Schon vor Einführung einer entsprechenden Software mussten beim Institut für Mikrobiologie der Bundeswehr Anweisungen und Befehle entsprechend einem festgelegten Verteiler bekannt gemacht werden. „Mit Hilfe der Rossmanith GmbH können wir diesen definierten Ablauf jetzt in roXtra abbilden. Seit Januar 2014 werden alle Befehle und Anweisungen mit der Funktion Sofort-Verteilung des Dokuments unter Festlegung der Empfänger verteilt. Diese müssen nach Kenntnisnahme das Dokument als gelesen bestätigen. Eine solche Vorgehensweise erleichtert die tägliche Stabsdienstarbeit, spart Zeit und personelle Ressourcen.“, erklärt Hauptfeldwebel Mirko Lange, Qualitätsmanagementbeauftragter des Instituts für Mikrobiologie der Bundeswehr.
Ein Beispiel: Die Jahresbelehrung 2014 findet direkt über roXtra statt
Die Dienstanweisung für die Durchführung der Jahresbelehrung 2014 wurde über roXtra verteilt und den Mitarbeitern des Instituts bekannt gegeben. Die Durchführung der Jahresbelehrung erfolgt in Form von Power-Point-Vorträgen, welche vorher in roXtra hochgeladen wurden. „So haben wir die Möglichkeit, auch neue Institutsangehörige schnell und zielgerichtet zu belehren. Alternativ können die einzelnen Power-Point-Vorträge auch direkt im System an die betreffende Person verteilt werden, welche uns anschließend die Kenntnisnahme bestätigt. Abgegebene Lesebestätigungen werden von roXtra protokolliert und können jederzeit eingesehen werden. Das sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit“, berichtet Mirko Lange.
Bei der Suche nach der passenden Softwarelösung überzeugte die Benutzerfreundlichkeit von roXtra
Über ein Jahr lang evaluierte Mirko Lange als Qualitätsmanagementbeauftragter verschiedenste Software-Programme, besuchte Anwender und befragte diese gemäß einem eigens dafür entworfenen Fragebogen. Übrig blieb eine sehr kleine Auswahl an Software-Lösungen, welche in einer Kick-off-Veranstaltung dem Führungspersonal des Instituts vorgestellt wurde. roXtra erschien hier besonders einfach handhabbar und praxisgerecht. Ein weiterer Vorteil stellt der vergleichsweise einfache Import der vorhandenen Dokumente dar. Außerdem wollte das Institut bezüglich des Supports ohne eine Fernwartung auskommen, da diese aus Sicherheitsgründen nicht möglich ist.
roXtra findet seit der Einführung schnell immer größere Anwendung innerhalb des Instituts
Seit Januar 2014 wird roXtra vollumfänglich im akkreditierten Zentralbereich Diagnostik eingesetzt und genutzt. Mirko Lange zieht ein erstes Fazit: „roXtra wurde seither von unseren Mitarbeitern am Institut sehr gut angenommen. Vor allem die grafischen Navigationsmöglichkeiten und Verlinkungen werden von den Institutsangehörigen als sehr positiv bewertet.“
Bei der Einführung der Software wurden zunächst die Benutzergruppen eingerichtet sowie die bereits existierenden QM-Dokumente in das System importiert und Wiedervorlagen angelegt. Im Forschungsbereich des Instituts für Mikrobiologie der Bundeswehr findet das Dokumentenmanagementsystem seit der Einführung immer größere Anwendung, da viele QM-Dokumente, wie beispielsweise das Qualitätsmanagement-Handbuch, für das gesamte Institut gelten. Durch die entsprechenden Benutzerlizenzen haben alle Mitarbeiter jederzeit Zugang zu roXtra. Damit wird ein permanenter Zugriff auf alle relevanten und aktuellen Dokumente gewährleistet.
Über das Institut für Mikrobiologie der Bundeswehr
Das Institut für Mikrobiologie der Bundeswehr ist eine Ressortforschungseinrichtung des Bundes für den Medizinischen B-Schutz. Es befasst sich wissenschaftlich mit dem Schutz vor gefährlichen Infektionserregern und Biogiften. Dabei handelt es sich um in der Natur selten vorkommende Agenzien, die in der Regel schwere, zum Teil tödliche, leicht von Mensch zu Mensch übertragbare und/oder schwierig zu behandelnde Erkrankungen auslösen können. Diese zweifelsfrei diagnostizieren zu können, ist eines der Forschungsziele am Institut für Mikrobiologie der Bundeswehr. Das Institut verfügt sowohl über weltweit schnell-verlegbare Laborfähigkeiten, als auch über eine nach internationalen Standards akkreditierte Diagnostikabteilung. Die in München aufgebauten Testverfahren und diagnostischen Fähigkeiten bieten eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten in der Diagnostik seltener Infektionen und der Ausbruchsaufklärung. Im Rahmen zahlreicher Forschungsprojekte ist das Institut für Mikrobiologie der Bundeswehr weltweit mit Partnern vernetzt. Zusammen mit der Technischen Universität München, der Ludwig-Maximilian-Universität und dem Helmholtz-Zentrum bildet das Institut für Mikrobiologie der Bundeswehr seit 2010 den Partnerstandort München des Deutschen Zentrums für Infektionsforschung (DZIF).
