In der heutigen digitalen Geschäftswelt ist eine effektive Qualitätsmanagement-Software (QM-Software) unerlässlich, um Prozesse zu optimieren, normgerechte Dokumentenlenkung sicherzustellen und die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen zu gewährleisten. Die Auswahl der richtigen QM-Software für Ihr Unternehmen kann jedoch eine herausfordernde Aufgabe sein, da zwischen einer Vielzahl von Angeboten am Markt und den speziellen Anforderungen des Unternehmens an die zukünftige Lösung abgewogen werden muss. Dieser Artikel bietet einen Leitfaden, wie Sie die passende QM-Software für Ihre geschäftlichen Anforderungen finden können.
Inhaltsverzeichnis
1. Definieren Sie Ihre Anforderungen:
Bevor Sie sich auf die Suche nach einer QM-Software begeben, ist es wichtig, Ihre spezifischen Anforderungen und Ziele zu definieren. Stellen Sie sich dafür folgende Fragen:
- Welche Qualitätsmanagement-Prozesse müssen abgedeckt werden? (beispielsweise Dokumentenkontrolle, Auditmanagement, Schulungen, Risikomanagement)
- Welche Funktionalitäten sind für Ihr Unternehmen unerlässlich? (Wie etwa ein Offline-Modus während des Audits)
- Welche Integrationen mit anderen Systemen (z.B. ERP, CRM) sind erforderlich? Muss das System lokal gehostet werden, um Unternehmensrichtlinien einzuhalten?
- Wie viele Personen werden die Software nutzen, welche Rechte und Rollen werden dafür benötigt? (Bearbeitende, Lesende, Freigebende…)
- Wie groß darf der finanzielle und zeitliche Rahmen des Projekts sein?
- Welche möglichen Anforderungen gibt es nicht nur an die Software, sondern auch an den Dienstleister? Dazu gehören beispielsweise Zertifizierungen des Unternehmens sowie die regelmäßige Überprüfung von Sicherheitsstandards.
Beziehen Sie verschiedene und zukünftig involvierte Unternehmensbereiche früh in Ihre Anforderungsliste mit ein!
Dann erstellen Sie gemeinsam einen Anforderungskatalog oder ein Lastenheft, mit dem Sie sich an die Softwareanbieter wenden. Je detaillierter und ausführlicher Sie in der Vorarbeit sind, desto einfacher und schneller können Ihnen untereinander vergleichbare Angebote vorgelegt werden.
2. Forschung und Bewertung:
Danach erst starten Sie Ihre Recherche nach passenden QM-Software-Anbietern: Achten Sie dabei auf Aspekte wie eine Zertifizierung nach ISO 9001 des Anbieters, Referenzen, Kundenbewertungen und Erfahrungen in Ihrer oder einer artverwandten Branche. Fragen Sie hierzu bei Ihren Mitarbeitenden nach! Gerade neue Kollegen, die aus anderen Unternehmen wechselten, haben evtl. schon Erfahrungen mit der einen oder anderen Lösung gemacht und können Ihnen eine Einschätzung aus dem Alltag mit der Software geben.
Erstellen Sie eine Liste potenzieller Anbieter, die Ihren Anforderungen entsprechen. Bei der Anfrage hilft Ihnen der ausführliche Anforderungskatalog. Um diese Angebote vergleichbar zu machen, bieten wir Ihnen ein Bewertungsschema mit Punktesystem an. Dieses können Sie hier kostenlos herunterladen.
3. Funktionalitäten und Benutzerfreundlichkeit:
Bewerten Sie die Funktionalitäten jeder Software im Hinblick auf Ihre definierten Anforderungen. Achten Sie zudem auf Benutzerfreundlichkeit (z. B. durch vertraute Strukturen, Navigation, Suchfunktionen, Handbücher) und die Möglichkeit, die Software an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen, sei es durch die optische Erscheinung wie das Corporate Design oder die Fortführung der unternehmensinternen Ordnerstruktur.
4. Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit:
Ihre Geschäftsanforderungen werden sich mit der Zeit wahrscheinlich ändern. Stellen Sie sicher, dass die gewählte Lösung skalierbar ist und sich an zukünftige Entwicklungen anpassen kann, ohne dass eine vollständige Migration erforderlich ist.
Kommen Geschäftsbereiche hinzu oder sollen Bereiche des QMs ausgebaut werden? Bietet Ihnen die Software durch modularen Aufbau die Möglichkeit, neben digitalem Qualitätsmanagement auch Prozessmanagement mit BPMN-Modellierung an? Sollen in Zukunft das Vertragsmanagement, Risiken und Maßnahmen digital verwaltet werden?
5. Integration und Kompatibilität:
Überprüfen Sie, ob die QM-Software nahtlos mit den anderen Systemen in Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten kann: Eine reibungslose Integration erleichtert den Arbeitsablauf. Verschiedene Schnittstellen von Active Directory bis hin zu Webhooks ermöglichen Systemverzahnungen, sogar zu Microsoft Teams!
Auch die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) ist inzwischen in manchen Softwarelösungen möglich und macht den Arbeitsalltag noch einfacher und effizienter, beispielsweise durch die automatische Generierung von E-Mail-Vorlagen und Beschreibungen.
6. Benutzerschulung und Support:
Bietet Ihnen der Softwareanbieter angemessene Schulungsressourcen und Kundensupport, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die Software effektiv nutzen können? Im besten Falle sind Webinare zu allgemeinen Themen kostenlos verfügbar. Und ein direkter Ansprechpartner im Unternehmen macht Kommunikationswege kurz und sorgt für schnelle Problemlösung.
7. Kostenanalyse:
Natürlich sind auch die Kosten sind ein wichtiger Faktor: Berücksichtigen Sie deshalb in Ihrem Budget, ob es laufende Lizenzgebühren gibt oder einmalige Anschaffungskosten. Fallen darüber hinaus Wartungsgebühren oder Implementierungskosten an?
8. Demo und Testphase:
Über die Webseiten der Anbieter können oftmals Onlinepräsentationen für Interessenten gebucht werden: des Weiteren stehen Ansprechpartner für Ihre Fragen zur Verfügung. Nehmen Sie diese Angebote wahr, um Ihre potentielle Software auf Herz und Nieren zu prüfen! Softwareunternehmen bieten darüber hinaus auch Demos oder Testversionen an. Nutzen Sie diese angebotenen Möglichkeiten, um die Software in Aktion zu sehen und sicherzustellen, dass sie Ihren Erwartungen entspricht.
9. Referenzen und Erfahrungsberichte:
Sprechen Sie mit anderen Unternehmen, die die Software bereits verwenden, um Einblicke in deren Erfahrungen zu erhalten. Softwareanbieter mit zufriedenen Kunden vermitteln diese Kontakte gerne weiter.
Noch nicht überzeugt? Vielleicht hilft noch Lesestoff: Auch Anwenderberichte können Ihnen bei der Entscheidung helfen. Lesen Sie hier Erfahrungsberichte von zufriedenen Roxtra-Kunden.
10. Entscheidungsfindung:
Nach gründlicher Recherche, Bewertung und Tests haben Sie alle wichtigen Infos an der Hand. Nun können Sie Ihre Entscheidung treffen. Wägen Sie alle Faktoren sorgfältig ab – und wählen Sie die QM-Software aus, die am besten zu den Bedürfnissen und Zielen Ihres Unternehmens passt.
Die Auswahl der richtigen QM-Software mag zunächst einschüchternd wirken! Aber mit einer gründlichen Herangehensweise und der Berücksichtigung Ihrer Anforderungen sind Sie bestens gerüstet. Mit diesen Voraussetzungen treffen Sie die richtige Entscheidung. Eine gut gewählte QM-Software kann langfristig dazu beitragen, die Effizienz zu steigern, die Qualität zu verbessern sowie die Konformität mit Normen wie beispielsweise der DIN ISO 9001 oder DIN ISO 13485 in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.
Mit unserem Bewertungsschema können Sie ganz einfach Ihre Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem definieren und mit Ihrer bestehenden QM-Software oder anderen Anbietern und Mitbewerbern vergleichen. Die Checkliste können Sie hier herunterladen.
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