QM-Forum › Foren › Qualitätsmanagement › Externe Dokumente lenken
Hallo, mir fehlen die Ideen.
Und zwar für ein Verfahren…“um sicherzustellen, dass Dokumente externer Herkunft gekennzeichnet werden und ihre Verteilung gelenkt wird, „.
Externe Dok. sind bei uns z.B. irgendwelche Listen von Ämtern, Ministerien, Versicherungsanstalten; a) in Papier-, b) in Dateiform. Drucken oder fügen wir unsere Ordn.-Nr. und Revisionsstand ein und die Dok. gehen an die externen Stellen zurück, meckern diese. Eine Ordn.-Nr. bzw. Revisionsstand aus dem QMS der externen Stellen existiert in den wenigsten Fällen. Ganz schlimm sind die Verteilungsprobleme der Dok. in Papierform, weil unser Verteilungssystem LAN-based ist. (Ja wir haben`s schon mit Einscannen versucht, dann tritt aber Problem b) in Kraft. Von der Gewährleistung der Aktualität der ext. Dok. will ich erst gar nicht reden, rein theoretisch müssten wir vor jeder Verwendung beim ext. Herausgeber fragen, ob`s was Geändertes/Neues hat.
Hat jemand diese Probleme für sich gelöst und wie stehen Zertifizierer dazu?
In zunehmender Ratlosigkeit
Dietmar
Hallo Dietmar,
Also bei uns ist es mit Externen Dokumenten so das diese vom KD auf dem neusten stand gehalten werden, z.B. Zeichnungsänderungen, Vorschriftsänderungen etc. Unser Auditor hat sich dahin gehend geäussert das es OK ist und da es sich um Externe Handelt wir auch keine Vermerke drauf machen müssen und die pflegen müssen, Ist also sache des QM des Externen, jetzt weiß ich natürlich nicht wie Ämter und Behörden das so machen weil da is ja alles anders…..
Gruß Torsten
Hallo Dietmar,
in der Regel besitzen alle von Behörden oder Ämtern herausgegebenen Papiere (also auch eure Listen) eine eindeutige Kennzeichnung. Was soll eine weitere Kennzeichnung von euch bringen???
Im Gegenteil: Es ergibt keinen großen Sinn, externe Dokumente (auf deren Änderung ihr keinerlei Einfluß habt) mit einer eigenen Bezeichnung und einem Stand zu versehen.
Das eigentliche „Problem“ ist, dass Ihr die Papiere aktuell halten müsst. In vielen Fällen hilft euch die Behörde dabei. Wenn nicht, würde ich einfach mal fragen, wann die nächste Revision in etwa geplant ist und dann zu gegebener Zeit mal nachfragen.
Mit der von dir zitierten Normforderungen sind natürlich solche externen Dokumente gemeint, die keinerlei oder keine eindeutige Kennzeichnung besitzen, z.B. Pläne von Ingenieurbüros. Hier muss natürlich klar erkennbar sein, dass es sich um einen „fremden“ Plan handelt, da dieser z. B. anders geprüft werden muss.
Den Aufwand, die externen Doks einzuscannen würde ich mir auch sparen. Was spricht dagegen (auch in einem noch so modernen papierlosen Büro), dass in den Abteilungen ein Ordner mit externen Doks in Papierform existiert?
Also alles in allem kein großes Problem, oder!?
Gruß
Manuel
