Die 19 Mitarbeiter der Eisenbahndienstleister GmbH sind in der gesamten Schweiz für Kunden im Einsatz und mit iPads und einem unlimitierten Datentarif ausgerüstet. Über die mobile App von roXtra ist die Verfügbarkeit aller Dokumente zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort sichergestellt.
Die Mitarbeiter können sich z.B. über interne Regularien informieren oder sich das neueste Spesenformular herunterladen. Auch Prozessbeschreibungen können bei Bedarf an jedem beliebigen Ort eingesehen werden.
Papierloses Büro mit roXtra und der roXtra App
„Wir haben uns für roXtra entschieden, da uns diese Anwendung eine plattformunabhängige und mobile Lösung für unser Dokumentenmanagement und die Erfüllung der Anforderungen durch die DIN ISO 9001 bietet.
Wir führen seit der Einführung von roXtra ein papierloses Büro und verwalten unsere gesamten Dokumente im System“, berichtet Christina Licht, Qualitätsmanagementbeauftragte der Eisenbahndienstleister GmbH. „Durch die Benutzerberechtigungen haben wir die Sicherheit, dass jeder Mitarbeiter nur Zugriff auf die für ihn relevanten Dokumente hat. Außerdem ist für uns durch roXtra und den im Programm integrierten Workflow garantiert, dass die Mitarbeiter immer mit der aktuellsten Version der Dokumente arbeiten.“ Der Dokumentenworkflow ist aufgrund der Firmenstruktur besonders von Bedeutung, da die Mitarbeiter an verschiedenen Standorten am gleichen Dokument arbeiten. „Früher gab es bei anderen Lösungen unzählige Versionen von ein und demselben Dokument und es war äußerst schwierig, das aktuellste zu identifizieren“, erinnert sich Christina Licht.
Mitgeltende Unterlagen können schnell und einfach identifiziert werden
Vor allem die Wiedervorlagefunktion von roXtra brachte neue Möglichkeiten und wichtige Erleichterungen in Bezug auf die Arbeit mit den Dokumenten. In der Eisenbahnbranche müssen unzählige Vorschriften und Gesetze eingehalten werden. Christina Licht erklärt die Vorgehensweise in roXtra: „Durch die Wiedervorlagefunktion halten wir diese Gesetze immer auf dem neusten Stand. Mithilfe der Referenzfunktion können wir identifizieren, bei welchen unserer Dokumente die Gesetze Anwendung finden, wie bspw. in Prozessbeschreibungen, und können diese entsprechend der Gesetzesänderung anpassen. Vor roXtra war eine Identifikation mit sehr viel Aufwand verbunden. Nach der Einführung des Systems ist es jetzt viel leichter den Anforderungen der DIN ISO 9001 zu entsprechen.“
Umsetzung der HOSTED-Variante auf Servern von Rossmanith
Die Eisenbahndienstleister GmbH hat sich für die HOSTED-Mietlösung von roXtra entschieden, da so kein eigener Server bereitgestellt werden muss. „Wir wollen uns als kleine Firma auf unser Kerngeschäft konzentrieren und kaufen administrative Dienstleistungen bei den Spezialisten ein. Mit der HOSTED-Mietlösung von roXtra haben wir eine ständige Verfügbarkeit unserer Daten mit redundanter Datensicherung“, so Christina Licht.
Der Entscheidung für roXtra ging ein aufwendiger Evaluationsprozess voraus. Innerhalb dieses Prozesses wurden unterschiedlichste Lösungen für das Dokumentenmanagement und die normgerechten Dokumentation nach DIN ISO verglichen. Ausschlaggebend für roXtra waren neben der Erfüllung der wichtigen Grundanforderungen an ein Dokumententenmanagementsystem vor allem die intuitiven Nutzungsmöglichkeiten. „Durch die einfache Bedienung entfielen für uns aufwendige Mitarbeiterschulungen und das Preis-Leistungs-Verhältnis hat uns überzeugt“, meint Christina Licht. Ein weiteres wichtiges Kriterium stellte die Datensicherheit dar.
roXtra ist schnell in den Arbeitsalltag integriert
Christina Licht zieht ein erstes Fazit: „Unsere bisherigen Erfahrungen zeigen, dass roXtra in der täglichen Anwendung überzeugt. Bei der Einführung von neuen Abläufen und Systemen müssen zunächst immer die Hürden bei den Mitarbeitern abgebaut werden und an der aktiven Nutzung des neuen Systems gearbeitet werden. Unsere Mitarbeiter haben roXtra sehr schnell akzeptiert.“ Die Kontrollmöglichkeiten in roXtra unterstützten sie bei der Einführung des Systems. So konnten diejenigen Mitarbeiter nochmals gezielter in das System eingeführt werden, bei denen sich noch Probleme in der aktiven Nutzung des Systems zeigten.
„Am besten gefällt uns der Zugriff über die mobile App, da wir zu jeder Zeit, selbst mit dem Smartphone, auf gerade wichtige Daten zugreifen können. Für die Zukunft freuen wir uns hier auf kommende Weiterentwicklungen, um beispielsweise Dokumente auch über die App bearbeiten zu können“, so Christina Licht.
Über die Eisenbahndienstleister GmbH
Die Eisenbahndienstleister GmbH wurde 2007 in Schaffhausen (Schweiz) gegründet. Das Leistungsspektrum umfasst hochqualifiziertes Personal für den Einsatz bei Eisenbahnverkehrsunternehmen, Anschlussgleisbesitzern und Gleisbauunternehmen. Beschäftigt sind Lokführer, Visiteure und Rangierlokführer für den Einsatz in der Schweiz und im angrenzenden Ausland. Darüber hinaus bietet die Eisenbahndienstleister GmbH verschiedene Ausbildungskurse und Serviceleistungen für ihre Kunden an.
