In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Workflow für ein Dokument starten können.
roXtra bietet Ihnen neben der reinen Dokumentenablage auch die Möglichkeit, Dokumente in Ihrem Unternehmen normgerecht zu lenken. Üblicherweise sind dabei mehrere Personen an der Freigabe eines Dokuments beteiligt, die entweder die Erstellung, Prüfung oder Freigabe übernehmen. Wie der Workflow im Einzelnen abläuft und wer die Beteiligten sind, ist dabei individuell. Daher beziehen wir uns in diesem Tutorial auf einen Beispiel-Workflow.
So starten Sie einen Workflow in roXtra
- Öffnen Sie das Dokument, bei dem ein Workflow gestartet werden soll und wählen Sie die Registerkarte Workflow.
- Dort haben Sie die Möglichkeit, jeder Workflow-Rolle einen oder mehrere Benutzer zuzuordnen.
- Klicken Sie hierzu auf das jeweilige Feld und wählen Sie den Namen des gewünschten Benutzers oder der gewünschten Gruppe aus.
- Folgende Rollen können ausgewählt werden:
- Der Bearbeiter kann das Dokument überarbeiten.
- Der Prüfer kontrolliert, ob das Dokument inhaltlich und formal korrekt ist.
- Der Freigeber prüft ebenfalls das Dokument und legt fest, wer das Dokument lesen soll und veröffentlicht dieses.
- Die Empfänger können einzelne Empfänger, aber auch ganze Empfängergruppen sein. Diese erhalten das Dokument als Leseaufgabe in roXtra.
- Bitte beachten Sie bei der Auswahl der Rollen, dass die Benutzer dafür auch die entsprechenden Rechte besitzen müssen.
- Im Feld Workflowzweck können Sie eine Nachricht an den Bearbeiter verfassen.
- Um den Workflow zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche Workflow starten.
Der zuständige Bearbeiter des Dokuments erhält automatisch eine Benachrichtigung in roXtra und per E-Mail über seine neue Aufgabe. Bitte beachten Sie, dass während der Überarbeitung des Dokuments für den normalen Leser weiterhin nur die letzte freigegebene Version des Dokuments einsehbar ist.
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Hinweis
Über den Menüpunkt Neu | Dokument können Sie wie gewohnt das Video in roXtra einbinden und somit Ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen. Das Video lässt sich direkt in roXtra abspielen.
Bildnachweis:
iStock.com/Funtap
