Die GEWO Feinmechanik GmbH mit Sitz in Wörth bietet ein vielschichtiges Portfolio von der Entwicklung bis hin zur Herstellung und dem Vertrieb von feinmechanischen Produkten. Egal ob beim 3D-Druck oder CNC-Fräsen, die Qualitätssicherung steht dabei zu jeder Zeit im Mittelpunkt.
Für die Umsetzung des prozessorientierten Managements nach DIN EN ISO 9001:2015 wird seit Anfang 2017 die QM-Software roXtra zur Dokumentenlenkung eingesetzt. Beim Rezertifizierungsaudit zur Umstellung der Norm nahm das System eine zentrale Rolle in der Vorbereitung ein.
Aktuell werden alle QM-Vorgabe-Dokumente in roXtra gelenkt. Zukünftig sollen hier Aufzeichnungen und Dokumente aus den Bereichen Rechnungswesen, Datenschutz und Arbeitssicherheit hinzukommen.
Einführung eines digitalen QM-Systems mit Rossmanith
„Rossmanith hat uns mit einer guten Vorbereitung bei der Einführung und in der Testphase begleitet und wir freuen uns über die gute Zusammenarbeit“, berichtet Maria Brandmayer, stellvertretende QMB und roXtra Admin der GEWO Feinmechanik GmbH. „Vor der Einführung von roXtra wurden die Dokumente ‚von Hand‘ durch den QMB gelenkt. Das heißt die Prüfung fand mittels Papier-Unterschriftenlisten statt. Die Revisionierung und Archivierung erfolgte ebenfalls händisch durch den QMB. So entstanden teilweise sehr lange Durchlaufzeiten bis Dokumente in geänderter Form vorlagen. Heute übernimmt roXtra alle diese Aufgaben automatisiert und nimmt dem QMB so sehr viel Arbeit ab.“
Alle Mitarbeiter profitieren von dem neuen QM-System
Ein großer Vorteil für die rund 300 Mitarbeiter von GEWO Feinmechanik ist das schnelle Auffinden von Dokumenten durch die Volltextsuche und Verschlagwortung in roXtra. „Das war früher lediglich über den Titel eines Dokuments möglich und dadurch sehr umständlich. Heute schaut ein Mitarbeiter aus der Montage einfach in seinen Abteilungsordner in roXtra und hat auf einen Blick alles, was er braucht“, erklärt Maria Brandmayer. „Das System hat sich so schnell etabliert und ist von unseren Mitarbeitern gut angenommen worden.“
Einblick in die roXtra Ordnerstruktur der GEWO Feinmechanik
Mitarbeiter, die in die Dokumenten-Workflows eingebunden sind, haben einen bearbeitenden Zugang mit individuellen Rechten in roXtra. Über eine Public-Leser-Lizenz sind alle übrigen Mitarbeiter lesend in das QM-System eingebunden. Industrie 4.0 ist bei GEWO Feinmechanik bereits seit längerem Thema und so ist an fast jeder Maschine ein Rechner zu finden, über den die entsprechenden Dokumente in roXtra direkt eingesehen werden können.
Über den LDAP-Connector ist roXtra an das Acitve Directory angebunden. Dadurch wird der Administrationsaufwand für die Benutzerverwaltung minimal gehalten. Die Mitarbeiterprofile werden nur einmal gepflegt und einfach synchronisiert.
Rezertifizierungsaudit für die ISO 9001:2015 mit roXtra
Im September 2017 fand die Umstellung von der ISO 9001:2008 auf die ISO 9001:2015 statt. In der Vorbereitung auf das Rezertifizierungsaudit spielte das neue QM-System bereits eine zentrale Rolle. „Während des Audits wurden alle Vorgabe-Dokumente über roXtra präsentiert. Das QM-System kam nicht nur beim TÜV-Audit, sondern auch bei Kundenaudits – davon hatten wir drei Stück dieses Jahr – und bei allen internen Audits zum Einsatz. Bei allen diesen Überprüfungen waren die Auditoren vollstens zufrieden mit unserer Dokumentation in roXtra“, so Maria Brandmayer. „Die parallelen Strukturbäume und Ansichten sowohl nach der alten, wie auch nach der neuen Norm, unterstützten uns bereits im Vorfeld bei der reibungslosen Umstellung.“
Interne Aufgaben als spezifische Erweiterung der Dokumenten-Workflows
Rossmanith hat mit GEWO Feinmechanik einen speziellen Anwendungsfall umgesetzt. Für Dokumente, die nach Änderung und Freigabe anschließend ausgedruckt, verteilt, ausgehängt oder per E-Mail an externe Kontakte weitergeleitet werden müssen, erhält die zuständige Person eine entsprechende „interne Aufgabe“ von roXtra. Diese internen Aufgaben sind in den Workflow integriert. Die Arten der internen Aufgaben können individuell vorgegeben und je Dokument angehakt werden. Maria Brandmayer: „Bei individuellen Wünschen und Anforderungen werden wir durch gute Lösungsansätze von Rossmanith und durch die entsprechende Umsetzung sehr gut unterstützt.“
