Empfänger (Sofortverteilung) mehrerer Dokumente gleichzeitig

[Marius Hornisch]

#104138

Hallo zusammen,

wir haben roXtra bei uns etabliert und versuchen die Integration neuer Mitarbeiter in unser Dokumentenverwaltungssystem zu optimieren. Leider habe ich bisher keine Funktion entdeckt, die es mir erlaubt mehrere gelenkte Dokumente (in diesem Fall 3-Stufige Dokumente) Sofortverteilen.

Bei uns, wie vermutlich auch bei anderen sind die Nutzer in Gruppen abgebildet um bei Weggang oder Zuzug nicht jedem Benutzer alle Dokumente erneut einrichten zu müssen oder Stellvertreter einzurichten. Die Empfänger Funktion (Sofortverteilung) mit Lesebestätigung tritt aber nur in Kraft, wenn sich das Dokument in einem aktiven Workflow befindet und vom Freigeber freigegeben wird. Die Lesebestätigung wird dann an alle Benutzer bzw. Gruppen verteilt. Bei einem abgeschlossenem Workflow habe ich über die Verteilungs-Funktion die Möglichkeit die Dokumente einzeln Sofortverteilen. Dies ist nicht sehr komfortabel und bei hunderten von Dokumenten auch zweitaufwendig.

Ich suche deshalb eine Funktion, die mir erlaubt einem neuen Benutzer in der Gruppe XY Sofortverteilen. Will sagen, der Gruppe XY sind z.B. 30 Dokumente zugeordnet, Inder der neue Benutzer Mitglied wird. Initial erhält der Benutzer alle Dokumente, die die Gruppe XY zugeordnet ist als Leserbestätigung. Analog sollte dies auch für einen einzelnen Benutzer funktionieren, indem ich aus einer Liste die gewünschten Dokumente (ähnlich der Referenzen-Auswahl) auswählen kann.

Also kennt jemand diese Funktionalität oder eine ähnliche Funktionalität. Ich bin gespannt.

[Michael Stummvoll]

#104232

Sehr geehrter Herr Hornisch,

vielen Dank für Ihre Frage und ausführliche Beschreibung für Ihren Wunsch.

„Ich suche deshalb eine Funktion, die mir erlaubt einem neuen Benutzer in der Gruppe XY Sofortverteilen. Will sagen, der Gruppe XY sind z.B. 30 Dokumente zugeordnet, Inder der neue Benutzer Mitglied wird. Initial erhält der Benutzer alle Dokumente, die die Gruppe XY zugeordnet ist als Leserbestätigung. Analog sollte dies auch für einen einzelnen Benutzer funktionieren, indem ich aus einer Liste die gewünschten Dokumente (ähnlich der Referenzen-Auswahl) auswählen kann.“

Diese Funktion gibt es bereits in roXtra und muss von uns nur für Sie aktiviert werden. Dies werde ich direkt veranlassen und  ein Ticket für die entsprechende Abteilung erstellen.

Wir melden uns nach Abschluss der Anpassung direkt bei Ihnen.

Ich hoffe, ich konnte helfen.

 

Mit freundlichen Grüßen

Michael Stummvoll
roXtra Team

[Michael Stummvoll]

#104285

Sehr geehrter Herr Hornisch,

die Funktion ist in Ihrem roXtra aktiviert und kann ab sofort genutzt werden.

 

Mit freundlichen Grüßen

Michael Stummvoll
roXtra Team

[Marius Hornisch]

#104287

Danke für die Antwort. Damit ist das Problem gelöst und das Thema kann geschlossen werden.

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