In diesem Artikel durchlaufe ich mit Ihnen sämtliche Stufen einer Zertifizierung. Von der Vorbereitung, über interne Audits, die Wahl des Zertifizierers bis hin zum tatsächlichen Zertifizierungsaudit. Zusätzlich klären wir Fragen zu Kosten und Zeitaufwand, die Sie für eine Zertifizierung aufwenden müssen.
Beispiel eines möglichen zeitlichen Ablaufs
Die Vorbereitung
Informationsbeschaffung
Im Vorfeld ist es wichtig, dass Sie sich mit dem Thema Qualitätsmanagement über verschiedene Kanäle auseinandersetzen. Möglichkeiten sind hier Vorträge, Literatur und Erfahrungsberichte von bereits zertifizierten Unternehmen.
Erstellung eines vollständigen Qualitätshandbuches
Zusammen mit Ihren Mitarbeitern stellen Sie alle relevanten Prozesse zusammen und erfassen diese in einem Qualitätshandbuch. Das Qualitätshandbuch ist das Herzstück Ihrer QM-Dokumentation. Es beschreibt die genauen Arbeitsabläufe und Regelungen innerhalb Ihres Unternehmens, zeigt Wechselbeziehungen und Schnittstellen auf und gibt eine strukturierte Übersicht. Zusätzlich dokumentiert das Handbuch Vorhaben im Hinblick auf die kontinuierliche Verbesserung der Qualität innerhalb des Unternehmens nach der entsprechenden Norm. Sie sollten Ihr Qualitätshandbuch als wirkungsvolle Arbeitshilfe bei der professionellen Einführung, Umsetzung und Weiterentwicklung Ihres Qualitätsmanagementsystems verstehen.
Interne Audits
Der Auditor prüft während des Zertifizierungsaudits, ob die dokumentierten Prozesse und Abläufe auch tatsächlich in der Praxis und wie in der QM-Dokumentation beschrieben umgesetzt werden. Durch interne Audits im Vorfeld der Zertifizierung können Sie sich selbst überprüfen und Schwachstellen und Verbesserungspotenzial in Ihrer Dokumentation rechtzeitig identifizieren und reagieren. Erstellen Sie in der Nachbereitungsphase der internen Audits einen Maßnahmenkatalog, um Ihre QM-Dokumentation zu optimieren.
Wahl des Zertifizierers
Wählen Sie einen Zertifizierer, der zu Ihrem Unternehmen passt. Bei der Deutschen Akkreditierungsstelle GmbH erhalten Sie eine Übersicht über akkreditierte Zertifizierer in Ihrer Umgebung. Achten Sie auf spezifische Fachkenntnisse für Ihre Branche, aussagekräftige Referenzen, Flexibilität und eine individuell auf Sie abgestimmte Vorgehensweise. Unser Tipp: Holen Sie in jedem Fall mehrere Angebote ein und vergleichen Sie die Leistungen und Preise der verschiedenen Anbieter.
Die Zertifizierung
Optionales Voraudit
Das optionale Voraudit ist die Generalprobe für das spätere Zertifizierungsaudit. Durch die Vorbeurteilung durch den Auditor bekommen Sie eine Übersicht über Stärken und Schwachpunkte im Hinblick auf die Anforderungen der Norm. Im Anschluss haben Sie die Möglichkeit noch vor dem eigentlichen Zertifizierungsaudit an kritischen Stellen nachzujustieren.
Dokumentationsprüfung
Vor dem Zertifizierungsaudit stellen Sie dem Auditor Ihre komplette QM-Dokumentation zur Verfügung. Der Auditor prüft, ob alle Inhalte der Norm entsprechen und vollständig aufgeführt sind.
Zertifizierungsaudit vor Ort
Beim Zertifizierungsaudit kommt der Auditor in Ihr Unternehmen und überprüft die Abläufe und Prozesse im laufenden Betrieb. Dabei demonstrieren Sie Ihr Managementsystem in der Praxis und der Auditor gleicht die Vorgänge und Maßnahmen mit der Theorie des Qualitätshandbuchs und den Anforderungen der Norm ab. Der Zertifizierer erstellt nach dem Audit einen Auditbericht.
Zertifikatserteilung
Voraussetzung für die Zertifikatserteilung sind die Berichte der Dokumentationsprüfung und des Zertifizierungsaudits (inkl. ggf. durchgeführter ergänzender Nachaudits). Falls diese Prüfungen erfolgreich durchgeführt wurden, können Sie die Zertifikatserteilung beantragen. Ein solches Zertifikat bescheinigt Ihnen, dass Sie in Ihrem Unternehmen ein QM-System normgerecht implementiert haben und anwenden und ist im Normalfall 3 Jahre gültig. In diesem Zeitraum findet nach einem bzw. zwei Jahren jeweils ein Überwachungsaudit statt. Um das Zertifikat zu verlängern, bedarf es nach Ablauf des dritten Jahres einer Rezertifizierung.
Nachaudit
Falls der Auditor beim Zertifizierungsaudit gravierende Mängel innerhalb Ihres Qualitätsmanagementsystems feststellen sollte, müssen Sie diese zunächst beheben und anschließend ein Nachaudit durchführen. Erst nach erfolgreicher Durchführung des/der Nachaudits kann in diesem Fall die Zertifizierungserteilung beantragt werden.
Überwachungsaudits
Überwachungsaudits finden im jährlichen Turnus statt und dienen der kontinuierlichen Verbesserung Ihres Qualitätsmanagementsystems. Durch die regelmäßige Überprüfung soll sichergestellt werden, dass das zertifizierte Managementsystem auch in der Zeit bis zur nächsten Rezertifizierung alle Anforderungen der Norm erfüllt. Überwachungsaudits sind in der Regel kürzer als Zertifizierungsaudits, da lediglich stichprobenartige Überprüfungen der relevantesten Bereiche Ihres Managementsystems überprüft werden.
Rezertifizierung
Bevor das bestehende Zertifikat ausläuft, wird drei Jahre nach der letzten Zertifizierung mit einem Rezertifizierungsaudit die Wirksamkeit und Normenkonformität Ihres Qualitätsmanagementsystems erneut geprüft. Die Rezertifizierung läuft auf die gleiche Weise ab wie eine Zertifizierung.
Mit der erfolgreichen Rezertifizierung dokumentieren Sie die Nachhaltigkeit Ihres Qualitätsmanagements für Ihre Geschäftspartner und Kunden.
Beispielhafte Übersicht der Kosten für eine Zertifizierung
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