Die digitale Transformation, in der wir uns befinden – ganz nach dem Motto: „Mittendrin statt nur dabei“, ist ein Prozess weitreichender Anpassungen und Veränderungen. In immer schnellerer Folge werden digitale Tools und Technologien entwickelt, die hauptsächlich eins zum Ziel haben: Uns das Leben und Arbeiten zu erleichtern, sicherer zu machen und effiziente Gestaltungsräume zu schaffen.

Das Qualitätsmanagement ist von der voranschreitenden Digitalisierung keineswegs ausgenommen, ganz im Gegenteil. Trotzdem wird oft weiterhin auf Altbewährtes gesetzt und so kommen in vielen Unternehmen nach wie vor „Stift und Papier“ zum Einsatz. Was hält Qualitätsmanagementbeauftragte weiterhin davon ab, auf digitale Technologien umzusteigen? Ist nicht gerade jetzt der richtige Zeitpunkt, sich der Herausforderung zu stellen und die Chancen des digitalen Qualitätsmanagements für das eigene Unternehmen zu nutzen? In diesem Beitrag geht es genau um diese Fragen und vor allem um die Chancen und Vorteile, die uns die Digitalisierung bietet.

Die Hürden der Digitalisierung im Qualitätsmanagement

Digitale Maßnahmenverfolgung bleibt in zahlreichen Unternehmen ein loses Ziel der Zukunft oder ist nicht einmal in absehbarer Zeit eingeplant, während in anderen Prozessen und Bereichen schon lange erfolgreich auf Digitalisierung gesetzt wird. Es gibt also wohl durchaus Argumente, die sich gegen eine digitalisierte Maßnahmenverfolgung aussprechen lassen. Jedoch gab es jene Argumente beispielsweise auch bei der Umstellung von Papierbriefen auf E-Mail, beim Projektmanagement sowie bei der Buchhaltung. Bereiche, in denen die Digitalisierung heutzutage nicht mehr wegzudenken ist.
Auf Nachfrage bei handelnden Personen und Organisationen, weshalb eine „digitalisierte Maßnahmenverfolgung“ noch nicht im Einsatz ist, werden häufig folgende Gründe angeführt:

Ein Umstieg ist nicht gewollt, warum denn auch?
„Alte Besen kehren gut“, wer von uns kennt nicht die beliebte und oft zitierte deutsche Redewendung? Für die notwendige Digitalisierung kann sie eine wahre Hürde sein. Nicht selten sträubt sich ein Anwender, der seit Jahren mit ein und demselben System aus Papier und Stift arbeitet, auf ein digitales Tool oder System umzusteigen. In den Augen der Anwender hat sich die bisherige Arbeitsweise bewährt, weshalb augenscheinlich nichts für einen Umstieg spreche.

Fehlende Ressourcen
Als weiteres Argument werden oft die fehlenden Ressourcen für die Einarbeitung in eine digitale und nachhaltige Lösung angeführt. Nicht selten werden auch im privaten Bereich die Vorteile der Digitalisierung leider nicht gleich erkannt und genutzt. Es herrschen scheinbar stellenweise Vorbehalte gegenüber neuen Technologien vor, die sich vor allem auf Sicherheitsbedenken, sowie unzureichenden Datenschutz stützen.

Aufwand für den Umstieg auf gängige digitale Systeme und Tools
Anwender, die die Zukunft zwar in der Digitalisierung des Qualitätsmanagements sehen, scheuen den Umstieg dennoch häufig aufgrund der entstehenden Kosten sowie auch aufgrund des befürchteten Aufwands für die Implementierung, Einrichtung sowie die Erlernung des Umgangs mit den am Markt angebotenen Software-Systemen und Tools. Zudem schrecke der Arbeitsaufwand über die Digitalisierung und Pflege sämtlicher vorhandener Dokumente ab. Auch der Schulungsaufwand für die Mitarbeiter sei hierbei nicht außer Acht zu lassen. Dem einen oder anderen Anwender scheinen die digitalen Tools daher auf den ersten Blick keinen Mehrwert für ihre tägliche Arbeit zu bieten.

Die Chancen des digitalen Trackings von Maßnahmen richtig nutzen

Wer die ersten Hürden der Digitalisierung jedoch erfolgreich genommen hat, wird schnell die Vorteile erkennen. Grundsätzlich ist zu sagen: Wer sich zu sehr vom „Contra” leiten lässt, sieht das „Pro” und somit die vielen Vorteile meist nicht. Eine bessere Datenqualität, -analyse und -prognose lassen sich zusammen mit der Kompetenz und dem Wissen eines Anwenders durch die Digitalisierung noch leichter erreichen. In diesem Abschnitt möchte ich deshalb nun näher auf die Vorteile der digitalen Maßnahmenverfolgung eingehen und wie diese richtig und effizient genutzt werden können.

Maßnahmen besser monitoren
Die analoge Maßnahmenverfolgung hat einen gravierenden Nachteil. Probleme werden identifiziert, gemeldet und im Idealfall gelöst, doch der User kann die einzelnen Stufen der Problemlösung kaum nachvollziehen. Im Dashboard einer digitalen Software dagegen sieht er genau, wann und wem etwas zugewiesen wurde, sowie ob und wie schnell etwas erledigt wurde.
Von der Digitalisierung im Qualitätsmanagement profitieren all diejenigen, die ihre Arbeit effizienter, zeitsparender und sicherer gestalten wollen, indem sie jede Prüfung als einen Prozess zur Optimierung ansehen. Erst, wer die Routine verlässt, kann im Qualitätsmanagement neue Impulse und Maßstäbe setzen!

Bilddokumentationen, Kommentare und andere Dokumente einfügen
Ein Fotonachweis hilft häufig dabei, Situationen oder Probleme schneller zu lösen. Bei Papierlisten müssen diese getrennt von der Liste aufbewahrt und anschließend richtig zugeordnet werden. Digitale Checklisten bieten die Möglichkeit, Fotos während des Audits an der passenden Stelle im Dokument einzufügen, dass gilt ebenso für weiterführende Kommentare oder Dokumente sowie für Zeichnungen etc.

Berichterstellung automatisiert
Der große Vorteil der Digitalisierung ist, dass zahlreiche Prozesse automatisiert werden können. So kann ein digitales Tool im Qualitätsmanagement aus den gesammelten Informationen nach Abschluss der Prüfung automatisch einen Bericht erstellen. Das spart dem Anwender viel Zeit bei der Nachbearbeitung.

Daten in Echtzeit verfügbar
Audits, Begehungen und Analysen zur Sicherstellung der Qualität können vor Ort im Unternehmen auch mit Papier und Stift durchgeführt werden, dafür benötigt man nicht unbedingt ein digitales System. Allerdings liegen die Daten auf diese Weise nicht sofort für die Auswertung vor und es kann nicht in Echtzeit, ortsunabhängig auf sie zugegriffen werden.

Korrekturmaßnahmen sofort zuweisen
Herkömmliche Informationswege können lang und umständlich sein, wichtige Details können verloren gehen, bis sie am Ziel angekommen sind. Bei einer digitalen Maßnahmenverfolgung ist das anders. Korrekturmaßnahmen können noch während der Audits oder der Begehung direkt angewiesen werden.

Digitalisierung im Maßnahmenmanagement als riesige Chance
Für den Anwender scheint es im ersten Stepp zeitaufwendig und arbeitsintensiv, alle Prozesse des Qualitätsmanagements zu digitalisieren. Kaum ein angebotenes Tool auf dem Markt erfüllt auf den ersten Blick alle Anforderungen und bietet einen wirklichen Mehrwert. Das sollte Verantwortliche aber nicht davon abhalten, als Vorbilder zu agieren und den digitalen Wandel anzustreben.
Sich auf Neues einzulassen und Veränderungen als Chance zu begreifen, lohnt sich auch im Qualitätsmanagement. Ein Blick auf das derzeitige Angebot von digitalen Systemen und Tools zeigt unter anderem, dass es längst digitale Lösungen gibt, die sich den Ansprüchen des Qualitätsmanagements erfolgreich stellen können.

 Die größten Vorteile digitaler Maßnahmenverfolgung:

• Jeder Anwender kann meist ortsunabhängig arbeiten.
• Effiziente Bearbeitung von Maßnahmen auch im Homeoffice möglich.
• Alle relevanten Daten sind aktuell und in Echtzeit verfügbar.

Typische Fehler bei der Etablierung von „Digitaler Maßnahmenverfolgung“ im Unternehmen:

• Komplexe Technologien „aus dem Impuls“ heraus einführen
• Fehlende Unterstützung durch die Geschäftsführung
• Benötigte Mittel und Ressourcen unterschätzen
• Versäumen, die ganze Belegschaft einzubinden und „mitzunehmen“
• An Gewohnheiten und eingefahrenen Prozessen festhalten und somit Chancen und Perspektiven auslassen

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