In der grafischen Modellierung steht Ihnen eine Vielzahl an Formularfeldern zur Verfügung, die Sie individuell benennen und Ihren Prozessschritten zur Erfassung von Informationen durch den Anwender zuordnen können. Folgende Formularfelder stehen Ihnen zur Verfügung:
| Formularfeld | Erklärung | Use Case Beispiele |
| Baum | Gibt die Möglichkeit eine mehrstufige Checkliste aufzubauen, die per Klick auf den Pfeil am Ende der Zeile erweitert werden kann. Zusätzliche Auswahloptionen können in den Einstellungen des Feldes hinzugefügt werden. Per Drag & Drop kann eine Auswahloption einer anderen untergeordnet werden. | Aufbauorganisation, Bezug auf Kapitel einer Norm |
| Berechnetes Feld | Gibt die Möglichkeit Informationen aus Zahlenfeldern in einer frei definierbaren Formel miteinander zu verrechnen. Die Formel kann in den Feldeinstellungen ergänzt werden. Zahlenfelder können per Eingabe eines # referenziert werden. | Automatische Berechnung von Gesamtkosten im Zuge eines Beschaffungsantrags oder Fortbildungsantrags |
| Beschriftung | Read-Only Feld, in welches Text oder Bilder eingefügt werden. Feldwerte können mit Eingabe eines # referenziert werden. Der Inhalt der Beschriftung wird in den Einstellungen angepasst. | Hinweise zu einzelnen Feldern, Untergliederung von Formularen in mehrere Abschnitte |
| Checkliste | Gibt die Möglichkeit mehrere Auswahlmöglichkeiten aus einer Liste auszuwählen. Die Auswahloptionen lassen sich in den Einstellungen des Feldes definieren. Hinsichtlich des Pflichtfeldes kann hier global ausgewählt werden, ob alle, mindestens eine oder keine der Auswahlmöglichkeiten angehakt werden muss. | Betroffene Bereiche, ToDo Listen, Mehrere Abteilungen die am Onboarding beteiligt sind |
| Dateianhang | Gibt die Möglichkeit Bilder oder sonstige externe Dokumente bis zu einer Größe von 200 MB hochzuladen und im weiteren Prozessverlauf zu nutzen. Die Größenlimitierung kann von uns erhöht werden. | Upload von Bildern im Reklamationsprozess oder Abweichungsmanagement |
| Datum | Stellt eine einfache Datumseingabe dar. Hierbei kann das Datum entweder per Tastatur eingegeben oder per Kalender ausgewählt werden. Datumsfelder können in Timer-Events referenziert werden. | Eingabe eines Datums für das Auftreten einer Abweichung, Eingabe eines Zieldatums, bin wann bestimmte Maßnahmen umgesetzt werden sollen. |
| Datum und Zeit | Erweiterte Datumseingabe. Neben dem Datum kann auch die genaue Uhrzeit per Tastatur oder Steuerungselement ausgewählt werden. Auch diese Felder können in Timer-Events referenziert werden. | Eingabe einer genauen Uhrzeit zum Start einer Veranstaltung, Start eines Audits |
| Datumsbereich | Gibt die Möglichkeit eine Zeitspanne zwischen zwei Daten aus einem Kalender oder per Tastatur auszuwählen. Das Start- und das Enddatum des Zeitraums können in Timer-Events referenziert werden. | Eingabe eines Zeitraums für eine mehrtägige Fortbildung, Eingabe eines Urlaubszeitraums |
| Dropdown | Gibt die Möglichkeit eine Dropdownliste zu öffnen, welche eine Einfachauswahl zur Verfügung stellt. Die Auswahloptionen lassen sich in den Einstellungen des Feldes definieren. Eignet sich, wenn besonders viele Auswahlmöglichkeiten vorhanden sind. Bei wenigen Auswahlmöglichkeiten ist die Optionsschaltfläche zu bevorzugen. | Auswahl eines Zeitintervalls für wiederkehrende Aufgaben, Auswahl einer Abteilung, welche eine Aufgabe übernehmen soll. |
| E-Mail-Adresse | Gibt die Möglichkeit eine Mailadresse in ein Textfeld einzutragen. Es wird überprüft, dass der Inhalt mindestens das @.Domäne enthält. Das Feld kann als Empfänger im Send Task hinterlegt werden, wodurch die Empfänger von Send Tasks variieren können. Es können auch mehrere E-Mail-Adressen in das Feld eingetragen werden. Diese müssen mit einem Komma getrennt werden. | Externe Empfänger von Send Tasks in Rechnungsworkflow einbinden |
| Fortlaufende Nummer | Hiermit wird eine Nummer konfiguriert, die mit jedem weiteren Vorgang im Prozess um 1 hochgezählt werden kann. Sie stellt eine lesbare ID parallel zur eigentlichen ID des Vorgangs dar. Die Formatierung der Fortlaufenden Nummer kann frei definiert werden und in den Einstellungen des Feldes angepasst werden. | Eindeutig identifizierbare Nummer für Change Requests, Beschaffungsanträge oder Reklamationen |
| Optionsschaltfläche | Stellt eine Checkliste mit einer Einfachauswahl dar. Die Auswahloptionen lassen sich in den Einstellungen des Feldes definieren. Eignet sich, wenn wenige Auswahlmöglichkeiten vorhanden sind. Bei vielen Auswahlmöglichkeiten ist das Dropdown zu bevorzugen. | Es soll entschieden werden, ob ein Antrag genehmigt wird (Ja/Nein) |
| Prozesslink | Erstellt eine Verknüpfung zwischen zwei unterschiedlichen Vorgängen aus demselben oder unterschiedlichen Prozessen. Es kann ein bereits bestehender Vorgang mit dem Vorgang, der das Feld enthält, verknüpft werden oder ein neuer Vorgang aus dem Formular heraus erstellt und verknüpft werden. Der Prozess, in dem Vorgänge verknüpft werden sollen, wird in den Feldeinstellungen im Dropdown hinterlegt. Es kann zudem eingestellt werden, ob zum Feld alle eingehenden oder ausgehenden Verknüpfungen des Vorgangs angezeigt werden sollen. | Es soll eine Maßnahme zu einer Abweichung erstellt/verknüpft werden |
| Rolleninhaber | Gibt die Möglichkeit einen Nutzer einer Rolle im Prozessablauf zuzuweisen. Als Vorgabewert kann der aktuelle Nutzer hinterlegt werden. Die auswählbaren Nutzer resultieren aus den potenziellen Rolleninhaber, die in den Zuständigkeiten & Einstellungen entsprechend hinterlegt wurden. | Es soll der Vorgesetzte eines Mitarbeiters bestimmt werden, welcher den Fortbildungsantrag genehmigen soll. |
| roXtra Dokument | Stellt dem Anwender ein Dokument aus roXtra (z.B Wordformular) zur Verfügung, welches im Verlaufe des Prozesses ausgefüllt werden soll. In den Feldeinstellungen muss zur Nutzung des Feldes ein Dokument als Vorgabewert verknüpft werden. Das Dokument kann dann heruntergeladen und per EditClient bearbeitet werden. Beim Speichern wird die bearbeitete Version in den Vorgang hochgeladen und steht im weiteren Verlauf zur erneuten Bearbeitung oder Einsicht zur Verfügung. | Ein Antragsformular soll den Workflow durchlaufen aber benötigt am Ende des Prozesses immer noch eine händische Unterschrift. |
| roXtra Dokumentenlink | Gibt die Möglichkeit ein Dokument aus dem Modul roXtra Dokumente mit dem Vorgang zu verknüpfen. Per Klick auf den Link kann das Dokument mit lesendem Zugriff aufgerufen werden. | Im Zuge eines Changemanagement Prozesses muss ein Dokument angepasst werden. Um den Ursprung der Änderung nachzuvollziehen, soll eine Verknüpfung zum Vorgang geschaffen werden. |
| Signatur | Der Anwender kann in einem Feld seine Unterschrift mit der Maus oder auf mobilen Endgeräten mit dem Finger/ einem Drawpen einzeichnen. Um die Unterschrift zu setzen, muss zuvor auf den Button “Unterschreiben” geklickt werden. Per Speichern wird die Unterschrift gesetzt. | Zur Genehmigung eines Änderungsantrages wird eine Unterschrift benötigt |
| Spreadsheet | Gibt die Möglichkeit Tabellen in einen Prozess einzubinden. Die Tabellen bieten einige Möglichkeiten, die auch bereits aus Excel bekannt sind. So können in den Zellen beispielsweise Zahlenwerte aus anderen Zellen miteinander verrechnet werden (Nähere Informationen in Handbuch Spreadsheets). Das Feld wird primär dann verwendet, wenn eine Liste an Optionen benötigt wird, deren Länge nur schwer einzugrenzen ist. | Es wird im Beschaffungsprozess eine Liste zu bestellender Objekte mit mehreren Positionen benötigt |
| Tasks | Der Anwender hat hiermit die Möglichkeit sich eine eigene Checkliste individuell für seinen Vorgang aufzubauen. Es können einzelne Auswahlmöglichkeiten hinzugefügt oder entfernt werden. | Es soll eine ToDo-Liste für wiederkehrende Aufgaben erstellt werden, die bei Aufruf der Aufgabe abgearbeitet werden soll |
| Text | Felder des Typs “Text” eignen sich um kurze, simple Informationen festzuhalten. | Der Titel eines Change Requests soll angelegt werden, im Reklamationsprozess soll die Adresse des zugehörigen Kunden eingetragen werden |
| Text (mehrzeilig) | Gibt die Möglichkeit über mehrere Zeilen hinweg längere Texte zu erfassen. Der Text im Feld selbst kann hierbei über verschiedene Editor-Optionen formatiert werden. Auch das Kopieren von Bildern in mehrzeilige Textfelder ist möglich. Zudem kann an mehrzeilige Textfelder KI zur Text- oder Bildgenerierung in diesen Feldern angebunden werden. Mehrzeilige Zeilenumbrüche/ Absätze müssen mit Shift + Enter oder STRG + Enter eingegeben werden. | Beschreibung einer Abweichung, Begründung zur Ablehnung eines Fortbildungsantrages |
| Zahl | Einfache Eingaben von Zahlen, die im weiteren Verlauf des Vorgangs zu Berechnungen o.Ä. verwendet werden. In den Feldeinstellungen ist der Nutzer in der Lage zu definieren, ob lediglich ganze Zahlen zur Eingabe erlaubt sind. | Angabe eines Preises im Beschaffungsantrag, Angabe der Anzahl von Personen im Antrag für eine Veranstaltung |