Sie wollen ohne großen Aufwand Dokumente an bestimmte Personen verteilen? In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie in wenigen Schritten eine Sofortverteilung von roXtra Dokumenten durchführen können.
So führen Sie eine Sofortverteilung durch
- Um eine Sofortverteilung für ein Dokument durchzuführen, wählen Sie das gewünschte Dokument aus, das an bestimmte Empfängergruppen versendet werden soll.
- Klicken Sie im Dokument auf die Registerkarte Workflow.
- Wählen Sie im Pop-up-Fenster Workflow die Schaltfläche Sofortverteilung durchführen aus.
- Bestimmen Sie nun die empfangsberechtigten Personen, an die das Dokument versendet werden soll. Dies können ganze Empfängergruppen oder auch einzelne Anwendende sein.
- Abschließend können Sie noch eigene Hinweise an die Empfänger richten.
- Wenn nun alle Daten eingegeben wurden, klicken Sie auf Dokument verteilen.
Sie haben nun erfolgreich das Dokument verteilt. Die ausgewählten Empfängergruppen haben durch die Sofortverteilung eine Leseaufgabe erhalten. Die Leseaufgabe wird wie gewohnt automatisch per E-Mail, sowie als neue Aufgabe in roXtra an die Empfänger gesendet.
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Hinweis
Über den Menüpunkt Neu | Dokument können Sie wie gewohnt das Video in roXtra einbinden und somit Ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen. Das Video lässt sich direkt in roXtra abspielen.
Bildnachweis:
iStock.com/RossHelen
