Revisionsnummer in EDV Dokumentation

[QMarc]

#19385

Hallo Forum,

eine kleine Frage an die Praxiserfahrenen:
Wir sind gerade dabei unser Managementsystem neu aufzubauen. Dabei kamen wir auf die Frage, ob wir in einem komplett EDV-gestützten System überhaupt Revisionsnummern brauchen. Eigentlich muesste doch das Datum (Dateierstellung/Speicherung) eindeutig sein.
Mit besten Grüßen

QMarc

[Frank_Hergt]

#26371

Hallo QMarc!

Grundfrage: Wenn ich einen Ausdruck, der irgendwo aushängt, in der Hand habe, und per Vergleich mit dem Stand in der EDV feststellen will, ob er aktuell ist, wieviel Sekunden brauche ich dann?
Wenn das Datum so groß und deutlich zu sehen ist, wie sonst eine Revisionsnummer, könnte es gehen. Wenn es in 8-Punkte-Schrift in der Fußzeile steht: Vergiß‘ es! Am besten wirklich ein Dummy-Dokument ein paarmal hochziehen und dann den Test mit ein paar unerfahrenen Mitarbeitern machen.

Schöne Grüße

Frank Hergt

[alblondie]

#26372

… vor allem wird der Revisionsstand interessant, wenn die Archivierungsproblematik ins Spiel kommt. Daher verwenden wir kein Datum mehr, das durch Autotext erneuert wird, sondern geben auf Datum uns Revision sehr stark acht. Da wir eine Explosionszertifizierung haben )94/9/EG) ist das aber bei uns auch ein sehr heikler Punkt (wir müssen alle Dokumente bis „10 Jahre NACH ABKÜNDIGUNG des Produktes“ archivieren.

Grüße Alblondie

[QMarc]

#26385

Ich denke…..im Prinzip habt ihr Recht.
Der Grundgedanke bei uns ist nur: Wir haben ein EDV-SYStem und das ist immer aktuell=aktuelle Revision. Änderungen werden einfach mit einer Liste gepflegt, die das Datum und die Art der Änderung enthält.
Kurze Bemerkung zu unserem System: Wir haben ein integriertes UM/QM-System. Um das „Leben“ zu verbessern wollen wir auf allen Ballast verzichten. Vor allen Dineg hat aus meiner Sicht eine Revision nur dann wirklich Sinn, wenn alle Dokumente ihre Nummer ändern. Alles andere brauche ich gar nicht erst kommunizieren.

Beste Grüße von der Elbe

QMarc

[stephan_35]

#26386

Ob Datum oder Rev. Ist völlig egal solange es eine Referenz gibt zum Festellen ob das vorliegende Dokument gültig ist. Dabei ist es völlig egal ob 16 oder 6 pt. Schriftgröße Wir benutzen zwischen 6 und 8 pt.
Was nützen denn mir 16 pt die ich aus 10 m Entfernung erkenne. Wenn ich es wissen will ob gültig oder nicht brauch ich eh die Referenz zum angleichen, oder will mir hier eine erzählen, das die MA alle gültigen Rev. Nr im Kopf haben.. Eher doch schon das Jahr in dem da mal was geändert wurde.

Und nun mal zur Praxis. Ich kenne kein Unternehme in dem sich wöchentlich die einzelne Dokumentation ändern. Aus meiner Zertifizierungspraxis haben die Dokumente eine durchschnittliche „Haltbarkeit“ von mehr als einem Jahr. (mal von Fertigungszeichnungen abgesehen. Fehler in der Dokulenkung sind eher selten.
Es „spricht sich rum“, wenn Dokus geändert werden.

Also verwendet euer Energien nicht auf die Dokulenkung!

Allerdings wie „alblondie“ sagt finde ich die Autotext einträge (egal ob Datum oder Versions- = Rev.-nummer) gefährlich. Denn schnell wird mal beim öffnen wieder auf speichern gedrückt und schon habe ich ne neue Rev. nur weil sich jedes Mal z. B. das Inhaltsverzeichnis erneuern möchte.

Mein Tip:

Datum oder Rev. in 6 bis 8 pt in der Fußzeile und ein zentrales EDV-Basiertes Dokumentenverzeichnis führen, das die jeweils Aktuellen Ausgaben führt.
Wir verwenden Excel und mit folgenden Spalten

1 DokuNummmer
2 Bezeichnung
3 Zuständiger
4 Verteiler ( bei uns nur über EDV-Netzwerk)
5 Bemerkung
6 Datum der Erstausgabe
7 Datum der 1 Rev.
8 Datum der 2 Rev.
usw.

Wehr als 4 Rev haben wir bisher nicht geschaft. :-)

Beispiel für eine Freigabe: „02-01 QMH vom 02.01.2004; SE“

[Frank_Hergt]

#26391

Hallo Stephan!

Mutig, mutig! Oder ein sehr ruhiges Leben. Ich kenne bei uns Zeichnungen auf Index „Z“, Arbeitsanweisungen in der 19. Revision, ca. 3 bis 4 Überarbeitungen pro Jahr, und als Hauptproblem, daß der Austausch von ausgedruckten Exemplaren nicht zuverlässig funktioniert. „Rumsprechen“ kannst Du vergessen, dann ist lebenslänglich alles auf Index „A“. Und auch die Schriftgröße halte ich nicht für trivial. Es ist schwer genug, den Leute beizubiegen, auf den Revisionsstand zu achten, wenn es EIN fetter Buchstabe oder EINE Ziffer im Kopf ist. Ein klein gedrucktes Datum in der Fußzeile wird die Achtsamkeit nicht gerade steigern.

Aktuelle Grüße

Frank

[stephan_35]

#26394

da würde mich nun mal interessieren, von Zeichnungen abgesehen, wielange die durchschnittliche „Haltbarkeitsdauer“ der VA´s oder dgl bei den anderen ist. Bitte mal um Infos.
Ich bin persönlich der Meinung das 4 Änderungen im Jahr zuviel sind, das zeigt zwar das QM- gelebt wird, deutet aber für mich auf unzureichende Planung im Vorfeld hin.
do it right the first time :-)

[Frank_Hergt]

#26399

Hallo Stephan!

Es handelt sich hier um produktbezogenen Dokumente, die im Prinzip den gleichen Status wie Zeichnungen haben. Ansonsten: Kann ich nicht leugnen……

Schöne Grüße

Frank Hergt

[nobbe]

#26418

Hallo,
Vorschlag des Auditors war in der Fußzeile den Text aufzunehmen „Dokument EDV-gelenkt -Gültiger Status in EDV“, sonst außer Erstelldatum und Druckdatum keine Version erkennbar.
In der EDV ist der Status zu erkennen und keine andere Version abrufbar.
Bis jetzt hatten wir damit keine Probleme (Erstzertifizierung TS im Jahre 2001)
Gruß
nobbe

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