Im ersten Teil dieses Themenblocks geht es um folgende zentrale Fragen: Was ist ein integriertes Managementsystem (IMS)? Und welche konkreten Vorteile ergeben sich aus einem IMS?
Was ist ein integriertes Managementsystem?
Integriertes Management beschreibt die Kombination eines Qualitätsmanagementsystems und Umweltmanagementsystems.
Qualität bezieht sich in diesem Fall auf Dienstleistungen und Produkte, aber auch die internen Prozesse und Abläufe des Leistungserbringers.
Die zentrale Aufgabe im Qualitätsmanagement ist eine lückenlose Dokumentation aller Prozesse und deren Wechselwirkungen untereinander. Ziel ist eine kontinuierliche Verbesserung.Der Aspekt Umwelt bezieht sich auf betriebliche Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen innerhalb des Unternehmens, bei welchen beispielsweise Emissionen entstehen oder Rohstoffe verbraucht werden. Zentrale Aufgaben im Umweltmanagement sind die Dokumentation und Überwachung dieser Prozesse sowie die Ausrichtung an umweltrechtlichen Vorgaben. Ziel des Umweltmanagement ist es, diese Rechtsvorschriften zu erfüllen und Umweltbelastungen durch das Unternehmen zu reduzieren.
Genau betrachtet, werden die beiden Bereiche der Qualität und Umwelt innerhalb eines IMS zusätzlich durch Aspekte der Arbeitssicherheit, des Arbeitsschutzes und des Informationsmanagements abgerundet.
Ein IMS rentiert sich.
Die Wirtschaftlichkeit eines integrierten Managementsystems lässt sich an folgenden Faktoren festmachen:
Reduktion von Dokumentationsaufwand und ein höheres Maß an Transparenz:
Ein Teil der erforderlichen Dokumentation für das Qualitäts- und Umweltmanagement sind identisch. Das heißt, dass Sie in getrennten Systemen Dokumentationen doppelt führen. Mit einem IMS bringen Sie die Forderungen beider Normen in einem System unter und können ähnliche oder identische Aufgaben und Dokumentationen miteinander verbinden. Zusätzlich zu einem geringeren Arbeitsaufwand schafft eine schlankere, integrierte Dokumentation Transparenz und Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern.
Optimierung von Prozessen:
Durch die Standardisierung und Optimierung von Prozessen steigern Sie die Effektivität und Effizienz aller internen Abläufe. Das höhere Niveau der Produkt- und Dienstleistungsqualität resultiert in der Zufriedenheit Ihrer Kunden. Durch eine klare Strukturierung und Koordination der Prozessabläufe können Sie zusätzlich den Aufwand für Audits deutlich reduzieren.
Verbesserung der Kommunikation und Vernetzung:
Die abteilungsübergreifende Vernetzung wird durch ein funktionierendes integriertes Managementsystem deutlich verbessert. Sie können Optimierungspotenziale von Schnittstellen deutlicher herausarbeiten. Dabei führt die klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten zu einer effizienteren Kommunikation und Prozessleistung: Durch eine nachvollziehbare und klar strukturierte Dokumentation sind alle Mitarbeiter besser informiert. Fehlentwicklungen können Sie frühzeitig mit wirksamen Gegenmaßnahmen begegnen.
Was Sie also konkret davon haben:
Durch die Dokumentationsreduktion sparen Sie Zeit und Kosten im Personalbereich. Der Aufwand für interne und externe Audits lässt sich durch einen klaren organisatorischen Aufbau ebenfalls reduzieren. Durch ein ganzheitliches IMS können Sie Schwachpunkte mit Verbesserungspotenzialen leichter identifizieren und optimieren. Eine höhere Zufriedenheit auf Seite der Kunden wirkt sich langfristig positiv auf Ihren Umsatz aus. Die Außenwirkung eines erfolgreichen integrierten Managementsystems gegenüber Kunden und Geschäftspartnern schlägt sich in einer hohen Glaubwürdigkeit und Vertrauen in die Kompetenz der Produkte wie auch Dienstleistungen nieder.
