VA vs. Prozessbeschreibung; was ist ichtig?

[turgut.alper]

#19351

Hallo Leute,

die ISO9000:1994 war elementorientiert und um den Forderungen nachzukommen wurden VA’s eingesetzt. Aktuell ist die ISO9001:2000 prozessorientiert und es werden immer noch VA’s, die in der Vergangenheit erstellt wurden, weiterverwendet.

1. Müssen VA’s nicht durch Prozessbeschreibungen ersetzt werden?
2. Muss die Beschreibung einer Unternehmenstätigkeit nicht Prozessbeschreibung genannt werden?
3. Müssen Prozessbeschreibungen nicht mit Workflows hinterlegt werden, anhand der Verlauf eines Prozesses nachvollzogen werden kann (sind in den VA’s, die ich bis heute gesehen habe, nicht unbedingt der Fall)?
4. Wie lang ist die Gültigkeitsdauer einer Prozessbeschreibung (vgl. zu VA’s) oder hat sie gar keine?

MfG
Turgut Alper

[alblondie]

#26203

Hallo turgut.alper,

„die ISO9000:1994 war elementorientiert und um den Forderungen nachzukommen wurden VA’s eingesetzt.“

Die DIN EN ISO 9000 kann nicht elementorientiert gewesen sein, da sie nur ein Leitfaden für die DIN EN ISO 9001:1994 war und jetzt für die DIN EN ISO 9001:2000 ist.

1. Müssen VA’s nicht durch Prozessbeschreibungen ersetzt werden?

Bei uns ist eine VA das gleiche wie eine Prozessbeschreibung. Viele VA’s (Beispiel Siemens) haben etwas mehr Prosa, die gibt es in den Prozessbeschreibungen in der Regel nicht.

2. Muss die Beschreibung einer Unternehmenstätigkeit nicht Prozessbeschreibung genannt werden?

Wenn man EINE Tätigkeit beschreibt, ist es eine Arbeitsanweisung (Wie mache ich etwas). Wenn man den Ablauf von Tätigkeiten aufzeigt, ist es eine Prozessbeschreibung.

3. Müssen Prozessbeschreibungen nicht mit Workflows hinterlegt werden, anhand der Verlauf eines Prozesses nachvollzogen werden kann (sind in den VA’s, die ich bis heute gesehen habe, nicht unbedingt der Fall)?

Wie gesagt, generell gehört in eine Prozessbeschreibung ein Flowchart, VA’s haben in der Industrie oft (meiner Meinung nach überflüssige) Prosa. Ich halte es da mit da Vinci: ein Bild sagt mehr als 1000 Worte.

4. Wie lang ist die Gültigkeitsdauer einer Prozessbeschreibung (vgl. zu VA’s) oder hat sie gar keine?

Gültigkeit: Solange Du bei einem internen Audit keine Abweichung feststellst. Danach mindestens 10 Jahre (nach außer Kraft setzen – auch wenn es nur der Index ist!) bzw. bei ATEX/Ex-Anweisungen z. B. 10 Jahre nach Abkündigung des Produktes.

Grüße Alblondie

[Anonym]

#26204

Hallo turgut alper,

um es mal aus Sichtweise von Giovannis Pizza-Service zu formulieren:

Die Prozessbeschreibung seines Kernprozesses sieht so aus:

1. P-Schritt: Kunde bestellt Pizza
2. P-Schritt: Bestelldaten erfassen
3. P-Schritt: Pizza backen
4. P-Schritt: Pizza ausliefern und Abrechnung

Das wäre die Prozesbeschreibung.

Zu jedem Prozess-Schritt gibt es noch die Verfahrensanweisung, die jeden Schritt detailliert erklärt.

Z.B. beim 3. Prozess-Schritt „Pizza backen“
wäre hier Giovannis Kochbuch als VA zu sehen.

Das Prozess-Modell ist eine überschaubare Übersicht der Arbeitsabläufe, die VA’s regeln dann die Details.

Gruß

Martin S

[schröder]

#26205

Hallo Turgut,

wir hatten früher VA´s und haben diese immer noch. Nur weil die Norm von Prozessen spricht muss man nicht alles über den Haufen werfen.
Den Begriff VA haben wir behalten, weil wir nicht unnötig Unruhe in das System bringen wollten. Natürlich bedurfte es einigen Anpassungen aber ansonsten gab es wenig Probleme. Unser Zertifizierungsunternehmen hat keine Bedenken gehabt!
Kurz noch als Ergänzung; jede Va hat bei uns auch ein Workflow angehängt oder besteht nur aus einem Workflow.

Gruss

B. Schröder

[alblondie]

#26207

… das ist sowieso das wichtigste! Wenn’s läuft, nicht gleich ändern, nur weil es in der Norm etwas anders beschrieben ist. Ein System, das läuft ist besser, als eines, das VERSUCHT der Norm gerecht zu werden.

[turgut.alper]

#26211

Hallo Leute,

danke für eure Beiträge. An dieser Stelle gehe ich auf einige Beiträge kurz ein:

alblondie:
1. Nach deiner Ansicht beschreiben die Begriffe VA und Prozessbeschreibung den gleichen Sachverhalt, nämlich die Abfolge von Tätigkeiten; also sind sie gleich.
Das Problem:
– VA’s haben eine Gültigkeitsdauer von x-Jahren, bevor sie geprüft und wieder für x-Jahre freigegeben werden müssen
– Prozessbeschreibungen sind solange gültig, bis eine Abweichung gefunden wird, die dann überarbeitet werden muss und der Index einen Zähler hoch gesetzt wird.
-> Dann nenn ich doch meine VA’s lieber Prozessbeschreibung und muss keinen periodisch wiederkehrenden Arbeitsaufwand zur Überprüfung und Freigabe investieren

VA vs. Prozessbeschreibung
Kapitel einer VA:
1 Zweck / Ziel
2 Anwendungs- / Geltungsbereich
3 Begriffe / Definitionen
4 Verfahrensbeschreibung
5 Verfahrensablauf (Worklow)
6 Zuständigkeiten
7 Änderungen / Änderungsdienst
8 Schulungen
9 Mitgeltende Unterlagen
10 Anlagen

Aufbau einer Prozessbeschreibung:
1 Zweck und Ziel
2 Prozessverlauf (Worklauf mit Supplier/Input/Output/Customer/Responsibilities/Messgrößen/Vorgabedokumente)
3 Änderungen / Änderungsdienst
4 Mitgeltende Unterlagen

Aus diesem Grund kann doch eine VA und eine Prozessbeschreibung nicht gleich sein!

Martin S:
Das eine Prozessbeschreibung den groben Ablauf eines Prozesses wiedergibt o.k. aber wenn die Prozessschritte detailliert beschrieben werden müssen, dann setzt man doch Arbeitsanweisungen ein.
Für mich ist die Dokumentenfolge:
Prozessbeschreibung -> Arbeitsanweisung und nicht Prozessbeschreibung -> VA -> Arbeitsanweisung. Oder sind bei euch die VA’s die Arbeitsanweisungen?

B. Schröder:

Es geht mir nicht darum eine Zertifizierung durchzustehen, da sie schon längst in trockenen Tüchern ist. Es geht mir darum den Dokumentationsaufwand, im Rahmen des Prozessmanagements zu minimieren und einen Benefit für die beteiligten Abteilungen rauszuholen.

Z.B: Auftragsabwicklung in der Serie (wertschöpfender Prozess)

Daran sind einige Abteilungen (Logistik, Produktion, Einkauf, usw.) beteiligt. Es existiert eine übergeordnete VA die sehr grob gehalten ist und jede Abteilung besitzt seine „eigenen“ VA’s/AA’s um seine Tätigkeiten innerhalb der Serie durchzuführen.
-> Probleme:
– Keine eindeutige Definition von Schnittstellen
– z.B. keine Möglichkeit zur Erhebung von Prozesskenngrößen für die Beurteilung von Durchlaufzeiten (Abteilungen haben Vorgabezeiten (AVZ), die sie erfüllen (ca. 85% – 95%) und das Produkt kommt trotzdem erheblich zu spät beim Kunden an, da Summe aller AVZ ungleich der gesamten Durchlaufzeit sind (Liegezeiten).
– Solange von VA’s geredet wird, ist keiner bereit abteilungsübergreifend Prozesse abzustimmen

Habt ihr mit dem Übergang in die Prozessorientierung unter Beibehaltung der VA’s solche Schnittstellenprobleme gelöst?

MfG
Turgut Alper

[alblondie]

#26215

– VA’s haben eine Gültigkeitsdauer von x-Jahren, bevor sie geprüft und wieder für x-Jahre freigegeben werden müssen

… wer verlangt das (tappe gerade total im dunkeln… aber falls es eine interne Vorschrift ist, sofort abschaffen und bei internen Audits überprüfen!)

Punkte „meiner“ Prozessbeschreibungen:

Titel
Erstelldatum
Index
Vorangestellter Prozess (link)
Nachgestellter Prozess (link)
Prozessverantwortlicher
(1) Zweck / Ziel (Zahl in Klammer sind die Punkte von turgut)
(2) Anwendungs- / Geltungsbereich
Kenngrößen
(3) Begriffe / Definitionen
habe ich nicht: 4 Verfahrensbeschreibung (wenn ich ein Verfahren darstellen kann, muss ich es nicht mehr beschreiben)
(5) Verfahrensablauf (Worklow)
(6) Zuständigkeiten (Sind im Flowchart integriert)
(7) Änderungen / Änderungsdienst
habe ich anders geregelt: 8 Schulungen
Ergänzungen zum Ablauf (Bsp.: Auzug aus einer Normforderung)
(9) Mitgeltende Unterlagen
mathematische Definition der Prozesskenngrößen
(10) Anlagen
Dateiname
Verfasser (Name und Datum)
Freigabe (Name und Datum)
Seite X von Y

… ich stelle hier jetzt mal die Frage, worin sich Deine VA’s und meine Prozessbeschreibungen unterscheiden (außer im Namen?)

[turgut.alper]

#26217

Hallo alblondie,

die Unterscheidung, die ich getroffen habe, war auf den formalen Aufbau des Dokuments bezogen. Vom strukturellen Aufbau scheint kein Unterschied vorhanden zu sein. Mir geht es vor allem um den Inhalt der Dokumente mit abgestimmten Leistungsvereinbarungen zwischen den Prozessbeteiligten.

Wer ist für den Prozess der Auftragsabwicklung verantwortlich, an dem verschiedene Abteilungen bteiligt sind?
– Der Abteilungsleiter Einkauf
– Der Abteilungsleiter Logistik
– Der Abteilungsleiter Vertrieb
– usw.
– Es sind „nur“ Teilverantwortungen vorhanden. Keine Gesamtverantwortung. Die Gesamtverantwortung hat dann vielleicht die Geschäftsführung.

MfG
Turgut Alper

[alblondie]

#26218

… das Problem der Auftragsabwicklung löst sich bei uns relativ einfach, da unser Fertigungsleiter auch Chef der Logistik und dem Engineering ist. Den anderen Standort, den ich betreue, ist es nicht so einfach, da übernimmt der Standortleiter (Geschäftsführer) den Prozesseigner.
Was dabei ganz wichtig ist, ein Prozesseigner muss kein organisatorischer Vorgesetzter sein. Er ist lediglich ein „Trainer“, der seine „Fussballmanschft“ zusammenhält, will sagen, der die Fäden an der richtigen Stelle zieht.
Der Vertrieb kann kein Prozesseigner des gesamten Auftragsabwicklungsprozesses sein (in meinen Augen), da er nur Vorarbeiten leitstet.
Der Einkauf ist bei uns ein Unterstützungsprozess (Materialbestellung, Gemeinkostenbestellungen, Dienstleistungsbestellung, Lieferantenbewertung, etc.) da er zu den verschiedensten Bereichen zu zuarbeitet, also unterstützt. „Der Unterstützungsprozess“ hat keinen generellen Prozesseigner, hier hat wirklich jeder Teilprozesse einen Eigenen Prozessverantwortlichen (also Einkauf – Leitung Einkauf, Controlling – Leitung Controlling…).

Grüße Alblondie

[Anonym]

#26219

Hallo turgut alper,

zu Deiner Aussage

„Für mich ist die Dokumentenfolge:
Prozessbeschreibung -> Arbeitsanweisung und nicht Prozessbeschreibung -> VA -> Arbeitsanweisung. Oder sind bei euch die VA’s die Arbeitsanweisungen?“

möchte ich folgendes Antworten:

Bei uns gibt es nur das Prozessmodell, das die Untnernehmensprozesse visualisiert und Spielregeln (=Verfahrensanweisungen).

Ich unterscheide bewusst nicht zwischen VA, AA und sonstigen Feinheiten, die nur ein ausgebildeter QMB zu unterscheiden vermag.

Ich erstelle ja das QM für Leute in der Firma, die damit arbeiten müssen. Ich kann von ihnen nicht verlangen, dass sie sich mit diesen QM-Begrifflichkeiten auseinandersetzen. Das wäre fatal !

Deshalb ist meine Devise: QM ist einfach, visuell und QM-Kauderwelschfrei. Überhaupt verzichte ich auf Anglizismen und Fremdwörter.

Keep it simple – und Du hast Erfolg damit.

Gruß,

Martin S

[schröder]

#26220

Hallo Turgut,

ich wollte auf keinen Fall damit sagen, dass der Weg zur Beibehaltung der VA´s einfach nur zum Überstehen eines Zertifizierungsaudits dienen soll. Ich wollte wie Martin S. die Dokumentation nur so einfach und verständlich wie möglich halten.
Bei uns ist schon seit Einführung eines QM-Systems mit Workflow gearbeitet worden. Dieses macht einfach vieles verständlicher. Der Übergang zur neuen Norm war somit bei uns mehr fließend, da wir auch schon in Prozessen gedacht haben und nicht nach dem starren Modell der DIN ISO 9001:1994 handelten.

Was Euer Problem mit den Schnittstellen angeht, so kann ich natürlich entgültige Lösung liefern, dafür müsste ich die Firma kennen.
Ich würde sagen hole die Leute an einen Tisch!! Versuche sie zu überzeugen, dass der Prozess des Auftragsdurchlaufs alle Abteilungen betrifft und auch zum Abteilungserfolg beiträgt.
Vereinbare einen klaren Ablauf mit den betroffenen Abteilungen, dokumentieren ihn (egal wie du ihn nennst, VA, PA, AA…..) und schmeiße die überflüssigen Verfahrensanweisungen weg.
So kommst Du zu einem übergreifenden gültigen Prozess an den sich jeder halten sollte, weil jeder daran mitgearbeitet hat. Die Schnittstellen müssen natürlich klar geregelt sein, dafür ist ein Prozess schließlich auch da.
Wie jede einelne Abteilung dann arbeitet ist natürlich auch wichtig, aber die vorher definierten Schnittstellen lassen keine Ausreden oder ausbrechen aus dem Prozess zu.

Grüße

B. Schröder

[turgut.alper]

#26228

Hallo B.,

du hast vollkommen recht, dass man mit allen beteiligten am Tisch sitzen muss, um emeinsam einen Prozess auszuarbeiten. Die Problematik ist, dass zum einen die Geschäftsführung nicht hinter dem Thema steht, bzw. die Abteilungsleiter mit diesem Thema gejagt werden können. Sind Erfahrungen der beteiligten Personen aus der Vergangenheit mit QM.

– Die Ausgangssituation, dass QM bzw. Prozessmanagement Top-Down sein muss, kann man hier vergessen.
– Ich habe bis heute kein Fall kennengelernt, wo QM bzw. Prozessmanagement Bottom-Up funktioniert hat, ist hier der Fall.
– Darüber hinaus sind Kennzahlen zur Beurteilung von Prozessen einigen Personen sehr unlieb

Mit Abteilungen, die einen Teil der wertschöpfenden Prozesse abdecken, beschreibe ich schon die Prozesse mit der Hoffnung, die einzelnen Fragmente als Beispiel für das gesamte Bild zu benutzen und die Leute zu überzeugen.

Das blöde ist, partiell erreichen die Abteilungen ihre Ziele, nur ist die Summe der Abteilungserfolge nicht gleich der Unternehmenserfolg.

MfG
Turgut Alper

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