Unterschriftenregelungen

[TPunkt]

#19852

Hallo liebes Forum,

ich bin auf der Suche nach Regelungen zum Thema Unterschriften, die kompakt, leicht verständlich und nicht zu umfangreich sind. Derzeit haben wir zwar welche, diese entsprechen jedoch den oben genannten Kriterien so gar nicht.

Kann mir vielleicht jemand helfen?

[Vivian]

#28648

Hallo,

die Erstellung einer Unterschriftenregelung sollte mit einiger Sorgfalt erfolgen. Ausschlaggebend sind entsprecheden rechtliche Aspekte lt. Handelsgesetzbuch.

Folgende Fragen solltest du zuerst beantworten:

Wer benötigt welche Berechtigungen, um seine Arbeit optimal leisten zu können?

Wer ist muss das Unternehmen wie nach außen vertreten?

Wieviel Vertrauen schenkst du dem einzelnen Mitarbeiter – finanzielle Höhe der Berechtigung?

Wer darf das Unternehmen nur in rechtlich relativ ungefährlichen Prozessen nach außen vertreten? – Unterschrift: i. A. (im Auftrag des Unternehmens)Hier reicht eine Formulierung in der Stellenbeschreibung. Sollte es Mitarbeiter geben, die das Unternehmen überhaupt nicht vertreten dürfen, würde ich eine entsprechende Tabelle mit den i. A.-Berechtigungen als Anlage an die Unterschriftenregelung hängen.

Wer darf nach außen Verträge abschließen und in welcher Höhe? – Unterschrift: i. V. (in Vollmacht) Die Regeln zur Unterschrift i. V. findest du im HGB §§ 54 – 58. Die Handlungsvollmacht wird ebenfalls in der Stellenbeschreibung vermerkt. Zusätzlich gibt es ein separates Schreiben, in welchem die Rechte und Pflichten des Handlungsbevollmächtigten konkret beschrieben werden.

Grund: Das Unternehmen haftet immer für die Handlungen des Handlungsbevollmächtigten gegenüber einem Dritten. Die Handlungsvollmacht ist durch keinerlei gesetzliche Regelung begrenzt. Hat der Handlungsbevollmächtigte seine Vollmacht missbraucht, muss sich das Unternehmen auf zivilrechtlichem Wege mit seinem Mitarbeiter einigen. Hier besteht ein beachtenswertes Riskiko für das Unternehmen.

In der Unterschriftenregelung sollten auf jeden Fall die Grenzen von Vollmachten klar definiert werden – wer darf bis zu welchem Betrag und wer darf welche Sachverhalte unterschreiben. Damit finden die Mitarbeiter gleich ihren richtigen Ansprechpartner.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass bevollmächtigte Mitarbeiter oft nicht wissen, welche rechtlichen Riskien mit ihrer Unterschrift verbunden sind. Schulungen haben dazu geführt, dass Mitarbeiter wesentlich verantwortungsvoller mit ihrer Unterschrift umgegangen sind und auch den zu unterschreibenden Sachverhalt viel genauer geprüft haben.

Das mag nach Bürokratie klingen, ist aber aus juristischen Gesichtspunkten durchaus gerechtfertigt.

Sollten noch weitere Fragen bestehen, melde dich einfach noch mal.

Schöne Grüße

Vivian

[Vivian]

#28892

Hallo,

ich beantworte deine Fragen lieber hier im Forum. Ich denke, so mancher QMB hat mit ähnlichen Problemen zu kämpfen.

Eine Unterschriftenregelung wird nicht aller 14 Tage überarbeitet. Ich habe die Regelung als Arbeitsanweisung angelegt. Das ist übrigens die einzige, die konkrete Namen enthält. Damit wissen alle Mitarbeiter Bescheid.

Die Befugnisse sowie die Unterschriftsberechtigten für bestimmte Geschäftsprozesse, z. B. Einkauf, Vertragsabschluss mit Kunden, Angebotsabgabe etc. sind genau definiert. Desweiteren sind Wertgrenzen angegeben. Es ist definiert, für welche Vertragsarten das Vier-Augen-Prinzip gilt und wer für was unterschreibt, z. B. fachlicher Teil, kaufmännischer Teil. Weiterhin sind die Vertreter genannt sowie deren Vertretungsbefugnisse. Nicht jeder Vertreter darf bei Abwesenheit seines Vorgesetzten die Rechte des Vorgesetzten voll ausüben.

An die Anweisung ist eine Tabelle mit Unterschriftsproben angehängt – empfiehlt sich bei unübersichtlichen Unternehmen.

Der jeweils Bevollmächtigte bekommt gegen Unterschrift einen separaten Brief in die Hand, in dem seine Handlungsvollmacht nach BGB noch einmal konkret definiert ist – Kopie Personalakte. Manche Unternehmen definieren die Befugnisse in der Stellenbeschreibung, lassen diese unterschreiben und händigen diese als Anlage zum Arbeitsvertrag aus – ist Ansichtssache des Chefs.

Mit separaten Karten würde ich nicht arbeiten. Das erscheint mir unpraktisch.

Schöne Grüße

Vivian

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