Die Anforderungen und die Herausforderungen durch komplexe Vertragsbeziehungen wachsen.
War früher der Großteil der Verträge langfristiger Natur, so bestimmen heutzutage immer häufiger kurzfristige Verträge das Bild. Hinzu kommen Compliance-Richtlinien, die einzuhalten sind. Mangelnde Aktualität, unterschiedliche Kenntnisstände, dezentrale Ablagesysteme und fehlende Unterlagen sind häufig Probleme, mit denen Unternehmen kämpfen.
Dabei hätte man eigentlich gerne genau das Gegenteil: Man möchte möglichst flexibel reagieren können, alle relevanten Fristen hierzu immer im Auge behalten und im Falle des Falles schnellen Zugriff auf jedwede Vertragsakte haben – und das in der richtigen Version. Anforderungen, denen unstrukturierte Filesysteme, Papierordner und die Organisation in Excel-Tabellen auf Dauer nicht gewachsen sind.
Auf dem Vormarsch: die elektronische Vertragsakte
In Deutschland stellen mittlerweile immer mehr Unternehmen auf digitales Vertragsmanagement um. Die Vorteile eines Vertragsmanagementsystems sind nicht von der Hand zu weisen: Man spart Kosten und Zeit bei der Archivierung und Pflege, verpasst keine Fristen mehr und gewinnt zusätzlich durch ein konsistentes System Rechtssicherheit. Verträge können verschlagwortet und zuverlässig und schnell gefunden werden. Anstelle der manuellen Verwaltung der Verträge, von der Erstellung über die Autorisierung bis hin zur Verlängerung, tritt eine transparente und Compliance-konforme Lenkung. Automatismen im System erinnern an wichtige Daten und entlasten die zuständigen Mitarbeiter. Die Zugänglichkeit der Inhalte der digitalisierten Verträge ist nicht nur für die jeweilige Personalabteilung oder den Einkauf von großer Bedeutung. Sie ist für jeden Mitarbeiter, der vertragliche Vereinbarungen einzuhalten hat, relevant.
Um das volle Potenzial und die Vorteile eines Vertragsmanagementsystems zu nutzen, ist eines besonders wichtig: die Implementierung und Einführung im Unternehmen. Bereits während der Planung spielt die offene Kommunikation zum ‚Wie‘ und ‚Warum‘ eine wichtige Rolle. Sie legt den Grundstein für die Akzeptanz einer neuen Lösung. Eine realistische zeitliche wie auch personelle Planung schafft dabei von vorneherein Transparenz und sorgt für eine Erwartungshaltung, die erfüllt wird.
Überblick der wichtigsten Aufgaben, bei der Einführung eines Vertragsmanagementsystems
Ein Blick in die Praxis
In Vertragsmanagementsystemen arbeiten Sie mit Akten. So können Sie sich Dokumente und Aufzeichnungen, die in Zusammenhang stehen, strukturiert anzeigen lassen. Das System als zentrale Ablage, die allen Verantwortlichen zugänglich ist, verkürzt die internen Durchlaufzeiten der Dokumente und Aufzeichnungen. Es geht Ihnen kein Wissen mehr verloren, weil ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und wichtige Unterlagen nur im persönlichen Postfach oder lokal auf dem Rechner gespeichert waren.
Bei digitalen Vertragsakten sind Zuständigkeiten klar und zentral geregelt. Es wird definiert und automatisch vom System protokolliert, wer Dokumente und Akten einstellt, bearbeitet, prüft und freigibt. Über eine Rechtevergabe kann genau festgelegt werden, auf welche Bereiche und Dokumente ein Benutzer Zugriff hat – und welche Befugnisse er hier besitzt. Für jeden Vertrag können Sie Laufzeiten, Fristen und zusätzliche Informationen im System hinterlegen. Die verantwortlichen Personen werden vom System automatisch zu den gegebenen Fristen informiert und können dadurch termingerecht reagieren. Zusätzlich sollte ein Vertragsmanagementsystem auch Auswertungen und Statistiken zu eingepflegten Finanzwerten liefern.
