Über 5.500 Mitarbeiter des Uniklinikum Essen lehren, forschen und versorgen Patienten an 26 Kliniken und 20 Instituten. 2012 lief ein umfassendes Auswahlverfahren für ein gemeinsames Dokumentenmanagementsystem. Zum Jahreswechsel 2012/2013 wurde roXtra eingeführt, wobei die heterogene Struktur der Kliniken und Institute diesen Prozess zu einer besonderen Herausforderung machte.
Das Ziel mit roXtra: Mehr Flexibilität und ein gemeinsamer Nenner für die Dokumentenlenkung
Institute, Kliniken und Laborbereiche haben die unterschiedlichsten Ansprüche an eine Lenkung von Dokumenten, was ein hohes Maß an Flexibilität erfordert. Simone Bröker, stellvertretende Leiterin der Stabstelle Qualitätsmanagement des Universitätsklinikum Essen, erklärt: „Ziel ist es, einen gemeinsamen Nenner für die Dokumentenlenkung anzubieten und die Besonderheiten einer jeden Abteilung darauf aufsetzen zu können. Bei all dem muss das System intuitiv zu bedienen sein, da das Thema keinen hohen Schulungsaufwand innerhalb der Klinik haben darf. Die Nutzung von roXtra muss von vorneherein als Erleichterung der Arbeit aufgenommen werden.“
Die Strategie ist hierbei, zunächst Key-User aller interessierten Abteilungen zu schulen. Erfahrene Qualitätsmanagementbeauftragte werden engmaschig bei der Implementierung von roXtra für ihre Bereiche unterstützt. So stehen anderen Abteilungen zukünftig interne Ansprechpartner für roXtra zur Verfügung und es kann auf bereits bestehende Beispiele zurückgegriffen werden.
Positives Fazit nach der ersten Einführungsphase
Simone Bröker ist interne Betreuerin des Systems. Sie zieht ein erstes Fazit nach der bisherigen Einführung von roXtra: „Ich hatte bereits damit gerechnet, dass die Umstellung auf ein neues Dokumentenlenkungssystem sehr arbeitsintensiv und komplex sein wird. Dabei konnten wir uns der Unterstützung durch die Rossmanith GmbH aber immer sicher sein. Von Office-Problematiken bis hin zu Fragen zum Umgang mit Usern – es gab immer einen engagierten Mitarbeiter, der mir weiterhalf – danke dafür!“
Viele der jetzigen roXtra User nutzten vorher ein älteres und meist weniger komfortables QM-Dokumentenlenkungssystem. „Die Umstellung auf roXtra fällt recht leicht und führt zu mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden. Durch die eingängige und leicht erlernbare Handhabung wird roXtra als neues Werkzeug nahezu sofort akzeptiert. Davon abgesehen ist die Akkreditierung des Bereiches Zentrallabor Anfang des Jahres äußerst erfolgreich verlaufen. roXtra wurde in diesem Zusammenhang als ein sehr positiver Fortschritt bewertet.“
Der Implementierung geht die Bewertung 10 verschiedener Dokumentenmanagementsysteme voraus
Zu Beginn der Suche nach einem neuen DMS, fand sich eine Gruppe aus circa 30 Personen unterschiedlichster Arbeitsbereiche (Institute, Kliniken, Labore) zusammen, um gemeinsam ein geeignetes System zu finden. Innerhalb eines Zeitraums von 10 Monaten wurden 10 unterschiedliche Systeme evaluiert und für einen Einsatz am UK Essen bewertet. „Die Bewertung erfolgte mit Hilfe von Vorträgen, Teststellungen und Fragebögen, die die Mitarbeiter der verschiedenen Firmen ausfüllen mussten. Außerdem holten wir Erkundigungen bei anderen Kunden der Anbieter ein.“, berichtet Simone Bröker. Nach einer gemeinsamen Bewertung durch die Gruppe blieben 3 Favoriten übrig. Diese wurden an einem ‚Assessment-Tag‘ zu Vorträgen und einer Fragerunde eingeladen. „Nicht zuletzt aufgrund des akzeptablen Preis-Leistungsverhältnisses sowie der kompetenten Präsentation und des auf das UK Essen zugeschnittenen Unterstützungsangebots bei der Implementierung entschieden wir uns für roXtra.“
Auch die Personalräte werden mit ins Boot geholt
Die Zustimmung der Personalräte stellte einen zentralen Punkt bei der Einführung eines DMS beim UK Essen dar. „Ausschlaggebend für die Akzeptanz von roXtra bei den Personalräten war sicherlich, dass die Mitarbeiter der Firma Rossmanith immer bereit waren, Auskünfte zu erteilen und eine schriftliche Erklärung zum Datenschutz vorlag.“, so Simone Bröker. Darüber hinaus einigte man sich mit den Personalräten darauf, nur in geringem Maße Lesebestätigungen einzufordern. Dadurch soll umgangen werden, dass Mitarbeiter das Gefühl haben, man wolle sie überwachen. Auch von den erweiterten Lesebestätigungen wird zunächst abgesehen. „Unseren Personalräten war es außerdem im Besonderen wichtig, dass zu keinem Zeitpunkt falsche Dokumente für wahr gehalten werden können. Die Personalräte gaben daher unserer internen IT die Möglichkeit, etwas zum Thema ‚Datenfälschungsmöglichkeiten‘ zu sagen und zu erklären, wie die Integrität und Validität von Daten in roXtra sicher gestellt ist.“
Die Datenübernahme in roXtra erfolgt in mehreren Teilschritten
Vorreiter war hier das Zentrallabor der Uniklinik. Vor der Datenübernahme wurde eine einheitliche Kopf- und Fußzeile für alle Dokumente erstellt. Die vorher genutzten Kopf- und Fußzeilen enthielten teilweise Informationen, die in den Haupttext der Dokumente eingefügt werden mussten. „Mit viel Arbeitseinsatz hat die Firma Rossmanith dies in kurzer Zeit für uns bewerkstelligt. Zum Audit war das Handbuch des Zentrallabors dann elektronisch in roXtra verfügbar.“, freut sich Simone Bröker.
Mit allen anderen Bereichen wird nach und nach ebenso verfahren. Die Dokumente werden gesammelt, die Dokumentenmatrix erstellt und der Import durchgeführt. Hierbei 
müssen die Dokumente der einzelnen Kliniken und Institute das UK Essen nicht verlassen, sondern können durch Mitarbeiter der Rossmanith GmbH über einen Fernwartungszugang importiert werden.
