QM-Lexikon: Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Wer kennt das nicht? Neben der hohen Informationsflut an Dateien, Verträgen und E-Mails werden Dokumente mehrfach kopiert, ausgedruckt und weitergeleitet. Eine weitere Herausforderung ist das Zusammenführen verschiedener Dateien (Texte, Formulare, Bilder oder Filme) die in verschiedenen Abteilungen auf unterschiedlichen Systemen bearbeitet und gelagert werden. Wer soll da noch den Überblick behalten? Dies kann zu mühsamen und zeitintensiven Suchvorgängen nach originalen und aktuellen Unterlagen führen. Dies wiederum zu unmotivierten Mitarbeitern und unzufriedenen Kunden. Bei der Verwaltung dieser Informationen unterstützen Dokumentenmanagementsysteme (DMS) in Kombination mit intelligenten Dokumenten-Workflows. Dadurch können u.a. Arbeitsabläufe effizient gestaltet und die Kundenzufriedenheit gesteigert werden.

Vorteile von QM-Dokumentenmanagementsysteme

Mit einem Dokumentenmanagementsystem können alle Dateien auf einer Plattform zusammengeführt werden und sind zu jeder Zeit sofort abrufbar. Dokumente in Papierform können ebenfalls per Scanfunktion in ein DMS eingepflegt werden und mit Informationen hinterlegt und verschlagwortet werden. Ein weiterer Vorteil eines funktionierenden DMS ist es Abläufe und Prozesse nachvollziehbar abzubilden, zu steuern und bei Bedarf unkompliziert zu korrigieren. Dies erspart viel Zeit und kann bei konsequenter Umsetzung als Wissensportal für die Mitarbeiter genutzt werden.

DMS als QM-Dokumentenverwaltung

Eine reibungslose QM-Dokumentenverwaltung erleichtert die Arbeit jedes einzelnen Mitarbeiters im Unternehmen. Ein DMS unterstützt Sie dabei und steuert alle Dokumente Ihres Unternehmens (Erstellung, Bearbeitung, Prüfung, Freigabe und Verteilung). Ein Dokumentenmanagementsystem kann dabei Aufgaben übernehmen, die früher jede Menge Aufwand bedeuteten: Metadaten zu Dokumenten und Aufzeichnungen auf dem Laufenden halten, die Dokumentation jeder neuen Revision, die Prüfung, Freigabe und Verteilung von Dokumenten und Informationen oder auch die Archivierung alter Revisionen.

Durch eine klare Strukturierung der Dokumente, einer automatisierten und normgerechten Revisionierung sowie Archivierung können Sie viel Zeit sparen, Fehler vermeiden und sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren – dem Kunden. Mehr zur Dokumentenlenkung erfahren Sie hier.

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