The document control software for your QM
The document control software for your QM
Die Maßnahmenmanagement-Software für mehr Effizienz
Why roXtra documents?
No more outdated documents
Always up-to-date documents and standard-compliant archiving
Save costs and time
Automated workflows and powerful full-text search
User-friendly
Web-based, location-independent and intuitive operation
Transparency and teamwork
Automated workflows and powerful full-text search
Get advice now
Get to know roXtra in a non-binding and free online presentation.
Simple and efficient document control
Mit roXtra Dokumente schaffen Sie einen zentralen Ort für alle relevanten Unternehmensdokumente. Mit der digitalen Dokumentenlenkung-Software lenken Sie diese Unterlagen automatisch, mit wenig Zeitaufwand und normkonform. Behalten Sie den Überblick mit einer systemübergreifenden Benutzerverwaltung sowie individuellen Dokumentenworkflows. Schaffen Sie mit roXtra so ein lebendiges und transparentes Qualitätsmanagement, von dem alle profitieren!
Steer documents
Cross-system user management
Individual
workflows
Distribution of relevant documents
Why optimize document control with roXtra
Document control is the basis for a functioning and efficient quality management system: it provides access to information and thus more transparency in the company. This means that nothing stands in the way of a successful audit and ISO certification!
Thanks to the fast full-text search, you can always see where each document is located. Benefit from the intuitive user interface and an individual document workflow with clear control processes.
Mit der Dokumentenlenkung-Software wird die Lenkung und Steuerung Ihrer Dokumente über den gesamten Lebenszyklus hinweg und für alle Richtlinien und Anforderungen (ISO 9001, ISO 13485, GxP und mehr) erheblich vereinfacht.
- > Central knowledge management
- > Control documents according to standards
- > Archiving & auditing
- > User management
- > Quick search
- > Distribution of documents
- > Structure business processes
Manage your knowledge in one place
Sagen Sie dem Papierchaos den Kampf an und leisten Sie mit der digitalen Dokumentenlenkung-Software einen nachhaltigen Beitrag zum Erfolg Ihres Unternehmens.
Manage all important company documents - and therefore existing knowledge and relevant information - centrally in one place.
The web-based application enables access to all digital documents (e.g. the QM manual) at any time and from any location. A wide range of interfaces ensure fast and reliable data exchange.
Control documents in compliance with standards
With an automated approval and control process (document workflow), you define how a document is routed through your company. Employees can be assigned specific roles such as editor, reviewer or approver.
Welcher Dokumenten-Typ soll welchem Workflow folgen? Eine Verfahrensanweisung oder SOP folgt einem anderen Lenkungsprozess als ein Formular oder eine Checkliste. Die Dokumentenlenkung-Software ermöglicht dabei frei konfigurierbare Workflows, um Ihren Bedürfnissen und Anforderungen – nach sämtlichen Normen und Regelwerken – gerecht zu werden.
Any tasks that arise are automatically generated and distributed to the responsible processor. To check the validity of your documents, you can store corresponding resubmissions. This ensures that your documents are always up to date.
roXtra takes over the archiving
Mit der Dokumentenlenkung-Software von roXtra stellen Sie sicher, dass alle jederzeit mit der aktuellen Version eines Dokumentes arbeiten. Während der Überarbeitung aktiver Dokumente wird den Lesern weiterhin der bisher gültige Revisionsstand angezeigt. Entwürfe sind für die Empfänger und Leser nicht einsehbar, sodass nur die freigegebenen Dokumente (z. B. Arbeitsanweisungen) vorliegen. Eine versehentliche Verwendung veralteter Dokumente ist damit ausgeschlossen.
Eine effektive Dokumentenlenkung erfordert eine transparente und revisionssichere Verwaltung aller Dokumente. Dank der automatischen Vergabe von Revisionsnummern wird eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleistet. Zwei Revisionen lassen sich bequem in einer Vergleichsansicht gegenüberstellen, um Änderungen schnell zu erfassen. Veraltete Versionen werden automatisch auditgerecht (roXtra Audits) in einer Dokumenten-Historie (Archiv) abgespeichert.
Manage users systematically
Die Benutzer- und Rechteverwaltung webbasierter Software gehört häufig zu den fehleranfälligsten Prozessen. Je schneller ein Unternehmen und dessen IT-Landschaft wachsen, umso schwieriger wird die Verwaltung der Benutzer. Eine leistungsstarke Dokumentenlenkung-Software hilft dabei, den Zugriff auf wichtige Dokumente zu steuern und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Änderungen vornehmen können. Mit dem systemübergreifenden und effizienten Benutzermanagement behalten Sie immer den Überblick und können ganz einfach individuelle Rechte festlegen.
The interface connections to various identity providers - including Active Directory, Entra ID or Okta - make it easy to transfer and maintain user master data from other systems, especially for systems with a large number of users. Define all access, editing and release rights individually and organize your users by area (e.g. by department, etc.).
Find QM documents quickly and easily
Mit der leistungsstarken, integrierten Volltextsuche findet jeder Nutzer auf Anhieb genau das Dokument, das er benötigt. Die Dokumentenlenkung-Software von roXtra durchsucht dabei sowohl die Metadaten als auch die Inhalte der Dokumente, auf die der Mitarbeiter Zugriffsrechte besitzt.
Fast and reliable distribution
Wenn Sie ein Dokument nach der Bearbeitung freigegeben haben, können Sie alle betreffenden Mitarbeiter über die Änderungen informieren. Auch eine Sofortverteilung von Dokumenten an bestimmte Empfänger – beispielsweise an neu eingetretene Mitarbeiter – ist jederzeit möglich. Die Dokumentenlenkung-Software stellt sicher, dass diese Personen automatisch eine Leseaufgabe in roXtra und per E-Mail erhalten.
Once the recipient has taken note of the document, they can confirm this with a documented read confirmation. This allows you to track which recipient has already read the document at any time.
Organize your process landscape
Mapping business processes creates transparency: process maps provide an overview of all core elements and supporting processes and illustrate how they are linked to each other.
With the integrated flowchart designer, you can create transparent representations of your operational processes, organization charts, turtle models, etc. in no time at all. This allows you to easily structure and organize your business processes and make them accessible to everyone involved.
Store the associated documents from your roXtra system directly in the individual process steps. roXtra fields can also be integrated into the processes and are updated automatically. The Flowchart Designer thus provides additional support for standard-compliant QM documentation.
Are you looking for a tool to automate business processes? Get to know roXtra processes!
Further information on document control with roXtra
What is document control?
The term document control refers to a documented procedure that defines the entire workflow process for information within a company or organization. It therefore forms the basis for a functioning and efficient quality management system.
What is document control according to ISO 9001?
Certified companies (for example according to DIN EN ISO 9001) have a large number of documents that need to be managed. Document control is a central component of this standard and ensures that all documents relevant to quality assurance are managed systematically. The aim is to ensure transparency of product and service quality.
Do you already know our other solutions?
We will show you roXtra in a free and non-binding online presentation.