefüllt A
-Audit-Jahresplan Formular: D, ausgefüllt A
-Wartungspläne Formular: D, ausgefüllt A
-Schulungsplan Formular: D, ausgefüllt A
-Managementreview Formular: D, ausgefüllt A

Kann ja falsch sein, wollts nur loswerden.

Grüße,
Christoph

[jerry-q]

#28795

Hallo Christoph,

nach meinem bzw. hiesigem Verständnis ( noch nie von versch. Auditoren angemeckert ) ist ein Plan immer ein Dokument, weil es eine Vorgabe ist.

Aber wie wir gerade sehen, gibts wohl eine größere grauzone zwischen Dok und Aufz., trotz der angeblich eindeutigen definition. aber wie gesagt: warum unterscheiden: beides muss gelenkt werden, und das ist die hauptsache ( denke ich ).

gruß jerry

[Fritzenegger]

#28805

Hallo Ufo,

ich würde mich davon nicht verrückt machen lassen. Es ist genau so, wie es jerry-q bereits gesagt hat:
Es kommt darauf an, dass ALLE Unterlagen (Papier und EDV) vernünftig gelenkt werden, egal ob Dokument oder Aufzeichnung. Wer sagt, dass man da exakt trennen muss? Es gibt da immer Grenzfälle. Euer Auditor soll eure Verfahrensweise bei der Lenkung der Unterlagen bewerten und sich nicht an solchen Details aufhängen. Wahrscheinlich läuft bei euch QM-mäßig alles rund und der Auditor sucht etwas, was er bemängeln kann.
Gruß
Manuel

[Autor]

Beiträge