Archivierung in projektorient. Unternehmen

[Anonym]

#19442

Hallo Kollegen,

Meine Frage richtet sich vor allem an kleinere projektorientierte Unternehmen.

Unsere Aufträge sind weitestgehend projektorientiert. Es gibt also nicht nur das Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung. In unserer Gesamtdokumentation laufen eine Vielzahl projektspezifischer Daten und Dokumente auf. Die Archivierungszeiten für die kaufmännische Dokumentation ist gesetzlich geregelt. Für technische Dokumente wird häufig eine Archivierungszeit von bis zu 30 Jahren gefordert.

Jetzt komme ich arg ins Grübeln. Hat jemand von Euch eine Idee, wie ich ein Archiv vernünftig organisieren könnte?

Ich möchte eigentlich die kaufmännischen Unterlagen nicht unbedingt 30 Jahre aufheben. Trennung von kaufmännischen und technischen Unterlagen ist auch nicht ideal – vor allem nach Projektabschluss werden häufig noch beide Teile von der gleichen Person genutzt, und kaum jemand hat Lust sich zwei Dokumentationen von unterschiedlichen Stellen zu besorgen.

Ganz wichtig ist mir eine schnelle und transparente Widerauffindbarkeit.

Ich danke vorab für die Tipps

Schönes Wochenende

Roland

[Anonym]

#26583

Hallo Roland,

was die kaufm. Dokumente angeht, so würde ich mich an die fiskalischen regelungen halten. 6 Jahre Bestellungen, 10 Jahre Rechnungen jeweils 1 Ordner dann fällt das rechercheiren und wegwerfen leichter.

Die techn. Dokumente würd ich ebenfalls in drei Teile ablegen. 1. Prüfprotokolle intern/extern für die Q-Nachweise 1. Ordnung.
In den zwieten Ordner alles was zum Projektverlauf gehört wir Faxe, Besprechungsprotokolle, Terminpläne, Mails etc.. In den dritten allg. techn. Doku wie Produktbeschreibungen etc.
Die Ordner 1+2 für technik gem. Richtlinie verwahren, den dritten kannst du 2 Jahre nach Projektende wegwerfen.

Natürlich kann man das auch anders sehen, z.B. norm. Maschinenrichtlinie kannst du nach 10 Jahren im Prinzip alles entsorgen. Bei Medizinprodukten ggf. 30 Jahre.

Gruß
Thomas R

[stephan_35]

#26584

wo ist das problem beide aufzubewahren

ich würde beides zusammen in einem „ordner“ getrennt nach archivierungszeit aufbewahren

bei uns ist alles elektronisch erfast (gescannt), wir arbeiten auch projektorientiert und kennzeichen bestimmte arten von dokugruppen, sodass wir einiges nach 5 Jahren löschen können. das machen wir aber nur um speicherplatz auf dem server zu sparen.
auf den hardcopys, die wir aufbewahren kennzeichnen wir bestimmte dokugruppen mit farblichen punkten. Nach projektabschluß bewahren wir nur die farblich makierten auf, der rest ist nicht ganz so wichtig und liegt zudem ja auch noch elektronisch vor.

Tip. Wende dich an Firmen, die dokumentenerfrassung per scanner anbieten..

dann kanst du auch getrennt ablegen und alles ist jederzeit immer wieder am pc verfügbar ohne das man zu unterschiedlichen stellen muß

sonniges we Stephan

[alblondie]

#26592

Hallo Roland,

bei uns geht es noch ein Stück weiter. Wir fertigen ebenfalls projektorientiert aber unter der zusätzlichen Auflage von ATEX (Explosionsschutz). Forderung: Aufbewahrung der qualitätsrelevanten Dokumente bis 10 Jahre nach Abkündigung des Produktes (wenn man Projekte wiederholt spricht man nach ATEX schon von einer Serie). Daher wird bei uns bis auf alte Zeichnungen und gewisse Originale alles elektronisch archiviert. Hier helfen „Dokumentenmanagmentsysteme“, wie es verschiedene Firmen anbieten oder man macht es selbst, so wie wir. Und was wir nur in Papier haben wird mit einem Scanner eingescannt und mit Hilfe eines alten PC direkt in ein Pdf gewandelt und dann an die entsprechende Email geschickt (man muss sich an dem Scanner vorher anmelden und hinter der Anmeldung verbirgt sich dann auch die Emailadresse, bzw. eine Ablage zur Archivierung).

Und Speicherplatz kostst heute ja nichts mehr. Da ist der Aufbewahrungsort schon teuerer als die Hardware und die Sicherung zusammen.

Wenn wir nicht ATEX relevant ablegen, legen wir auch in verschiedenen Ordner ab, die etwa nach 6 – 90 Jahren (je nach Forderung) gelöscht werden, teilweise mit binär 0 überschrieben (echte Löschung von Daten!).

Teilweise gibt es Forderungen, die sich auf Mitarbeiter beziehen, die eine Archivierung bis zum Tod des Mitarbeiters verlangen (z. B. Dokumentationen des Arbeitsplatzes um nachträgliche Forderungen gegenüber der Firma (z. B. wegen Asbest) zu vermeiden.

Zu qualitätsrelevanten Dokumenten zählen übrigens auch z. B. Mitarbeiterschulungen.

Vorsicht ist bei Dokumenten aus dem Rechnungswesen. Hier sollten je nach Forderung strikt darauf geachtet werden, dass je nach Forderung z. B. wirklich nach 10 Jahren und einem Tag gelöscht wird, um der Steuer- und Finanzprüfung nicht unnötig Angriffspunkte zu liefern.

Grüße Al Blondie.

geändert von – Alblondie on 01/06/2004 13:25:51

geändert von – Alblondie on 01/06/2004 13:26:16

[Autor]

Beiträge