Bei einer aktiven Anbindung an ein Benutzermanagement-Tool (z.B. Active Directory) werden neue Benutzer i.d.R. von der IT- oder Personalabteilung angelegt. Über sog. Importgruppen werden die Benutzer dann mit roXtra synchronisiert und damit ins System importiert. Nach dem Import kann der Benutzer über das Benutzermanagement bearbeitet werden.