QMS papierlos, aber da gibt's ein Problem

[Ursula]

#19136

Hallo zusammen,

im Zuge der Umstellung von 9001:94 auf 9001:2000 habe ich auch von Papierform auf papierlose Form umgestellt, also Intranet, bzw. befinde mich jetzt in der Abschlussphase der Umstellung. Ich habe immer noch keine richtig Idee, wie also in welchem Umfang ich die ca. 30 Mitarbeiter, die keinen Rechner bzw. keinen Intranetzugriff haben „versorgen“ soll. Nur mit den Prozessen, in die sie aktiv involviert sind oder z.B. auch mit allen Führungsprozessen, also z.B. Organigramm, Infos zu KVP, Organisation, Schulungsaktivitäten etc. darüber sollten die natürlich auch informiert sein. Das ist natürlich ein ganz schöner Aufwand, einmal das Ausdrucken und dann die Pflege – also der Änderungsdienst. Wie löst ihr das ?

Gruß, Ursula

[pedro]

#25434

Hallo Ursula!
bei uns stellt sich die situation ähnlich da. wir haben allerdings auch in der fertigung und im lager pc’s mit intranetzugang, sodass jeder die möglichkeit hat, sich die entsprechenden dokumente anzuschauen.
Nur die Dokumente, die sie tatsächlich für die Ausübung ihrer Tätigkeiten benötigen, wei z.B. Prüf- oder Verpackungsanweisungen oder Checklisten sind als Papierform vorhanden.

Wie wäre es mit einem ausrangierten PC als „Infoterminal“??
Gruß
Petra

[Anonym]

#25436

Hallo, Ich finde den Ansatz von Pedro schon sehr gut.

Überall dort, wo kein Rechner zur Verfügung gestellt werden kann (oder aus praktikabilitätsgründen keinen Sinn macht) kann man pima mit Wandhaltern arbeiten. Das sind Klapprahmen, die in Reihe an die Wand geschraubt werden. Da kommen dann die jeweils relavanten Prozesse, Arbeits- und Verfahrensanweisungen rein. Die Mitarbeiter können sich dann dort durchblättern.
Führungsprozesse sowie alles, was nicht zur jeweiligen Stelle gehört, würde ich, wie von Pedro vorgeschlagen, über einen „Infoterminal“ (also einen alten 486er ;-)) ) bereitstellen.

Grüße,

Tim

[Achim]

#25442

Hallo Ursula,

ich würde mir die Frage so stellen:

Was sollten die Mitarbeiter über die Prozesse, in die sie direkt involviert hinaus noch wissen?
Das ist letztlich eine Gewissensfrage, ich halte das Organigramm (Ansprechpartner und Verantwortlichkeiten!) für sinnvoll, dazu Informationen zum KVP – ist bei Euch ein VV-Wesen eingerichtet?
Es reicht dann, diese Infos per Aushang den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. So bleibt der Änderungsdienst überschaubar und die Mitarbeiter haben die Infos immer wieder vor Augen (mal ehrlich: in eine Dokumentation schaut doch eh niemand wirklich rein, egal ob auf Papier oder nicht…)
Auch Schulungsaktivitäten könnten so veröffentlicht werden, je nach Personalentwicklungplänen.

[Rainer]

#25448

Hallo zusammen,

mein Vorschlag zur Problemlösung :

Eine papierlose Dokumentationsform sollte bedeuten „prozessorientierte Darstellung“.
In diesen Prozessdarstellungen sind alle wichtigen Informationen wie Zuständigkeiten, Entscheidungen, Durchführung, Informationswege und Dokumentationsvorgaben enthalten. Eine Hardcopy des relevanten Prozesses (oder Fertigungsablaufes) vor Ort reicht nach meiner Erfahrung vollständig aus. Diese wesentlichen Prozessschritte unterliegen auch nicht einem ständigen Änderungszwang.

Gruß
Rainer

[Halle]

#25452

Hallo,
gleiches Problem stand bei uns zur Lösung an.
Bei uns gilt generel das Handbuch ( EDV ) als freigegeben und maßgebend. Ein Handbuch habe ich in Druckform in der Fertigung am Zentralaushang ausgehängt. Dieses unterliegt dem Änderungsdienst ( ich denke 1 Stück ) geht. Dann wurden alle Mitarbeiter mit dem Umgang des Intranet ( die die täglich an einem Rechner sitzen ) zum Auffinden der Unterlagen geschult. Dieses im Rahmen der obl. Schulung zum QM-System. Alle weiteren Mitarbeiter bekammen einen Schnellhefter, der Ihrer Abteilung gehörigen Prozesse, Organigramm, usw. Diese Unterlagen dienen aber nur zur Schulung und Einführung. Maßgebend ist das QMH in Druckform am Aushang und das in der EDV. Das waren ca. 30 Schnellhefter und ca. 2 Tage arbeit, die sich aber gelohnt haben. Zum einen wissen die Mitarbeiter, hoppla, ich gehöre auch dazu und der Inhalt wurde mindestens mal gesehen.Und Ihr braucht Euch nacher den Schuh nicht anzuziehen, wenn einer kommt und sagt, er wusste von nichts. Diese Unterlagen im Schnellhefter werden nicht gelengt, wenn sich was ändert wird es sowieso am Aushang bekannt gegeben und die dortige Version ist gültig. Ein Aufwand der sich in meinen Augen so gelohnt hat.
Zur Frage mit dem Rechner,, ist jeder in der Lage, einen solchen zu bedienen, diese Frage stellten wir uns auch, wir werden in der Fertigung eine Art Infoterminal planen, Monitor mit Maus, Rechner im Schrank, Tastatur weg, hier können sich dann die Mitarbeiter mit Bilder durch die Kapitel schleusen. Bedarf aber auch Schulungen und sit in Planung. Der Aufwand für Rechner usw. sollte im Rahmen des möglichen liegen.
Gruß Ralf

[Miracoulix]

#26739

Hallo zusammen!
Ich würde bei uns auch gerne auf papierloses Format umsteigen.
Aber für mich stellt sich die Frage nach der Unterschriften-Regelung.
Bei uns wird jedes Formblatt oder Dokument abgezeichnet vom Ersteller und vom QM-Manager (mir).
Muss ich das überhaupt? Wie habt ihr das bei eurer papierlosen Darstellung gelöst?

Gruss aus China

Qualitätsmanager im aufgebrochenen China
Der Erfahrungsaustausch-Chat ist in der Testphase
http://qualitaet.mainchat.de
viel Spass wünsch ich euch

[Anonym]

#26740

Hallo Miracoulix,

unsere Intranet-Doku ist in einem schreibgeschützten Pfad Q: abgelegt, auf das nur ich zugreifen kann.

Dies bedeutet: Alle freigegeben Formulare und Dokumente können nur von mir in das Intranet eingestellt werden und sind somit automatisch freigegeben.
Zudem hat jedes Formular in der Fußzeile einen Eindruck des Ablagepfades, der mit Q: beginnt. Das ersetzt die Utnerschrift.

Dieses Prozedere haben wir in einer separaten VV beschrieben, damit es offiziellen Charakter hat, damit es beim Audit keine Probleme gibt.

Gruß, Martin S

Martin S

[QMarc]

#26743

Moin Miracoulix,

wir haben die Unterschriftenregelung so gelöst, dass ich einen Umlauf für jedes Dokument definiert habe. Dieser steht in einer Exceltabelle. Der Umlauf für das Dokument funktioniert über Outlook-Aufgaben. Dort kannst Du Bearbeiter und Termine zuweisen und siehst jederzeit den Status der Bearbeitung.
Das Dokument wird erst dann in der EDV freigegeben (= sichtbar), wenn der Umlauf durch ist.
Die Ablaufbeschreibung zur Dokumentenänderung gehört bei mir zur Anweisung „Dokumentation“.

Grüsse aus dem Norden

QMarc

[Elastomer]

#29936

Hallo QMarc!

Mache zur Zeit ein Semesterpraktikum und bin in diesem Rahmen mit eben dieser Problematik im Unternehemen beschäftigt.

Wäre mal interessant für mich zu sehen, wie Deine Exceltabelle aufgebaut ist. Könntest Du mir vielleicht mal ein Beispiel mailen?

Außerdem kann mir vielleicht jemand sagen, ob das ganze mit Bearbeiter Zuordnung auch mit Lotus Notes möglich ist!? So eine Art Workflow also möglich ist!?

Vielen Dank,
Jens

[QMarc]

#29992

Hallo Jens,

schau mal in dein Postfach. Ich habe Dir den Aufbau der Exceltabelle (einfach gestrickt) gemailt.

Zu Lotus Notes gab es hier im Forum schon diverse Anmerkungen – scheint also zu gehen. ;-) Alternativ kannst Du jedes Programm verwenden, was Aufgabenvergabe erlaubt, z.B. Outlook oder Du machst es einfach per Email und hälst den Status der Bearbeitung nach.

Gruß aus dem Norden und schönes Wochenende
QMarc

[Ulrich.N.]

#30010

Könnte ich vieleicht auch das Formular bekommen?

[cr.iso]

#30030

Hallo Elastomer,
wir benutzen Lotus Notes.
Zur Freigabe verknüpfe ich das Dokument und versende es an den Verantwortlichen.
Er druckt es aus, unterschreibt/Freigabe u. lässt es mir zukommen. Das Papiedokument hefte ich entsprechend ab, im Lotussystem wird an den vorgegebenen Personenekreis die Verknüpfung versandt. Somit sind alle Verantwortlichen u. Mitwirkenden informiert. Im System ist natürlich immer die aktuelle Fassung verfügbar.
Das hat sich sehr gut bewährt.
Gruß
CR.ISO

„Wenn es einen Weg gibt,
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(Thomas Alva Edison)

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