Die Organisation muss das Wissen nicht nur bestimmen, sondern auch vermitteln und aufrecht erhalten – zum Beispiel mithilfe von innovativen Lern- und Transferformaten!
Nicht erst seit der Revision der DIN EN ISO 9001:2015 und den neuen Anforderungen „Wissen der Organisation“, ist klar, dass der professionelle Umgang mit Wissen in den Organisationen einen bedeutsamen Erfolgsfaktor darstellt. Was passiert, wenn meine Mitarbeiter mit hochspezifischem Fach- und Erfahrungswissen nicht mehr verfügbar sind? Denn Wissen, das an eine konkrete Person im Unternehmen gebunden ist, kann für die gesamte Organisation zum Risiko werden. Scheidet der Mitarbeiter geplant oder überraschend aus, ist das mitunter erfolgskritische Wissen ohne Wissenstransfer verloren.
Die erste Herausforderung, die es dabei zu meistern gilt, ist das kritische Wissen zu bestimmen: Wer sind die relevanten Wissensträger in der Organisation und welches Wissen ist bei ihnen transferrelevant? (Siehe auch Blogbeitrag Wissenstransfer professionell – Umsetzung in der Organisation)
Ist das transferrelevante Wissen identifiziert, gilt es dieses aufrecht zu erhalten und an Kollegen, Teams oder neue Mitarbeiter zu vermitteln. Dabei hat sich herausgestellt, dass man drei unterschiedliche Arten von Transfermethoden unterscheiden kann: kommunikative, kodifizierende und organisatorische Maßnahmen.
Kommunikation
Diese Gruppe der Transfermethoden basiert schwerpunktmäßig auf persönlichen Kommunikationsprozessen zwischen verschiedenen Personengruppen. Denkbar sind hierbei unterschiedliche Formate – das Spektrum reicht von persönlichen Gesprächen über Schulungsmaßnahmen bis hin zu unterschiedlichen Begleit- und Veranstaltungsformaten. Der Wert liegt in der Ausgestaltung der einzelnen Maßnahmen. Persönliche Übergabegespräche lassen sich durch eine zielgerichtete Vorbereitung, den Einsatz guter Visualisierungen und die Herstellung von direktem Anwendungsbezug auf ein Optimum treiben und Schulungen entfalten ein ganz neues Potential, wenn dabei auf interne Mitarbeiter als Referenten anstelle von externen Trainern zurückgegriffen wird.
Kodifizierung
Die Kodifizierung oder Dokumentation ist die systematische Sammlung von Daten und Informationen. Dabei kommen – immer dem jeweiligen Anlass angemessen – textbasierte, auditive oder videobasierte Datenquellen zum Einsatz. Wissen wird aufgezeichnet und für die Wiederverwendbarkeit gespeichert.
Insbesondere im Hinblick auf multimediale Transferformate erleben wir derzeit eine technologiegetriebene Revolution, die die Unternehmen zunehmend als Chance begreifen. Während es für Augmented- und Virtual-Reality noch an einem breiten Umsetzungsszenario fehlt, ist man bei anderen Instrumenten wie ScreenCasts und der Datenbrille schon viel weiter. So lassen sich durch den Einsatz der sogenannten Smart Glasses komplexe technische Zusammenhänge, wie beispielsweise Vorgänge aus Produktion und Instandhaltung, praxisnah und aus der Ich-Perspektive vermitteln. Abläufe am Bildschirm dagegen können durch ScreenCasts schnell und einfach erfasst werden.
Organisation
Methoden und Instrumente auf Ebene der Organisation konzentrieren sich darauf, dokumentiertes Wissen in der Organisation bereitzustellen – und zu finden! Einmal etabliert, bieten viele Ansätze ein nachhaltiges und für viele Beschäftigte sehr nutzbringendes Instrumentarium. Die Durchführbarkeit der einzelnen Tools hängt dann oftmals von den gegebenen (informationstechnischen) Voraussetzungen der Organisation ab.
Ein aus der Unternehmenswelt mittlerweile kaum noch wegzudenkendes Instrument ist das sogenannte Enterprise Wiki, eine Art Plattform zum gemeinschaftlichen sammeln von Erfahrungen und Wissen. Der Grundsatz: Jeder Mitarbeiter darf Artikel schreiben, bearbeiten und kommentieren, vergleichbar mit dem bekannten Wikipedia. Doch Vorsicht, Wikis funktionieren nur dann, wenn sie einen erkennbaren Nutzen für die Mitarbeiter schaffen. Denn oftmals schlafen Wikis dann ein, wenn die Mitarbeiter keinen Mehrwert darin sehen und daher auch nicht motiviert sind, Inhalte nicht nur zu konsumieren, sondern auch zu produzieren.
Damit Wikis ein Erfolg werden, müssen sie gelebt werden und nicht nur dem Zweck der Dokumentation dienen. Dazu ist nicht nur ein durchdachtes Rollenkonzept notwendig, also die Definition der Beteiligten und ihrer Aufgaben und Berechtigungen, sondern auch die sinnvolle Auswahl der Inhalte, mit denen die Plattform bespielt werden soll.
Fazit
Wie man sieht, gibt es ein breites Spektrum an Formaten und Instrumenten, mit deren Hilfe Wissen vermittelt und dokumentiert werden kann. Die Herausforderung besteht darin, für die richtigen Inhalte die richtige Methode auszuwählen. Für uns ist klar: Jeder Wissensaspekt hat seine ideale Transfermethode! Die Relevanz der innovativen Formate wird dabei deutlich zunehmen. Denn einmal etabliert lassen sich Lerninhalte damit schnell, effizient und praxisnah produzieren – oftmals sogar durch die wissensgebenden Mitarbeiter selbst.
