Die Stiftung Freundeskreis Ochsenzoll ist einer der größten außerklinischen Psychiatrieträger in Hamburg. Hinter unserer Stiftung steht die auxiliar GmbH, die seit 2011 nach dem Paritätischen Qualitätssiegel und der DIN EN ISO 9001 zertifiziert ist. Die anstehende Rezertifizierung im Frühjahr 2017 haben wir zum Anlass genommen, um unser Qualitätsmanagementsystem (QMS) an die neuen Anforderungen der ISO 9001:2015 anzupassen und entsprechend weiterzuentwickeln. Durch verschiedene Vorbereitungen, die wir frühzeitig umsetzen konnten, sind wir im Hinblick auf das kommende Audit gut vorbereitet.
Die Dokumentenlenkung ist durch roXtra bereits gut aufgestellt
Im Rahmen der Einführung der QM-Software roXtra in 2015 wurde unser QMS bereits überarbeitet und insgesamt an die Bedürfnisse der Organisation angepasst. Dabei hatten wir vorab bekannte Neuerungen, die sich aus der überarbeiteten Norm ergeben würden, gleich integriert. Durch roXtra haben wir mittlerweile die Möglichkeit, unser QMS grafisch darzustellen und dadurch den Mitarbeitenden eine leichtere Orientierung zu bieten. Dadurch kam es zu einer hohen Akzeptanz der Software und der hinterlegten Dokumente. Für die zuständigen Mitarbeitenden im QM wurde der Freigabeprozess systematisiert und Zuständigkeiten und Befugnisse geregelt.
Durch das neue QM-System ist die Weiterentwicklung der Prozesse nachvollziehbar dokumentiert und in der Dokumenten-Historie transparent darstellbar. So sind für uns im Hinblick auf das Rezertifizierungs-Audit im nächsten Jahr nur noch wenige Veränderungen in der hiesigen Dokumentenlenkung notwendig.
Neue Arbeitsgruppe für das Thema Risikomanagement in der ISO 9001:2015
Natürlich ist auch der verstärkte Fokus auf den Bereich Risikomanagement bei uns ein Thema. Um die Risiken und Chancen zu erfassen, zu analysieren und zu bewerten, wurde eine Arbeitsgruppe „Risikomanagement” gegründet, die die Risiken systematisch zusammengefasst und bewertet hat. Im zweiten Schritt wurden und werden die Prozesse und Verfahren einer Risikoanalyse unterzogen und entsprechende Maßnahmen abgeleitet. Entweder, indem die erkannten Risiken in den Prozessablauf integriert werden, oder indem sie explizit ausgewiesen und mit möglichen Maßnahmen hinterlegt werden.
Praktisch sieht das so aus, dass wir hierfür die Vorlagen zur Darstellung der Prozesse bzw. Verfahren angepasst und um Risiken für Kunden, Mitarbeitende und die Organisation ergänzt haben.
Erfahrungsaustausch zur Weiterentwicklung des QMS durch die Qualitätsgemeinschaft
Wir sind Teil der Qualitätsgemeinschaft der Eingliederungshilfe im Paritätischen Landesverband Hamburg. Diese ist die Vertretung der Einrichtungen gegenüber der Behörde für Soziales, Familie und Integration als Kostenträger für die umgesetzten Maßnahmen der Eingliederungshilfe.
Durch das gemeinsame Erarbeiten eines einheitlichen QMS im Bereich der Eingliederungshilfe und der Jugend- und Familienhilfe ergeben sich für die dazugehörigen Einrichtungen und Träger gemeinsame Qualitätsstandards. Einheitliche Festlegungen für Prozesse und Verfahren gewährleisten für die Nutzer vergleichbare Abläufe und vermitteln Kompetenz und Sicherheit.
Aufgrund des Erfahrungsaustausches und dem gemeinsamen Erarbeiten – unter professioneller Anleitung durch eine erfahrene QM-Beraterin der DGQ – von Prozessabläufen, Risikobewertungen, Strategien etc. können wir auf einen großen Wissens- und Kompetenzpool zugreifen, so dass unser eigener Ressourceneinsatz verringert werden kann, ohne die Qualität zu mindern. Das unterstützt uns natürlich auch bei der reibungslosen Umstellung auf die ISO 9001:2015.
Durch die Übernahme der Festlegungen der Qualitätsgemeinschaft ergeben sich für uns vereinfachte Prozessdarstellungen, die nur im Rahmen der eigenen Verfahrensabläufe angepasst werden müssen und trotzdem alle Anforderungen erfüllen.
Über die Stiftung Freundeskreis Ochsenzoll
1974 wurde der Freundeskreis Ochsenzoll e.V. von Mitarbeitenden des Krankenhauses Ochsenzoll und Angehörigen der dort behandelten Patientinnen und Patienten gegründet. Aus einem unabhängigen Verein, der zu keiner Zeit wirtschaftlich oder organisatorisch mit dem Krankenhaus verbunden war und der zu Beginn ausschließlich durch das bürgerschaftliche Engagement der Mitglieder getragen wurde, ist im Laufe der Jahrzehnte eine Organisation unter dem Dach einer Stiftung geworden, die verschiedene ambulante und stationäre Dienstleistungen für Menschen mit einer psychischen Erkrankung oder seelischen Behinderung erbringt. Sie möchte die Lebensbedingungen dieser Menschen verbessern und ihnen eine weitgehende Selbstständigkeit und Wiedereingliederung in das soziale Leben ermöglichen. In ihren Einrichtungen der medizinischen Versorgung und Rehabilitation, der Eingliederungshilfe, der Pflege und der Jugend- und Familienhilfe arbeiten 280 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Jährlich vertrauen 1.000 Patientinnen und Patienten ihre Rehabilitation der Stiftung an.
