Kosten für Projekte

[nadja]

#19814

Hallo geschätztes Forum,

uns beschäftigt zur Zeit die Frage nach der objektiven Erfassung von Projektkosten. Mich interessiert insbesondere die Berechnung der Manntage bei Schwierigkeiten bei Herstellung von Produkten, was einher geht mit gegenseitigen Besuchen von Kunden und Lieferanten und zeitlich ausufernden Abmusterungen. Die Produktkosten selbst sind ja relativ einfach nachzuvollziehen.
Wie und wer macht soetwas bei Euch in den Betrieben?
Danke für jede Info.

Gruß
Nadja

[Michael]

#28356

Hallo Nadja!

Für alle Arbeiten in eurem Hause muß es doch festgelegte Kosten- bzw. Stundensätze geben. Damit ist der interne Bereich abgedeckt. Externe Kosten wie Reisekosten etc. sind über Rechnungen nachweisbar. Das eigentliche Problem ist aber doch die Zuordnung der Kosten. Stellt eine Kunde nicht ausreichend oder mangelhafe Informationen zur Verfügung müßte er eigentlich die Kosten tragen. Läuft bei euch etwas schief, gehen die Kosten zu euren Lasten.

Michael

[UDEG]

#28357

Hallo Nadja,

wenn sowas passiert und es ist vertraglich kein Prozedere festgelegt, oder diese Aktivitäten kostenmässig gedeckelt hast du schlechte Karten, das geht dann auf die Nerven und auf den Geldbeutel!

Wir machen vorher eine genaue Risikobetrachtung, bewerten diese, stellen Geld dafür ein oder treffen vertraglich Vorkehrungen, dass es nicht ausufert (Deckelungen)

Risiken in einem Projekt bestehen immer, es kommt darauf an wie man damit umgeht, ob man sie überhaupt erkannt hat und im Auge behalten habt.
Klartext, wenn man Risiken nicht erkannt hat (durch geeignete Prüfverfahren) ist es bei ihrem Auftauchen zu spät.
Mein Rat lautet deshalb es erst gar nicht soweit kommen lassen!

Ich baue gerade die Regelungen so um, dass genau diese Risiken immer im Focus bleiben bis zu ihrer Auflösung.
Das geht bei der Vertragsprüfung und Gestaltung an.

Ich überlege mir ernsthaft ob wir es nicht in die Q-Politik mit einbeziehen?

ein schönes Wochenende
Gruß
Uli

[nadja]

#28358

Lieber Michael,

na klar gibt es intern Stundensätze, aber wer kann denn auflisten, wieviel Zeit er für die unbeabsichtigten Arbeiten aufgewendet hat und, da es abteilungsübergreifende Aktivitäten sind, wer hat die Übersicht?
Mit Deinem „eigentlich“ hast Du den Kern meiner Frage getroffen. Mangelnde Vorgaben bzw. welche die sich im Laufe des Projektes ändern, ergeben Mehr- oder Änderungsbedarf, den der Kunde nur bedingt trägt (man hätte ja auch besser nachfragen können, bzw. er dachte wir wären so erfahren, dass wir in nach relevanten Dingen interviewen.)

Aber ich erkenne bereits den internen Fehler: Die Machbarkeit wird von zu wenigen Personen betrachtet, daraus resultiert Informationsdefizit und daraus wiederum resultiert Missverständnis oder weit mehr.

Uli: ich hätte gerne gewußt, wie die Implementierung in die Q-Politik konkret aussieht.

Gruß
Nadja

[UDEG]

#28363

Hallo Nadja,

anbei ein Beispiel (Auszug aus der Vorhandenen, mit Ergänzung)

„…….Unser besonderes Interesse ist, die anspruchsvollen, spezifischen Forderungen unserer Kunden zu erfüllen.
Durch ständige, kundenorientierte Weiter- und Neuentwicklung von Produkten und Systemen sind wir in der Lage, richtungsweisende, kundenspezifische Lösungen anzubieten.
Zur Minimierung von potentiellen Risiken bei Weiter- und Neuentwicklungen werden diese bereits bei der Angebotserstellung und Konzeptdefinition ermittelt. Sie bleiben bis zu ihrer Lösung ständig im Focus bei der Produktplanung, Produktrealisierung und Validierung.“

Jetzt muss man in den einzelnen Phasen beschreiben wie man das macht; bzw. es ist zu regeln.

Also so könnte es aussehen, oder?
Das sind dann schon konkrete Angaben was man tut und es ist auch ein roter Faden der sich über den ganzen Produkterstellungsprozss zieht.

Gruß
Uli

[Michael]

#28368

Guten Morgen!

Übersicht: Sollte der Projektleiter aber haben.
Alle Projektmitarbeiter schreiben mal bei einem Projekt ihre Arbeitszeiten auf (Du wirst dich wundern was da alles steht!!) Daraus können Erfahrungen für weitere Projekte abgeleitet werden. Aufbau einer Projektdatenbank, aber im Rechner, nicht bei jemandem im Schreibtisch.
Übrigens, ihr habt doch TS 16949, da ist doch ein sehr umfangreichen PM Vorschrift!?
Legt Standardtabläufe, Produktgruppen und / oder Teile fest. Das kann einer Prüfen und ihr spart Zeit und Geld.
Für UDEG??
Zur Minimierung von potentiellen Risiken bei Weiter- und Neuentwicklungen werden diese bereits bei der Angebotserstellung und Konzeptdefinition ermittelt.
Ihr kennt die Risiken schon vor der Entwicklung? Tolle Firma! Aber im Ernst, das liest sich ja gut, aber willst Du mir ernsthaft erzählen das läßt sich auch wirtschaftlich umsetzen?
Michael

[nadja]

#28378

Projektmitarbeiter? Wer ist das denn?

Sind das die Abteilungsleiter, die die Projekte einführen? Die sollen in eine Datei ihre Tätigkeiten und aufgewendete Zeiten für ein einzelnes Projekt eingeben? Na dann Gute Nacht. Ich glaube wir meinen beide etwas Verschiedenes.
Entweder ist das Projekt bei uns anders definiert oder irgendwas sonst ist unterschiedlich.

Gruß
Nadja

[Harm]

#28379

Hi Nadja,
vielleicht sollten wir erst mal definieren was mit einem Projekt gemeint ist ?
Beschreib doch bitte mal was du unter einem Projekt verstehst :)

[UDEG]

#28382

Hallo Michael,

nun Risiken zu ermitteln und sie zu bewerten ist ja nicht meine Erfindung, Entwicklungsfirmen machen das in der Regel.

So toll ist die Fa. auch wieder nicht, sie möchten diese Überprüfung auch oft gerne sparen, zahlen halt immer hinterher mehr drauf als es vorher gekostet hätte, man ist sehr oft dazu geneigt zu glauben, dass es diesesmal ohne all diesen „Quatsch“ super laufen wird… aber die „Gläubigen“ werden weniger.

Zu Deiner Bemerkung ob sich das auszahlt sage ich nur „Zehnerregel“, um so früher dir was klar wird umso besser ist es, der Aufwand lohnt also.

Die Betrachtung ist durch Checklisten abgesichert, es gibt eine Liste für „technische Risiken“ eine für „kaufmännische Risiken“ und eine für „übergeordnete Randbedingungen“ da steckt jede Menge Know how drin.

Die zu entwicklenden Produckte, Systeme , etc. liegen ja in ihrem Konzept vor, darauf stützt sich ja das Angebot.

Die involvierten Fachabteilungen beurteilen dann an Hand dieser Listen das jeweilige Risiko, das verantwortliche für das Angebot verdichtet die Ergebnisse in einer Liste die da heißt “ Zusammenstellung der Risiken“ hierauf sind die Risiken nach Kategorien aufgelistet; einige müssen bei der Vertragsverhandlung entschärft werden , für andere wiederum müssen entsprechende Kosten eingestellt werden, bei anderen muss der kalkulierte Aufwand gedeckelt werden.

Wenn du hier was übersiehst zahlst du ordentlich drauf und so oft kann man sich das nicht erlauben.
Also die Sache funktioniert, ich bin gerade dabei es mit den Fachabteilungen zu optimieren.

Ein Tipp von mir bezüglich Risikoeinschätzung; immer wenn du keinen messbaren Wert oder Forderung aufstellen kannst, oder keine brauchbare Angabe /Vorgabe machen kannst steckt ein Risiko dahinter, das man im Auge behalten sollte.

Am schwierigsten ist es Schnittstellen mit dem Kunden genau zu fassen.

Gruß
Uli

[nadja]

#28401

Ganze eindeutige allgemeine Definition eines Projektes:

Projekt = Produktanfrage bis zur Serienfreigabe.

Die Projektbetreuung endet mit der 1. Serienfertigung.

Gib es Antworten darauf?

Gruß
Nadja

[UDEG]

#28409

Hallo Nadja,

Projekte lassen sich nur ordentlich abwickeln, wenn man sich vorher mal zurechtlegt was alles ablaufen mus .. natürlich über der Zeitachse.

Alles was Geld und Zeit kostet musst du mit diesen (zerst geplanten Werten) benennen, sonst hast du ja keine Basis um später mal ein Projektcontrolling machen zu können.

Du gliederst dann alles in Phasen auf und legst Meilensteine fest.
Meilensteine sind reviews an denen man schaut ob man den nächsten Schritt machen kann, oder ob noch was unklar ist, ob irgendwo was mehr gekostet hat als „g e p l a n t“ und wenn es die Quärälen mit Kunden oder Zulieferern sind .. es gibt ja sowas wie Erfahrungswerte, oder man hat im Vertrag was abgesichert?

In jeder Phase hast du jede Menge Aktivitäten unterschiedlicher Projektbeteiligter (sind alle die am Projekt was machen bzw. beizutragen haben) da kannst du sog. Arbeitspakete machen die du mit den Projektbeteiligten vorher abgestimmt haben musst.
Jedes Arbeitspaket muss controlled werden und jeder Meilenstein.. sonst erlebst du womöglich eine böse Überraschung.

Also ich wickele Projekte folgendermassen ab:

A Überprüfung der Kundenanforderungen auf Machbarkeit und Risiken durch die Fachabteilungen (kaufmännisch und technisch)
Erstellung einer Projektstruktur (PSP = Projektstrukturplan)

B Berücksichtigung der identifizierten Risiken im Angebot (z.B. durch mehr Geld an bestimmten Positionen, oder ihr verhandelt es mit dem Kunden.. oder ihr entschärft eine Forderung)
1 Festlegung der mit dem Kunden geklärten Anforderung des Kunden in einem Lastenheft
1.1 Freigabe des Lastenheftes durch die Projektbeteiligten ( in einem Kick Off- Meeting)
Anmerkung:
In einem Lastenheft stehen keine Lösungen , sondern nur Anforderungen an das Produkt bzw. System!

2. Erstellung eines Schnittstellenplans, wer kümmert sich um was , bei der Auslegung , bei der Bestellung, Lieferung, Montage etc.
2.1 Freigabe dieses Planes (Vereinbarung)

3. Erstellung der Pflichtenhefte
hier werden die Lösungen erarbeitet auf Basis des Lastenheftes und des Schnittstellenplanes, erst hier kommt das Firmen know how rein!
Es gibt viele solcher Pflichtenhefte, für jede Disziplin eines. Die Pflichtenhefte müssen Inhaltlich immer bezüglich ihrer Schnittstellen überwacht werden.

3.1 Freigabe der Pflichtenhefte durch diejenigen die daran beteiligt waren und die Schnittstellen dazu haben.

Anmerkung:
Wenn alles klar ist hast du den 3. Meilenstein erreicht und es kann mit den Ausführungsunterlagen für die Herstellung des Produkts begonnen werden.

4. Erstellung der Herstellungsunterlagen
das sind Berechnungen, Zeichnungen, Stücklisten, Laufkarten, Prüfunterlagen etc.

wenn die in ausreichendem Umfang vorhanden sind muss geprüft werden, ob die Forderungen des Lastenheftes erfüllt werden können (Design review) wie tief und umfangreich auch immer gemacht wird liegt am Produkt und an den Risiken die entstehen können wenn man was übersieht (z.B. Rückrufaktion)
Anmerkung:
wenn die Herstellunterlagen da sind und geprüft und O.K sind kannst du mit der Beschaffung beginnen.

5. Beschaffung und Fertigung
5.1 Prüfung der beschafften bzw. hergestellten Produkte
6. Validierung (Konformität mit den Kundenforderungen)
7. Abnahme und Freigabe durch den Kunden
8. Serienfreigabe (es kann sein, das bei euch noch was vorher gemacht werden muß ehe eine Serienfreigabe erfolgt?

All diese Aktionen musst du geplant haben mit Zeit und Geld, wenn du was übersehen hast, oder falsch geschätzt oder ermittelt hast, dann wird das Projekt u.U. rot!
Also wenn es wie du sagst viel Besuche von Kunden gibt und von Lieferanten dann plane diese ein und stelle Geld dafür ein. Stelle doch mal fest, woher es kommt, wenn soviel ungeplantes daherkommt?.. (das ist doch auch ein Thema von QM solchen Dingen nachzugehen, sie festzustellen um sie abstellen zu können)
Drösele doch mal auf was da alles abläuft bei so einer Abmusterung und überlege Dir mal ob das alles sein muss, bzw. ob ihr euch alle Kosten dafür ans Bein binden müsst? Vertrag?

Gruß
Uli

[nadja]

#28410

Hallo UDEG, hallo Forum

Vielen Dank für Deine umfangreiche Antwort.

Diesen Aufwand würden wir nur betreiben, wenn es sich um außergewöhnliche Projekte handelt, z.B. Produkte mit besonderen Anforderungen oder Entwicklungsprojekte.
Die Projekte, die ich meine, sind Standardverfahren und würden dem Aufwand, den Du beschrieben hast, niemals Rechnung tragen. So teuer kann der Kunde uns das gar nicht bezahlen und will er auch nicht.

Wir sind ein KMU mit TS2-Zertifizierung, d.h. Projektmanagement: ja, aber im Bereich des nötigen.
An dem jetzigen Verfahren habe ich vordergründig nichts auszusetzen (da bin ich schon dran), wohl aber an der Kostenerfassung. Diese gestaltet sich deshalb schwierig, weil jeder Abteilungsleiter und Assistent mitarbeitet und ein Kostenerfassung nicht möglich ist, wenn am Tag zwischen 3-8 Anfragen einfliegen. Der Arbeitsablauf sieht es nicht vor, dass am Tag 1h Zeiterfassung pro Mitarbeiter am Schreibtisch möglich ist.
Konnte ich Dir die Situation schildern?

So, bitte weitere Vorschläge.
Ich bin leider noch keinen Schritt weiter…

Gruß
Nadja

[UDEG]

#28412

Hallo Nadja,

o.K. habe verstanden, nun bei uns sind das ja Projekte die ein paar Mio Euro kosten und über mehrere Jahre laufen.
Vielleicht kannst du mal ermitteln wie lange die zur Bearbeitung brauchen.. also wer wie lange , dazu vielleicht noch Kategorien?.. dann hast du Standardbedarfe je nach Kategorie… könnte Dir eventuell die zeitraubende Erfassung sparen?…
Vorschlag, gib jedem ein vorgefertigtes Formular mit Spalten in denen er Zeiten oder Aufwände eintragen kann; betrachte es mal über einen angemessenen Zeitraum und werte die Aufzeichnungen aus; vielleicht ergibt sich ja ein brauchbares Bild bzw. Werte mit denen du arbeiten kannst?
Es ist sonst echt schwierig Nadja.

Also ich sag mal in’s Blaue:
3 Kategorien:
A. Standard braucht x Stunden
B Anspruchsvoll braucht XX Stunden
C Riskant braucht XXX Stunden

Dann musst du nur noch festlegen welche Kategorie es ist und ggf einen Korrekturfaktor einführen ( Chinesen kriegen bei uns den Faktor xxx , sie wollen immer alles genau wissen.. das kostet immer viel Zeit!)
Vielleicht brauchst du ja einen kundenspezifischen Faktor?

Gruß
Uli

[Vivian]

#28423

Hallo Nadja,

die Facetten des Projektmanagementes in diesem Forum zu klären, dürfte den Rahmen sprengen.

Du hast schon eine Menge Tipps erhalten, vielleicht kann ich noch etwas beisteuern:

1. Empfehlung:

Kauf dir doch mal den VDA-Band 4 Teil 3 – Projektplanung. Dort sind in kurzer und bündiger Form die Grundlagen des Projektmanagementes erläutert. Weitere nützliche Bücher gibt es von Pocket Business oder vom Haufe-Verlag (Taschen-Guide) Diese Bücher sind ideal als „Bettlektüre“ und an einem Abend zu schaffen. Ich denke du solltest dich erst einmal grundlegend mit der Materie befassen.

2.

In das Projektmanagement spielen viele Faktoren hinein:

– Kaufmännische Aspekte, z. B. Projektkostenrechnung (Grundlage sind Kostenträger-, Kostenstellen- und Kostenartenrechnung) – Grundlage um finanziell im grünen Bereich zu bleiben.

– rechtliche Aspekte – Vertragsgestaltung, Risikobetrachtungen. In der Automobilidustrie trägt meist der Lieferant das komplette Risiko.

– technologische Betrachtung – Machbarkeit (bitte vor Vertragsunterzeichnung, Lasten-Pflichtenheftproblematik (bei hohem Risiko bitte Pflichentenheft absolut sauber führen, mit Protokollen untersetzen und möglichst alle Festlegungen und Abstimmungen vom Kunden unterschreiben lassen)

– Projektplanung – Personelle Ressourcen, finanzielle Ressourcen, Beschaffungsplanung, externe Inanspruchnahme von Ressourcen und deren Einplanung und vertragliche Verpflichtung etc. etc. etc.

– Projektdokumentation – Festlegung wer was im Projekt wie zu dokumentieren hat. Nicht vergessen: technische Dokumentation, technisches Know How etc. etc. etc.

– Unter http://www.managementsoftware.de gibt es eine Menge Softwareanbieter, welche EDV-Lösungen für projektorientierte Unternehmen anbieten. Es kommt jedoch darauf an, welche Projektdichte ihr bewältigen müsst und welche Ansprüche ihr habt. Es gibt recht interessante Menge Systeme, welche die Projektplanung, Projektkostenrechnung, Arbeitszeiterfassung, Skillmanagement, Dokumentenmanagement,Kostenanalyse nach Kostenstellen, Kostenträgern, Personal in sehr ansprechender Weise verbinden.

Ganz nebenbei:

Falls dein Arbeitgeber im Raum Nürnberg wohnt und (Umkreis 100 km) eine Mitarbeiterin für genau dieses Thema benötigt, ich ziehe dieses Jahr in die Region. Ich komme aus einer ganz fürchterlichen Multiprojektumgebung.

Gruß

Vivian

[nadja]

#28435

Hallo Vivian

meine Güte, müssen meine Ausführungen dilettantisch wirken, anders kann ich mir die umfangreichen Antworten nicht erklären, die mit der eigentlich ursprünglichen Fragestellung rein gar nichts zu tun haben.

Ich bin QMB. Wir sind nach TS2 zertifiziert. Die VDA Bände kenne ich alle. Das zu den Grundlagen.

Ich wollte nur wissen, wie und wer bei Euch die Projektkosten ermittelt, die außer den Produktherstellungskosten entstehen. Ich hab nochmal nachgelesen, genau so hab ich es auch eingangs formuliert.

Vielleicht versteh ich auch irgend etwas nicht…

Gruß
Nadja

[Autor]

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