Bei der Aufgabe der Einhaltung von Vorschriften zerren vielschichtige Interessen an den Unternehmen und im Menschen. Die Führungskräfte haben nun die Aufgabe, die scheinbar komplizierte Compliance zu vereinfachen. „Einfachheit ist die höchste Form der Raffinesse” war der Leitgedanke von Steve Jobs, d.h. eine Form der Einfachheit zu erreichen, die darauf beruhte, Komplexität zu überwinden, nicht, sie zu ignorieren.
Nachfolgend sind die 10 wichtigsten Bausteine für eine gute Compliance in Industrieunternehmen dargestellt:
#1 Compliance Kultur
Jedes Unternehmen braucht eine robuste Compliance Kultur. Formulieren Sie das Commitment zur Einhaltung von Vorschriften für alle Mitarbeiter einfach: “Gesetze sind einzuhalten!“ Mit klaren Aussagen entwickelt sich eine nachhaltige Compliance-Kultur im Unternehmen.
#2 Compliance-Umfang
Ermitteln Sie sorgfältig und professionell den Umfang der rechtlichen, anderen externen Vorschriften sowie der internen Richtlinien und Anweisungen. Hierbei geht Qualität vor Quantität. Achten Sie darauf, dass die von Ihnen festgelegten, internen Vorschriften angemessen, widerspruchsfrei, klar und verständlich sind.
#3 Compliance-Risiken
Ein Verstoß gegen rechtliche Vorschriften ist immer ein (hohes) Risiko. Dies gilt selbst für (zunächst) sinnlos erscheinende rechtliche Pflichten. Bei den internen Vorschriften legen Sie eindeutig fest, welche Regeln zwingend einzuhalten sind oder wo der Mitarbeiter ein eigenes Ermessen hat.
#4 Transparenz in der Organisation
Transparenz ist wesentlicher Baustein wirkungsvoller Compliance. Machen Sie transparent, welche Organisationseinheit für welchen Bereich verantwortlich ist. Transparenz steigert die Organisationseffizienz, vermeidet Organisationsverschulden und organisationsbedingte Fehlerkosten.
#5 Delegation und Verantwortlichkeiten
Jeder Mitarbeiter – ob schriftlich festgelegt oder nicht – handelt im Auftrag des Unternehmens. Achten Sie bei Übertragung der Aufgaben darauf, dass nur geeignete Mitarbeiter für die Erfüllung von Arbeiten ausgewählt werden. Diese sind (sorgfältig) einzuweisen, zu überwachen und die erforderlichen Ressourcen und Mittel zur Verfügung zu stellen.
#6 Personenbezogene Zuordnung
Eine Delegation ist nur wirksam, wenn die konkrete Rechtspflicht beim Mitarbeiter ankommt. Weisen Sie den Mitarbeitern nur die tatsächlich zu verantwortenden Aufgaben und Pflichten zu. Dies erhöht die Akzeptanz des Systems unter ihren Mitarbeitern.
#7 Einfache Aufgaben
Stellen Sie den Mitarbeitern einfach formulierte Pflichten und Aufgaben zur Verfügung. Die Mitarbeiter weigern sich, komplizierte Gesetze, Prozess- oder Verfahrensanweisungen zu lesen. Die Pflichten sollen so einfach sein, wie sie z.B. der Fahrlehrer an der Ampel formuliert: „Halten Sie an bei Rot!” Auf die konkrete (ggfs. dokumentierte) Information bzw. Aufgabe kommt es an.
#8 Bewusstsein und Training
Machen Sie Ihren Mitarbeitern deutlich, welche Konsequenzen ein Verstoß für das Unternehmen und für sie persönlich haben kann. Verzichten Sie deshalb auf allgemeine und Langeweile stiftende Schulungsveranstaltungen. Weniger, aber dafür konkret, hilft und verankert die Aufforderung zum compliance-gerechten Verhalten.
#9 Aktualität rechtlicher Pflichten
Stellen Sie die Aktualität der rechtlichen und internen Aufgaben und Pflichten mittels professioneller Hilfe sicher. Achten Sie darauf, dass im Rahmen der Aktualisierung Ihre Mitarbeiter nur aufbereitete Pflichten erreichen.
#10 Compliance Status
Überwachen Sie den aktuellen Compliance-Status. Ziehen Sie die organisatorischen Konsequenzen bei wiederholtem Fehlverhalten bzw. Missachtung rechtlicher oder anderer Pflichten.
