Regelmäßige Lebensmittelkontrollen sind wichtig, um die Qualität bei Lebensmitteln und der Lebensmittelverarbeitung sicherzustellen. Wichtig ist aber auch, dass geforderte Qualitätskriterien bei dem prüfenden Labor selbst umgesetzt und gelebt werden. Durch das Labor werden in regelmäßigen Abständen Proben vor Ort entnommen und anschließende labortechnische Untersuchungen durchgeführt, um Hygiene- und Qualitätsstandards bei Herstellern und Gastronomen zu gewährleisten.
Praxis-Beispiel: Labortechnische Untersuchungen durch das INSTITUT PIELDNER
Das INSTITUT PIELDNER in Stuttgart bringt jahrzehntelange Erfahrung auf dem Gebiet der Qualitätskontrolle von Lebensmitteln mit und betreut mit seinen Dienstleistungen Lebensmittelbetriebe aus unterschiedlichsten Bereichen. „Durch unsere labortechnischen Untersuchungen ist es möglich, den Hygienestatus von Lebensmitteln und Rohstoffen zu überprüfen und die Haltbarkeit festzulegen“, erklärt Tanja Pieldner, Prokuristin und Qualitätsmanagerin beim INSTITUT PIELDNER und Spezialistin für Lebensmittel- und Trinkwassermikrobiologie. „Dazu gehört auch die Bestimmung von gesundheits- oder qualitätsrelevanten Parametern wie der Nährwerte und die Untersuchung auf Allergene, Schadstoffe sowie pathogene Keime .“ Die Betriebskontrollen vor Ort bilden die Basis für anschließende Schulungen zum Hygiene- und Qualitätsmanagement (HACCP), um den Kunden weitere Optimierungen zu ermöglichen. „Damit tragen wir mit unseren Dienstleistungen zur Optimierung der Abläufe der betreuten Betriebe bei“, so Tanja Pieldner, „und legen gleichzeitig ebenso großen Wert auf unser eigenes, internes Qualitätsmanagement.“
QM-Dokumentation und Akkreditierung des Labors nach DIN EN ISO/IEC 17025
Das Labor des Instituts ist nach der ISO 17025 akkreditiert. Die internen Prozesse und Abläufe werden daher in regelmäßigen Abständen im Audit geprüft. Für die anstehende Begutachtung und Reakkreditierung durch die Akkreditierungsstelle (DAkkS) ist die QM-Dokumentation wichtigste Basis. Für diese ist Tanja Pieldner als Qualitätsmanagerin hauptverantwortlich: „Bis Ende 2014 hatten wir die QM-Dokumentation ohne eine entsprechende Software abgebildet. Die Dokumentation von Lesebestätigungen, die Archivierung, Revisionierung und Terminüberwachung nahm so einiges an Zeit in Anspruch. Vor allem die Verknüpfung zwischen Dokumenten und mitgeltenden Unterlagen war sehr aufwändig zu pflegen. Unser Ziel war es daher, ein System einzuführen, das mich als QMB entlastet und die Mitarbeiter gut einbindet. Heute kann ich mich wieder verstärkt auf meine Kernaufgaben konzentrieren, da unser webbasiertes QM-System mittlerweile viele Aufgaben automatisch übernimmt.“
Ein webbasiertes QM-System vereinfacht die Dokumentenlenkung
Eingeführt wurde Anfang 2015 die QM-Software roXtra, die die Lenkung und Verwaltung der QM-Dokumente neugestaltet. Alle bestehenden QM-Dokumente, vorrangig Word- und Excel-Dateien, wurden dazu in roXtra übernommen. Im System befindet sich damit die komplette QM-Dokumentation mit jeglichen SOPs, Arbeitsanweisungen und Formularen für Prüfbögen oder Protokolle, die von den Mitarbeitern benötigt werden. „Nachdem die Benutzerrechte für das QM-System definiert waren, wurden die Mitarbeiter geschult und nach und nach die bestehende QM-Dokumentation in roXtra importiert“, erinnert sich Tanja Pieldner. „Wir haben uns bewusst dafür entschieden, die Dokumente nach und nach zu übertragen. So konnten wir direkt die Überprüfung der Aktualität des Inhalts realisieren und die Formatierung je nach Bedarf individuell anpassen. Zusätzlich haben wir direkt auch ein Wiedervorlagedatum für jedes Dokument festgelegt.“
Ein gut strukturiertes, lückenloses und lebendiges QM-System ist entstanden.
Und damit eine optimale, zukunftsorientierte Basis, um die hohe Qualität in den angebotenen Dienstleistungen aufrechtzuerhalten und zu optimieren. Tanja Pieldner ist in ihrer Rolle als QMB entlastet, aber auch die übrigen Mitarbeiter profitieren von dem neuen System. Tanja Pieldner: „roXtra nimmt mir viele Aufgaben ab, die zuvor händisch erledigt werden mussten und damit natürlich auch fehleranfälliger waren als heute. Vor allem die Verknüpfung von zugehörigen Dokumenten, die sich dynamisch aktualisiert, ist eine tolle Funktion. Insgesamt ist die komplette Bearbeitung, Prüfung und Freigabe der Dokumente wesentlich leichter. Das betrifft alle Mitarbeiter, die in den Workflows bei der Dokumentenlenkung involviert sind. Es werden keine Leseaufgaben mehr vergessen und benötigte Dokumente sind viel einfacher auffindbar. Die benutzerspezifischen Favoriten konnten sogar bisherige Wordvorlagen, zum Beispiel für Auftragsformulare oder Probenahmeprotokolle, ersetzen.“ Bei der Vorbereitung auf Audits hilft die einfache Ausgabe des Dokumentenverzeichnisses oder die Möglichkeit des Sammeldrucks von Dokumenten. Dabei stellt roXtra sicher, dass diese Dokumente der aktuellen Version entsprechen.
Qualitätsmanagement nimmt auch in Zukunft einen hohen Stellenwert ein
Die Struktur der ISO 17025 wird derzeit überarbeitet. Aus diesem Grund sind auch für 2016/2017 noch weitere Projekte im neuen QM-System geplant. Die einzelnen Dokumente sollen künftig den entsprechenden Kapiteln der neuen Version der DIN Norm zugeordnet werden. Tanja Pieldner: „Durch diese Funktion in roXtra könnten zukünftig die Checklisten zum Akkreditierungsverfahren und die Fragen der Auditoren, wo welche DIN-Vorgaben umgesetzt sind, deutlich einfacher beantwortet werden.“
Über das Institut Pieldner
Die INSTITUT PIELDNER GmbH ist seit mehr als vier Jahrzehnten als Dienstleistungsinstitut zur Überprüfung der Lebensmittelqualität bei Herstellern, Gastronomen und bei Catering-Anbietern tätig. Mit den labortechnischen Untersuchungen wird es möglich, die Lebensmittel und Rohstoffe zu bewerten und deren Hygienestatus und gesundheitsrelevante Parameter zu überprüfen.
Ein wichtiger Bestandteil des Dienstleistungsangebots sind regelmäßig Kontrollen vor Ort beim Kunden, bei denen u.a. Abklatsch- und Abstrichproben entnommen werden. Die daraus gewonnenen Informationen werden den Mitarbeitern in Schulungen zu Hygiene- und Qualitätsmanagement (HACCP) vorgestellt. Damit werden die Prinzipien einer ständigen Verbesserung (KVP) erfüllt und die geltenden Rechtsvorschriften eingehalten.
Die Qualitäts- und Hygienebetreuung durch das Institut gibt so umfassende Sicherheit hinsichtlich effizienter Abläufe, Einhaltung von lebensmittelrechtlichen Vorschriften und der Qualität von Rohstoffen, Zwischenprodukten und Enderzeugnissen.
