Was sollten Sie beachten, wenn Sie eine Prozesslandkarte erstellen und wie können Sie diese in wenigen Minuten mit dem Flowchart-Designer von roXtra visualisieren?
- So planen und erstellen Sie Prozesslandkarten
- Anleitung zur Erstellung einer Prozesslandkarte in roXtra
So planen und erstellen Sie eine Prozesslandkarte
Wozu benötigen Sie überhaupt eine Prozesslandkarte?
Schaffen Sie Struktur! Letztlich läuft alles in Ihrem Unternehmen über Prozesse ab. Die Prozesslandkarte ist der Einstieg in Ihre Prozesslandschaft. Diese besteht aus den einzelnen dokumentierten Prozessen innerhalb Ihrer Organisation. Bei der Dokumentation jeglicher Prozesse und bei der Erstellung der Prozesslandkarte sollten Sie sowohl kundenorientiert wie auch mitarbeiterorientiert vorgehen, damit …
- … Ihre Mitarbeiter die Vorgaben auch gut und gerne einhalten.
- … Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden durch Ihre Produkte und Dienstleistungen bestmöglich befriedigen.
Die Prozesslandkarte ist daher zum einen Ausgangspunkt für Ihre Mitarbeiter, um zu den für Sie relevanten Prozessen zu navigieren. Zum anderen stellt Sie das Zusammenspiel der einzelnen Prozesse und Geschäftsbereiche transparent dar und macht Wechselwirkungen, Verknüpfungen, Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten deutlich.
Welche Normen fordern ein Prozessmanagement?
Wenden Sie eine Norm an, die in irgendeiner Weise einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) fordert? Dann bedeutet das ein wenig weitergedacht, dass damit einhergehend eine Prozessorientierung und -optimierung verlangt ist.
Auszug von Normen, die eine kontinuierliche Verbesserung, Prozessorientierung oder auch explizit ein Prozessmanagement fordern:
- ISO 9001:2015
- ISO 14001:2015
- ISO 50001:2011
- TS/IATF 16949:2016
- …
Exkurs: Prozesslandkarten für die ISO 9001:2015?
Der prozessorientierte Ansatz hat mit der neuen Revision weiter an Gewicht gewonnen.
Beispiel einer einfachen Prozesslandkarte, erstellt in roXtra
Was bedeutet eigentlich „Prozessorientierung“?
Das bedeutet, dass Sie sich auf die Produktionsschritte bzw. die Schritte zur Erbringung einer Dienstleistung fokussieren anstatt auf die einzelnen Produkte/Dienstleistungen selbst.
Anders formuliert: Es geht um eine Darstellung mit Fokus auf die einzelnen, abteilungsübergreifenden Tätigkeiten innerhalb eines Prozesses, nicht um die Darstellung der Tätigkeitsbereiche einzelner Abteilungen. Dahinter steht der Qualitätsgedanke, dass ein Produkt/eine Dienstleistung nur so gut sein kann, wie die vorgelagerten Prozesse zur Herstellung/Erbringung.
Wenn Sie diesen Ansatz im Sinne der Norm umsetzen möchten, sollten Sie sich daher aller Prozesse innerhalb des Qualitätsmanagements bewusst sein. Es geht im Kern darum, zusammenhängende Prozesse zu verstehen und zu steuern. Und damit wären wir wieder bei der Prozesslandkarte angekommen, die Ihre Wertschöpfungskette darstellt und die einzelnen Prozesse in Beziehung zueinander setzt.
Welchen Nutzen bietet Ihnen eine Prozesslandkarte?
Übersichtliche Navigation
Von der Prozesslandkarte aus können Sie und Ihre Mitarbeiter übersichtlich und bequem navigieren. Wenn Sie Ihre Prozesslandkarte und die zugehörigen Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Formulare und sonstigen Dokumente alle in einem elektronischen Dokumentenlenkungssystem wie roXtra pflegen, schaffen Sie direkt eine transparente und nachvollziehbare Navigation über mehrere Ebenen.
Bewusste Auseinandersetzung mit Ihrem Geschäftsmodell = Höhere Kundenzufriedenheit
Welche Prozesse tragen in Ihrem Unternehmen zur Wertschöpfung bei? Welche Prozesse tragen dazu bei, die Bedürfnisse der Kunden optimal zu bedienen? Durch die notwendige Definition von „Leistungs-/Kernprozessen“, „Managementprozessen“ und „Unterstützungsprozessen“ steigen Sie hier nochmals ganz intensiv in dieses Thema ein.
Klare Prioritäten in der Ressourcenverteilung
Durch die Differenzierung, welche Prozesse direkt zur Wertschöpfung beitragen (=Leistungs-/Kernprozesse), wird auch klarer, wo der Schwerpunkt Ihrer verfügbaren Ressourcen liegen sollte.
Vielleicht haben Sie bislang deutlich zu viele Ressourcen für den Unterstützungsprozess X aufgewendet, wobei diese aus unternehmerischer Sicht besser bei einem der Kernprozesse aufgehoben wären?
Potenziale werden offengelegt und Ihre Innovationskraft gesteigert
Wie so häufig im Leben, hilft auch hier der Blick aus der Vogelperspektive. Bei der Prozesslandkarte stellen Sie die wichtigsten Prozesse in Beziehung zueinander. Schnittstellen werden deutlich und Sie können leichter nachvollziehen, welche Potenziale Sie bislang (noch) nicht voll ausschöpfen.
Tipp: Binden Sie doch an die Prozesse in der Prozesslandkarte eine Art Controlling mit an. Kennzahlen (KPIs) helfen Ihnen, SOLL und IST zu überwachen und bei Abweichungen direkt entsprechende Maßnahmen einzuleiten.
Das klassische Gestaltungsprinzip
Methodische Einteilung in Kernprozesse, Unterstützungsprozesse und Managementprozesse.
- Kernprozesse: Tragen direkt zur Wertschöpfung bei
Hilfreiche Fragestellung: Trägt dieser Prozess direkt dazu bei, dass Sie das Bedürfnis Ihres Kunden befriedigen?
- Unterstützungsprozesse: Diese Prozesse sind wichtig und notwendig, damit die Kernprozesse reibungslos funktionieren
Tipp: Manche Abteilungen sträuben sich regelrecht dagegen, in die „wir sind nur Unterstützungsprozess“-Ecke gestellt zu werden. Kommunizieren Sie die Wichtigkeit und Wertschätzung der Unterstützungsprozesse daher deutlich.
- Führungsprozesse: Umfassen das Controlling, Strategie und Planung, kontinuierliche Verbesserung, Ressourcenbereitstellung
Führungsprozesse geben Ihrer Prozesslandschaft eine langfristige und zukunftsorientierte Richtung
Wie beginnen?
- Bestandsaufnahme: Welche Prozesse und Abläufe sind bereits ausreichend dokumentiert und liegen vor? Welche Bereiche müssen hier noch nachgezogen werden?
- Klare Definition, was in Ihrem Unternehmen als Kernprozess, was als Unterstützungs-, und was als Führungsprozess gesehen wird
- Struktur der Prozesse bspw. in Workshops festlegen, so dass Ihnen Ihr Unternehmen quasi als „Modell“ vorliegt. Hierbei können Sie entweder das Top-down oder Bottom-up Modell nutzen
- Modellierung der Prozesslandkarte und der darunterliegenden, detaillierteren Ebenen der Prozesslandschaft. Bestenfalls unter Beteiligung der jeweiligen Prozesseigner.
Wichtig! Die Prozesslandkarte selbst stellt die oberste Ebene Ihrer Prozesslandschaft dar. Hier blicken Sie aus der Vogelperspektive auf die wesentlichen Prozesse, die übersichtlich in Zusammenhang gestellt werden – Weitere detailliertere Prozesse befinden sich eine Ebene weiter unten!
Anleitung zur Erstellung einer Prozesslandkarte in roXtra
In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie in weniger als 20 Minuten Ihre Prozesslandkarte in roXtra visualisieren.
- Erstellen Sie ein neues Dokument auf Basis einer Flowchart-Designer Vorlage.
- Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus des Dokuments.
Wir beginnen in unserem Beispiel mit den Kernprozessen
- Ziehen Sie aus der Shape-Bibliothek auf der linken Seite das Shape „Step“ für den ersten Kernprozess in Ihre Prozesslandkarte.
- Um die notwendigen Shapes für weitere Kernprozesse anzulegen, halten Sie einfach die Strg-Taste gedrückt und klicken auf einen der transparenten Pfeile, die sich zeigen, wenn Sie sich mit dem Mauszeiger über dem Shape befinden.
- So können Sie schnell und einfach bestehende Shapes klonen.
- Die Beschriftung können Sie einfach durch einen Doppelklick auf das Shape anpassen.
- Sie haben hier natürlich beliebige Gestaltungsoptionen, was Farbe, Größe, Schriftart etc. angeht. Um die Wertschöpfungskette hervorzuheben können Sie bspw. auch ein weiteres Shape in den Hintergrund legen:
- Ebenso können Sie beliebig Felder zur Beschriftung nutzen, in diesem Fall fügen wir ein Textfeld „Kernprozesse“ hinzu. Jegliche Shapes, Texte, Schriftarten und Größen können Sie beliebig nach Ihren Vorstellungen designen oder hervorheben.
Die Managementprozesse
- Für die Managementprozesse ziehen Sie nun das von Ihnen gewünschte Shape (in unserem Bsp. das Shape „Off Page Connector“ aus der Bibliothek „Erweitert“) auf die Zeichenfläche. Dieses können Sie nun über das Kreis-Symbol einfach drehen und passen es bei Bedarf in Breite, Höhe und farblich an.
- Um die Shapes für die Managementprozesse schnell und einfach zu erstellen, gehen Sie vor wie in Schritt 4.
Die Unterstützungsprozesse
- Um die Unterstützungsprozesse darzustellen gehen Sie wie in den Schritten 7 und 8 vor.
Verlinkung von Objekten in roXtra
- Der große Vorteil, den ein integriertes System aus Dokumentenlenkung und Prozessmanagement bietet, ist die lückenlose Verlinkung der Objekte untereinander. Sie können in Ihrer Prozesslandschaft jedes Shape mit dem entsprechenden Ziel-Objekt in roXtra verknüpfen.
- Einfach einen Rechtsklick auf dem gewünschten Shape durchführen und „Verknüpfung bearbeiten“ wählen.
- Es öffnet sich ein Pop-Up, über welches Sie die Verknüpfung einrichten können.
Wichtig: wenn ein roXtra Objekt hinterlegt ist, wird im Shape automatisch der Titel des Ziel-Objekts ausgegeben. Dieser ändert sich dynamisch, sollte sich etwas am Ziel-Objekt ändern. Die Zeit für eine aufwändige händische Pflege können Sie so sparen.
Fertig! So gestalten Sie innerhalb von wenigen Minuten Ihre interaktive Prozesslandkarte mit Navigationsmöglichkeit.
Allgemeine Tipps zur Bezeichnung und Gestaltung:
- Bei Benennung der Shapes möglichst klar eine Handlung beschreiben, anstatt unklare Begrifflichkeiten wie „Support“ zu wählen (besser: Support erbringen)
- Einzelne zusammenhängende Bereiche können durch einen gemeinsamen, einfassenden Hintergrund schneller erfasst werden
- Knapp und präzise formulieren
- Mit Farben akzentuieren und hervorheben. Dabei darauf achten, dass zu bunte Konstellationen schnell unübersichtlich wirken – hier ist oft weniger mehr!
- Nutzen Sie die direkte Verlinkung zu den Prozessen eine Ebene tiefer, so leiten Sie Ihre Mitarbeiter einfach und nachvollziehbar zu den entsprechenden Prozessbeschreibungen
- In roXtra können Sie weitere Ebenen Ihrer Prozesslandschaft auch ganz einfach auf zusätzlichen Tabellenblättern in derselben Datei unterbringen.
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