Geht es Ihnen auch immer so, dass Sie Sachen auf die lange Bank schieben? Dass Aufgaben immer erst kurz vor Fristende fertig werden – oder schlimmer noch, dass Sie um Fristverlängerung bitten müssen? Und dass Sie eigentlich gar nicht so genau wissen, warum das immer passiert? Das kostet viel Zeit, Kraft und sehr viel Geld. Und muss nicht sein. Wie schön wäre es, einmal geordnet und pünktlich ein Projekt abzuschließen oder zahlreiche kleine Aufgaben zu erledigen. Das geht und es schont die Nerven. Das magische Wort heißt: Planung. Mit Planung bewegt sich Ihr Qualitätsmanagement-System in geregelten Bahnen und die Aufgaben werden vorhersehbar. Wie Sie in Zukunft Ihr QM-System besser planen können, erläutert Ihnen hier Marion Meyer.

Ein sehr guter Dozent hat mir während meines Studiums beigebracht: „Verwende 2/3 der Zeit auf die Planung und arbeite das Projekt in 1/3 der Zeit aus.“ Jetzt werden viele sagen: „Was? Wie soll das gehen? Dann bleibt keine Zeit mehr für die eigentliche Aufgabe.“ Doch, genau das Gegenteil ist der Fall: Sie werden die Aufgabe innerhalb der vorgesehenen Zeit schaffen. Noch besser: Wahrscheinlich werden Sie die gesamte Zeit gar nicht benötigen. Probieren Sie es aus! Ich habe es seitdem für mein restliches Studium so gemacht – und meine Klausuren weit vor Ende der Fristen abgegeben. Angenehmer Nebeneffekt: Meine Noten stiegen sogar leicht.

Das QM-System planen

Genauso funktioniert es auch im Qualitätsmanagement: Je besser die Planung, umso weniger Zeit und Energie werden Sie benötigen, um Ihre eigentlichen Ziele zu erreichen. Im Qualitätsmanagement gibt es dafür sogar einen eigenen feststehenden Begriff: die „Qualitätsplanung“. Bei der Qualitätsplanung wird das Qualitätsmanagement-System an sich geplant. Genauso können Sie mit demselben Werkzeug einzelne QM-Aspekte oder -Aufgaben sowie andere betriebliche Abläufe planen.

Das Geheimnis einer sorgfältigen Planung

Aber warum verbessert eine sorgfältige Planung generell einen Projektablauf? Es könnte doch auch sein, dass sich viele entscheidende Dinge erst im Laufe des Projekts ergeben? Seien wir ehrlich: In den meisten Projekten wären alle entscheidenden Fakten auch schon vor Projektstart ersichtlich gewesen, aber die Projektbeteiligten wollten lieber schnell mit dem Projekt anfangen. Sie sind in einen wilden Aktionismus verfallen, haben wichtige Kriterien verdrängt, bis sie sich nicht mehr vermeiden ließen und mussten dann zusätzliche Zeit – und daher zwangsläufig auch zusätzliches Geld – investieren.

Auch bei vielen Projekten, bei denen ich als Datenschutzbeauftragte eingebunden bin, ist das so, weil der Datenschutz kein Lieblingsthema vieler Entscheidungsträger ist. Das eigentliche Projekt wird also begonnen und erst kurz vor der Fertigstellung oder Veröffentlichung drängt sich der Datenschutz mit aller Macht auf, weil die Projektverantwortlichen letztendlich doch Angst haben, offensichtlich gegen die DSGVO zu verstoßen. Unglücklicherweise führt das in den meisten Fällen dazu, dass sich herausstellt: Die von Anfang an eingesetzte Software ist nicht datenschutzkonform, Einwilligungen Betroffener oder Informationen Beteiligter fehlen, Regelungen im Datenschutzvertrag mit dem Dienstleister fehlen, sind mangelhaft oder datenschutzwidrig etc. Im laufenden Projekt wäre es bei den meisten dieser Fälle kein Problem gewesen, sie projektbegleitend zu erledigen oder auszuarbeiten – kurz vor dem Veröffentlichungstermin führen sie zu Stress, Unbehagen der Projektbeteiligten und hektischer, unsauberer Ausarbeitung, die auch bei versehentlichen Datenschutzverstößen zu unnötigen Bußgeldern führen können. Das hätte gar nicht sein müssen und das Ergebnis wäre für alle zufriedenstellender gewesen.

Wer also ein Projekt von Anfang an sorgfältig plant, läuft nicht ins Verderben, sondern erkennt Hürden frühzeitig und kann sie schnell aus dem Weg räumen. Und man plant meist nur einmal das Grobe und dann nur noch Feinheiten. Ungeplante Projekte führen oft zu einer völligen Umstülpung des eigentlichen Projektplans – oft auch mehrmals.

Erst planen, dann loslegen

Sicherlich ist Ihnen der so genannte „PDCA-Zyklus“ nach dem Wissenschaftler Deming bereits begegnet. Die Abkürzung steht für die englischen Begriffe Plan, Do, Check und Act – also Planen, Durchführen, Kontrollieren und Handeln. Der Kreislauf (Zyklus) schließt sich, indem sich bei der ständigen Verbesserung an „Act“ mit dem nächsten „Plan“ ein neuer Aufgabenkreis anschließt.

Wie wichtig die Planung ist, erkennen Sie sofort, weil es sich um den allerersten Schritt handelt: Nur eine sorgfältige Planung ermöglicht, dass die darauf aufbauenden Schritte Do, Check und Act überhaupt erfolgreich verlaufen können. Kommt es zu Fehlern bei der Planung ziehen sich diese durch den kompletten restlichen Prozess bzw. das Projekt.

Aus meiner Erfahrung in der Beratung von Arztpraxen begegne ich immer wieder der Situation, dass Ärzte und Mitarbeiter völlig gestresst sind, Anfragen auf die letzte Minute erledigen, bevor etwas beim Regierungspräsidium oder bei der Kassenärztlichen Vereinigung eingereicht werden muss, was im schlimmsten Fall sogar zulassungsrelevant ist. Oder wo eine festgelegte, bußgeldbewehrte Frist eingehalten werden muss. Es bleibt keine Zeit für „das QM“ – oft auch ohne zu wissen, was beim QM eigentlich anliegt und welche positive oder negative Auswirkung es auf die Praxis hätte oder hat. Und dabei wären hier – nach Prioritäten sortiert – auch die wichtigen Unterlagen für die Behörden längst in die tägliche Praxisarbeit eingeflossen und wären bereits ausgearbeitet worden.

So planen Sie Ihr Qualitätsmanagement-System

Wie können Sie nun Ihr Qualitätsmanagement-System planen, um in Zukunft besser zu agieren als zu reagieren? Bei der oben bereits erwähnten Qualitätsplanung liegt der Fokus – im Sinne der DIN EN ISO 9001 – zunächst darauf, das Qualitätsmanagement-System an sich zu planen. Es geht also darum, festzulegen, welche Bausteine, Projekte und Aufgaben es in Ihrem QM-System zu erledigen gilt.

Es geht zu diesem Zeitpunkt noch nicht um die Durchführung. Allgemein wird Planen als die gedankliche Vorwegnahme der Durchführung verstanden: Sie spielen in Gedanken durch, was Sie in Zukunft machen möchten. Bei Teambesprechungen können Sie mit den Kollegen und vielleicht auch anderen Abteilungen abgleichen, ob Sie dasselbe Verständnis haben, wie das Projekt oder die Aufgabe erledigt werden soll und wer, was, wann dafür alles benötigt wird.

Aus den gesammelten Gedanken entsteht dann der Projektplan mit Beteiligten, Projektabschnitten, Zeiträumen und Fristen, oder auch der Plan für das Qualitätsmanagement.

Die Bestandteile der Qualitätsplanung

Das Qualitätsmanagement-System umfasst zahlreiche Elemente. Im Qualitätsplan werden sie in einer Übersicht zusammengetragen und geplant, in welcher Anzahl, zu welchem Zeitpunkt und mit welchen Teilnehmern sie erforderlich sind. Zu diesen QM-Elementen gehören:

Festlegung und Überprüfung von (Qualitäts-)Zielen
Planung und Durchführung von Teambesprechungen
Planung, Ankündigung und Durchführung von Schulungen (ggf. aufgespalten nach Art und Teilnehmern der Schulungen) mit Wirksamkeitsüberprüfungen
Planung, Ankündigung, Durchführung und Auswertung von internen und externen Audits mit Ableitung von Maßnahmen
Auswertung des Beschwerdemanagementsystems und ggf. Schulung der Mitarbeiter
Auswertung des Fehlermanagementsystems und ggf. Schulung der Mitarbeiter
Auswertung des Risikomanagementsystems und ggf. Schulung der Mitarbeiter
Planung, Durchführung und Auswertung von Kundenbefragungen mit Ableitung von Maßnahmen
Planung, Durchführung und Auswertung von Mitarbeiterbefragungen mit Ableitung von Maßnahmen
Planung, Durchführung und Auswertung von Lieferantenbewertungen und ggf. Kommunikation mit den Lieferanten
Planen, Erarbeiten und Kommunizieren neuer oder überarbeiteter Prozessbeschreibungen
Planung und Durchführung von Managementreviews mit Kommunikation relevanter Ergebnisse an die Mitarbeiter
…

Durch Planung versteckte Kosten vermeiden

Wenn Sie Ihre Projekte planen, „überfallen“ Sie folglich auch Ihre Dienstleister oder Berater nicht. Natürlich wird Ihr Dienstleister Ihnen auch ohne Planung helfen, aber die Planung kann Ihnen am Ende sogar bares Geld sparen, weil Sie bei Ihren Dienstleistern keine überraschenden Überstunden aufgrund der drohenden Fristenden erzeugen. Wenn Sie Ihre Projekte rechtzeitig bei den Dienstleistern ankündigen, können auch diese ihre Zuarbeit in ihre regulären Arbeitsprozesse einplanen. Außerdem bleibt dann Zeit, um Unklarheiten in Ruhe zu klären. Das erspart doppelte Arbeiten, die sonst aufgrund von Fehlerbehebungen häufig auftreten – das spart Ihnen wiederum Kosten: Bei Ihrem Dienstleister und auch bei Ihren eigenen Mitarbeitern.

Digitale Unterstützung bei der Qualitätsplanung

Klassisch kann der Qualitätsplan ein Word-Dokument sein. Allerdings können dann Änderungen durch mehrere Beteiligte nicht eindeutig nachvollzogen werden und das Dokument muss immer wieder von den Verantwortlichen aktiv aufgerufen werden. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie das von Roxtra kann auch die Arbeit am QM-System unterstützen und erleichtern, indem z. B. der Plan in regelmäßigen Abständen auf Wiedervorlage gelegt wird und das System Sie daran erinnert. Zudem können die einzelnen QM-Aufgaben in einem Kalender gepflegt werden, der dann die Zuständigen für die Planung, Durchführung und Auswertung von Mitarbeiterbefragungen, die Überprüfung von Arbeitsanweisungen oder die Auswertung von Fehlermeldungen terminiert. So kann Ihnen keine QM-Aufgabe mehr entwischen und Sie haben immer genau die Aufgaben im Blick, die gerade als nächstes anstehen.

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Planen, planen, planen – das A & O eines erfolgreichen QM-Systems